基于Excel 的工作分解和跟蹤

倪德強

(中國電子科技集團公司第二十八研究所，江蘇 南京 210007)

0 引言

項目計劃、進度和范圍管理是項目管理的重要內容［1］。工作分解結構 (Work Breakdown Structure，WBS)是支撐項目計劃、進度和范圍管理的一種有效管理技術，它是一種面向可交付成果的項目元素分組，這個分組組織并定義了全部的項目工作范圍。每下降一級都表示一個更加詳細的項目工作的定義［2］。目前，支撐并實現WBS 的工具有專業辦公軟件Project 和企業自主開發的專用工具等，它們在工作的結構化分解與跟蹤、關鍵路徑計算與優化等方面具有較強的功能支撐。從適用性來看，這兩款工具一般適用于中大型或大型以上項目的進度和范圍管理。對中小型項目或小微型項目，項目管理也是必需的，但是管理的力度是輕量的或是適中的，其對項目計劃的策劃、對項目計劃的監控，對項目進度和范圍的掌控，以及對數據的統計分析和展示等管理需求是特殊的，一般希望以上管理工作能夠基于一個工具平臺來實現，可操作性強且易上手，對工作的分解、查找定位和跟蹤分析方便、直觀。正是基于此管理需要，本文提出了一種基于Excel 的項目工作分解與計劃跟蹤的方法步驟，利用Excel 本身對數據排序、篩選、統計、組合和查詢等功能的支撐，實現計劃策劃、計劃監控、項目進展展示等綜合性管理，提高小微型項目的管理效率。

1 基于Excel 的WBS 的構建與跟蹤分析

依據項目管理理論，基于Excel 實現輕量化、完備化、一體化的項目計劃、進度和范圍等管理，主要就是在Excel 中，利用Excel 的組合、統計、排序、篩選等功能實現“項目計劃的策劃和細化”(不斷迭代)、“項目進展跟蹤”和“項目進展分析”這三塊關鍵管理內容，每一塊內容的實現有對應的方法和步驟支撐。

1.1 基于Excel 的項目計劃的策劃和細化

“項目計劃的策劃和細化”實質就是構建適合項目特點、與項目過程一致的項目工作分解結構，分解出所有的項目工作，并按樹形結構科學地對所有工作任務進行分類和組織，以便于對項目進展情況進行跟蹤。項目計劃的策劃和細化是迭代進行的，即在項目開始時是對項目進行總體策劃，列出關鍵節點計劃，隨著項目的進展，在項目的每一階段或事件觸發或固定時機(如每周、每月、每季度等)基于關鍵計劃再進行分解，分解出能夠覆蓋和滿足關鍵計劃的各級子計劃。構建WBS 的一般步驟如下［2］:

(1)確定項目目標，明確項目目標。項目最終交付的所有工作成果。

(2)圍繞最終工作成果進行識別。支撐最終成果的中間工作成果和/或項目工作領域，并確保100%支撐項目目標。

(3)對每一個中間工作成果和/或項目工作領域進一步細分，直至分解出可控可跟蹤的管理單元(工作包)，形成從根至葉子結點的結構化的、層次化的邏輯組合。

基于Excel 構建WBS 的具體方法步驟如下:

(1)明確工作包描述的屬性集，該屬性集合一般包括工作包編號、工作包名稱、計劃開始日期、計劃完成日期、計劃工作量、計劃執行人、實際開始日期、實際完成日期、實際工作量、實際執行人、工作包進度、工作量偏差率、開始日期偏差天數、結束日期偏差天數等屬性項，每一項對應Excel 中的每一列。

(2)明確工作包編號規則，一般情況下根結點處(項目最終目標)設置為0，第一級工作任務的編號分別設為1、2、3、4 等自然數，第二級工作任務的編號分別設為1.1、1.2、2.1、2.2等字符組合，第三級工作任務的編號分別設為1.1.1、1.1.2、2.1.1、2.1.2 等字符組合，再下一級工作任務的編號以此類推。

(3)對作為父結點的每一級工作創建組合，使用Excel 的“創建組”功能為作為父結點的工作并其分解出的下一級工作創建組合，如工作包編號為1 的工作結點和分解出的工作包編號為1.1和1.2 的工作創建組合，以便于項目管理人員按需、按級別形成工作分解和跟蹤的展現視圖。

(4)根據需要，使用Excel 的排序和篩選功能，以“工作包編號” “計劃開始日期” “計劃完成日期”等為關鍵字實現計劃的排序和篩選，以便使項目管理者快速定位和查閱到指定計劃。

基于Excel 構建的WBS 示例如圖1 所示。

1.2 基于Excel 的項目進展跟蹤

項目分解的工作包是項目進展跟蹤的基礎。工作包執行人需要完成任務實際工作量和實際進度的記錄，項目管理者根據記錄的數據，可以按天、按周、按月或事件觸發式地對分解的各級工作包的進展情況進行跟蹤(包括進度安排和工作量花費等)，及時發現偏差，標識各級工作和項目總體進展狀態。基于Excel 的項目進展跟蹤的方法步驟如下:

(1)工作包執行人針對分解的任務，在Excel 表中記錄該任務花費的實際工作量和任務執行進度。

(2)項目管理者在Excel 表中篩選出需要關注的項目工作計劃，對各級工作的工作量花費、進度等進展情況進行跟蹤，獲得偏差數據，并以顏色標識和區分出各級工作和項目總體的進展狀態，如綠色表示狀態正常，黃色表示項目進展有偏差但還沒有超過控制的閾值，紅色表示項目進展有偏差且超過控制閾值。

圖1 基于Excel 構建的WBS

基于Excel 實現的項目進展跟蹤示例如圖2所示。

1.3 基于Excel 的項目進展分析

項目管理者在項目里程碑點處，需要基于跟蹤的結果做進一步的數據分析，如項目進度偏差分析、項目工作量偏差分析等，并以圖表的形式直觀展現給更高管理者用于決策分析，對需要糾正的偏差采取措施，以避免偏差持續積累而影響項目進展。基于Excel 的項目進展分析的方法步驟如下:

(1)基于WBS，選擇需要分析的屬性項和對應數據，如做項目工作量偏差分析時，則需要選擇“工作包名稱”和“工作量偏差率”屬性項及對應的數據。

(2)利用Excel 表中匯總功能和圖表生成功能，生成折線圖或直方圖等，將數據轉化為圖形，更加直觀地突顯出項目的偏差。

圖2 基于Excel 實現的項目進展跟蹤示例

圖3 基于Excel 實現的項目進展分析示例

基于Excel 實現的項目進展分析示例如圖3 所示。

2 結語

基于Excel 實現的項目計劃、進度和范圍等綜合性管理具有輕量化、完備化、一體化的特點，適合于小型、微型項目團隊開展項目管理工作，其友好性、便捷性和直觀性有效地提高了小微型項目的管理效率。

［1］ 王如龍，鄧子云，羅鐵清. IT 項目管理——從理論到實踐［M］.1 版. 北京:清華大學出版社，2008.

［2］ Haugan G T. 有效的工作分解結構［M］.1 版. 北京廣聯達慧中軟件技術有限公司，譯. 北京:機械工業出版社，2005.