社保檔案現代化管理探究

鄭秀華

（福鼎市機關事業單位社會保險管理中心，福建 福鼎 355299）

社保檔案現代化管理探究

鄭秀華

（福鼎市機關事業單位社會保險管理中心，福建 福鼎 355299）

社保事業伴隨著社會經濟的改革和發展不斷鞏固與完善，它不僅實現了養老待遇向社會化方向的轉變，而且進一步鞏固了社會安定團結的大好局面，為社會經濟的和諧發展打下了堅實的社會保障基礎。本文以社保業務管理的一項重要基礎工作——社保檔案現代化管理為研究對象，結合檔案管理的相關理論，首先分析了社保檔案現代化管理的內涵，其次就目前社保檔案管理中出現的問題進行了分析，最后提出了相關解決措施。

社保檔案；現代化；管理

隨著我國社會保險制度改革不斷深化，各項險種新措施不斷出臺，社會保險的影響不斷擴大，社保檔案管理者要不斷更新觀念、提高技能，做好社保檔案的收集、整理、鑒定、保管等工作，充分發揮社保檔案對現代化經濟發展的重要作用。

1　社保檔案管理的內涵及原則

1.1社保檔案管理的概念

社會保險檔案從信息的收集、歸檔、整理，到檔案的保管、檢索是一個非常復雜的過程。尤其是隨著社會保險檔案管理工作量的不斷增加，管理手段和技術也在不斷提高，為社保檔案管理工作增加難度的同時，也提供了新的管理技術。社會保險工作的性質是向參保人提供服務，需要使用大量的文件檔案報告和記錄有關信息。在檔案用過之后，大量的文件積累及適當處理這些檔案是所有保管大量檔案的機構都會遇到的問題。因此，社會保險檔案需要更高的管理技術。隨著電子計算機的發展和通訊技術的進步，社會保險檔案管理技術迅速得到發展。現代電子數據處理系統不僅對于檔案保管和存儲設備非常有用，還可及時收集、處理并存儲大量日常信息。

1.2社保檔案管理的特點

社會保險檔案是以社會保險事業為服務對象，形成于社會保險經辦過程中的，對其管理具有以下幾個特點。

第一，社會保險檔案工作量大，需要利用電子計算機進行管理。社會保險經辦機構在實施制度時要做許多工作，如單位參保登記、參保人信息登記、保險費收繳、收回未支付的保險金、保管在確定社會保險權利時所需要的文件、處理要求領取保險金的申請、支付養老金。

第二，社會保險檔案具有較強的服務性。它不僅要為參保人提供繳費記錄的情況，而且要為政策制定者提供各種數據，還要為養老金計發標準提供依據。由于養老金的發放標準，一般與個人和單位繳納社會保險費的數額密切相關，因此，繳費記錄的真實性、可靠性十分重要。

第三，社會保險檔案需要多次存檔，并在社會保險經辦過程中不斷得到補充。社會保險檔案與別的專門檔案不同，其數據庫需要源源不斷輸入新信息。如受保人的工作單位、繳費情況（包括繳費基數、比例）是不斷變動的，有時繳費可能中斷，這就要求對受保人的社會保險檔案經常輸入新數據，經常存檔。

1.3社保檔案管理的原則

1.3.1集中統一管理原則

集中統一管理原則作為檔案學的一項重要理論，不僅是國家檔案管理事業的一項基本組織原則，也是檔案工作實踐的一項重要準則。其主要內容包括：建立檔案行政管理系統；運用法律法規保護檔案事業；建立各級各類檔案管理機構，對檔案實施集中管理等。這一原則的應用既有利于我國檔案管理工作向標準化、制度化、科學化轉變，又有利于檔案的管理、查詢和維護，真正實現檔案的利用服務目標。

1.3.2尊重檔案形成規律的原則

檔案管理和檔案整理的核心原則就是要尊重檔案的形成規律，這一原則也是檔案管理區別其他管理的特有原則。尊重檔案的形成規律，保持檔案的歷史聯系，就是要已既有的歷史為基礎，既要保持歷史的真實性，又要保持檔案形成的原來系統，在整理和管理檔案過程中不能破壞檔案形成的原來系統。尊重檔案形成規律是保持檔案歷史聯系的關鍵，凡是尊重檔案形成規律的，就能保持檔案歷史聯系，反之就會破壞檔案歷史聯系。

1.3.3檔案管理效益原則

檔案管理效益原則主要是指通過對檔案實施有效的開發和管理，所能獲得的經濟和社會效益。這一原則是以對人力、物力等資源的合理利用為基礎，以創造效益為根本的，是檔案管理實現經濟、高效管理的有效保障。

在檔案管理工作中必須講究效益。檔案管理部門所必需的人力、財力、物力，都是國家賦予的；而國家則需要檔案管理部門提供大量的有價值的檔案信息，為國家各項建設事業服務。如果檔案管理部門消耗的人力、財力、物力很多，而輸出的有價值的檔案信息量很低，那么，就會產生負效益，就不能為國家和社會做出貢獻。這種管理就是違反效益原則的，是失敗的管理。當然，機密檔案的信息不能向社會輸出，否則會給國家政治和經濟利益帶來損害，產生負效益。

2　當前社保檔案管理存在的問題

2.1發展速度不慢，但發展不平衡

社保檔案信息化管理啟動早已使用20多年，并在做二次、三次開發，晚的則尚處于開發階段，對于西部經濟落后地區甚至計算機閑置多年而未能使用。從技術角度講，水平也參差不齊，有的地區開發出來的管理系統的功能較完備，起點較高，準備配備小型機，實行全省網絡化管理，而有的地方則無總體規劃，缺乏系統性考慮，起點較低。

2.2信息管理系統不完善

各地開發計算機管理系統時大都是為了滿足自身的工作需要，系統方案的構思都不曾考慮全國性的大局，甚至不曾考慮全省的大局，因而在整體結構、硬件和軟件的選型、應用軟件的規范，數據格式和網絡功能及通訊等諸多方面都各行其是，尤其是數據庫問題更為突出，這將給今后整體工作帶來很大困難，有可能要導致很大的財力浪費。

2.3對社會保險檔案管理和數據庫重視不夠

相當一部分地區僅僅開發應用了一些基礎性業務處理軟件，對社會保險檔案管理認識不足，更缺乏考慮完整的數據處理系統。由于目前大多數社會保險經辦機構的管理方法夾雜著許多行政性手段，且大多數地區管理的對象仍以企業為主，而不是直接面向受保人和受益人，科學的組織管理和研究，如對社會保險未來發展的規劃、組織和精算研究，尚未被人們普遍重視，所以數據的處理上還存在不少漏洞。

3　提高社保檔案現代化管理的舉措

3.1加強社保檔案集中統一管理

制度是行為的準則，因此社保檔案應按相關法律法規，結合本地區特點，制定出社會保險檔案分類大綱和各門類檔案保管期限。真正實現統一制度、統一管理。從當前社會保險工作實際情況看，檔案分類較多，且載體多樣，因此應對每一類檔案都要制定出相應的管理制度。包括：各門類文件材料歸檔制度、檔案保管、保密、統計、鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記制度等，切實把各種門類、不同載體形式的檔案納入集中統一管理的軌道。

3.2搞好編研，開發利用，實現檔案利用向深層次發展

管理檔案的目的就是為了利用，只有先管好檔案，才能利用好檔案。根據社會保障事業發展的需要，應編研出具有一定質量的社會保險檔案資料，供工作人員在現實業務中使用，為廣大社保對象服務。編研應把握三點：一是為現實服務，滿足社會急需，滿足當前工作需要；二是為領導決策服務；三是為促進經濟發展和社會進步服務，隨著保險事業的深入發展，檔案為之服務的領域越來越多，要求越來越高，方式越來越活，這就需要檔案工作人員必須主動做好工作，除了直接提供好檔案服務外，還要千方百計多提供一些間接的檔案服務，以充分發揮和利用檔案信息的潛在價值。

3.3提高計算機信息技術的應用

“社會保險檔案管理和計算機數據庫”是整個社會保險管理系統的重要組成部分，是系統的核心和主干，是系統實施中首先要開發和實現的部分，它的建設是我國社會保險檔案管理系統的一項大型基礎工程。目前，我國社會保險檔案管理的重要目標之一，是統一系統基礎資料的數據標準、信息分類編碼標準。當前，社會保險檔案管理的重點是對計算機信息技術的引入，拓展區域社保檔案管理系統的聯網程度，通過規范基礎數據，實現數據資源共享，提高數據的利用率，避免數據重復或冗繁所增加的維護成本。同時，在規范信息系統建設的基礎上，盡力開發多樣化業務管理流程，擴大管理系統的應用范圍和工作效率。

作為社會保險檔案管理系統的核心，數據庫系統設計的優劣、運行效率的高低，關鍵取決于數據庫的設計。由于該系統是一個多任務、多用戶同時處理的網絡系統，因此，我國社會保險數據庫設計主要應從兩方面考慮：一是要求系統可靠、適用，便于未來的發展及擴充；二是要求能為系統提供數據共享，避免數據的重復錄入，保證數據的一致性和完整性。

4　結 語

社保檔案現代化管理是一個長期不斷積累經驗和糾正錯誤的過程，隨著時代的發展，社保檔案工作人員要密切關注新形勢下的熱點動態，不斷提高專業技能，與時俱進，只有這樣才能充分開發社保檔案資源的應用潛能，才能全面發揮社保檔案的歷史價值和現實作用，更好地為社會經濟建設和社會各項事業發展服務，實現管理、服務雙贏。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.157

G271

A

1673-0194（2015）24-0203-02

2015-11-06