對高校檔案數字化建設的思考

陳 敏

（四川醫科大學 檔案館，四川 瀘州 646000）

對高校檔案數字化建設的思考

陳 敏

（四川醫科大學 檔案館，四川 瀘州 646000）

隨著我國計算機技術和網絡信息技術的不斷發展和迅速普及，傳統高校檔案管理模式已經難以滿足高校師生對檔案信息化的要求。在這種現實情況下，高校檔案數字化建設的需求隨之而生，其作為高校數字化建設的重要構成部分，必然會引起相應的關注和重視。高校檔案數字化建設是一項循序漸進的系統工程，并非一朝一夕就可完成，需要高校檔案工作者在檔案數字化建設過程中不斷深入研究、發現問題、解決問題。

高校檔案；數字化建設；技術；資金

1　高校檔案數字化建設的概念和意義

高校檔案數字化建設是以數字化信息為基礎，以計算機技術和校園網絡系統為依托，將各種以紙質為載體的高校檔案信息轉為數字化的信息，使高校檔案原始資料得到充分和及時的利用，最終實現檔案資源共享。

1.1便于檔案資料存儲

在傳統的檔案管理模式下，原始的檔案文件都是以紙質媒介進行整理、錄入和存儲，但紙質檔案由于自身特點，容易受到外界影響而發霉、丟失和毀壞，再加上經常的翻閱利用，很難長時間進行保存，給高校檔案管理工作帶來消極影響，同時也增加了單位管理成本。而對相關原始檔案進行信息化處理，可將原始檔案轉化為數字化的方式進行存儲，不僅可極大節省存儲空間和成本，還可最大限度地實現永久保存。

1.2實現檔案數字資源共享

隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展進步，相關高校檔案館可利用網絡對本單位檔案數字資源進行資源共享，打破傳統檔案管理模式下時間、空間的限制。另一方面，相關需求人員剛可利用網絡進行有計劃、有效率、有針對性地搜索相應的開放檔案，可更大限度地實現高校檔案信息資源的共享，將高校檔案機構打造成為“永不關門”的檔案室。

1.3節約大量人力財力資源

傳統高校檔案管理模式下，需要投入大量的人力物力財力進行檔案整理、存儲和打印。而在實現檔案數字化建設之后可一次投入重復利用，不用再重復進行紙質檔案保存和復印，不僅節省了占地空間，還節約了保管費用。另一方面，讓管理人員直接進行電子文檔拷貝，將計算機和網絡的潛能充分利用和發揮出來，有效避免了反復印制資料而造成的紙張浪費和人力投入。

2　高校檔案數字化建設中存在的問題

2.1對檔案數字化建設不夠重視

隨著高等教育事業和高校檔案事業的迅速發展，越來越多的高校師生已經開始關注并了解高校檔案管理工作，并開始引起高校相關領導的重視。但由于數字化建設尚屬于初始發展階段，很多學校領導對于高校檔案管理工作仍停留在傳統觀念上，缺少對檔案數字化建設的正確認識，甚至仍然存在一些錯誤偏見。

2.2缺乏高素質復合型檔案人才

高校檔案數字化建設對高校檔案管理人才提出了更高要求，不僅僅需要熟練掌握傳統檔案管理技能，還必須掌握自動化、數字化、網絡化技術，成為不僅懂傳統檔案管理業務，又掌握現代數字技術的復合型綜合人才。然而，目前我國高校檔案管理人員整體素質普遍不高，現有的檔案管理人員專業知識單一且嚴重缺乏現代信息技術知識，難以適應信息化時代下高校檔案數字化建設和發展的需要。

2.3檔案數字化建設經費投入不足

高校檔案數字化建設順利開展的重要支撐就是必須具備專業的軟件和硬件設施，如果沒有這些作為基礎的話，就難以對現有原始檔案進行數字化管理和處理，導致檔案數字化建設只能是紙上談兵。在現實中，由于目前高校檔案工作經費投入不足，用于檔案數字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設的全面開展。

3　新形勢下推進高校檔案數字化建設的有效策略

3.1提高高校檔案數字化建設的思想認識

隨著數字技術的不斷發展和高等教育改革的深入改革，高校檔案數量和形式不斷增加，進而在一定程度上使高校檔案管理人員面臨著更為艱巨的工作任務。同時，由于高校自身社會功能日益增多，都對高校檔案管理工作思想觀念提出新的挑戰。因此，高校領導干部必須轉變思想觀念，正確認識到提高檔案數字化建設對高校各項事業發展的促進作用，明確職責，加強對檔案數字化建設工作的重視，有力推進高校檔案數字化建設發展進程。

3.2提升檔案管理人員數字化技術水平

高校數字化建設作為一項長期的系統性工作，不是僅憑借幾個檔案管理人才或計算機技術人員就可順利完成，需要所有檔案工作人員的共同參與和配合。面對檔案數字化的不斷發展，高校必須重視并提升檔案管理人員數字化技術水平。為此，作為檔案業務指導部門，一方面必須加大檔案管理優秀人才的引進力度，進而為高校提供更多高素質的專業優秀人才。另一方面，應加強對事業單位檔案管理人員專業知識的培訓，針對不同對象的不同需求，開設系統的培訓內容供檔案工作人員學習。最后，高校檔案管理工作人員必須樹立終生學習的觀念，主動進行繼續教育，從自身實際出發，采取自學提高與脫產培訓相結合的方式提高自身素質。

3.3加大對高校數字化檔案建設的資金投入

由于我國的許多高校對檔案數字化建設的重要性沒有足夠認識，在現實中，由于目前高校檔案工作經費投入不足，用于檔案數字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設的全面開展。隨著現代信息技術的迅速發展，檔案軟件更新換代的速度不斷加快，這在一定程度上要求高校檔案數字化建設必須重視加大對高校檔案信息化建設的資金投入力度，在資金預算、人才引進種技術配套方面盡量解決所需的經費，盡可能保證這項工作可順利實現。與此同時，應將資金投入納入到單位經費規劃系統中，可確保信息化建設的長期開展。

3.4保證高校檔案數字信息的安全可靠

隨著高校檔案數字化建設工作不斷發展，對高校檔案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必須制定嚴格的安全保密制度，并不斷提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識。另一方面，應采用較為先進成熟的檔案管理系統和檔案處理機制，將相關責任落實到個人。最后，必須建立嚴格的檔案監控機制，引入切實有效的網絡安全技術手段對“病毒”和 “黑客”等行為進行預防和監控，確保高校檔案數字信息的安全可靠。

4　結 語

高校檔案數字化建設是符合社會發展趨勢的，也為我國事業單位檔案管理工作帶來新的發展機遇和挑戰，賦予其嶄新的工作理念、服務要求和工作內容。因此，信息化時代下高校必須主動順應社會發展的步伐，采取正確的方法，才能逐步做好此項工作，才能提高檔案信息化程度，使事業單位更好地為人民服務。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.159

G647.2

A

1673-0194（2015）24-0206-02

2015-10-09