淺談檔案管理在石化企業(yè)中的現(xiàn)狀及其對策

向琳

摘 ?要：檔案管理在石化企業(yè)的生產(chǎn)建設中起著十分重要的作用。目前石化企業(yè)的檔案管理工作中存在著重視程度不夠、收集整理不規(guī)范、環(huán)境設施不理想、綜合管理力量薄弱等問題。要加強檔案的收集和整理，整合檔案資源，加強環(huán)境建設，加強檔案人員隊伍建設，提高檔案整體管理水平，使檔案管理工作在石化企業(yè)生產(chǎn)建設中發(fā)揮更大的作用。

關鍵詞：石化企業(yè)檔案;管理水平;提高

石化企業(yè)檔案是石化企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄和重要憑證，是實現(xiàn)石化企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分，是石化企業(yè)管理的重要內容，是石化企業(yè)強化基礎管理、提高企業(yè)競爭實力、維護自身權益的原始依據(jù)，也是維持石化企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動不可缺少的部分。本文通過對石化企業(yè)檔案管理目前存在問題進行分析，提出一些見解和認識，使石化企業(yè)檔案管理更加規(guī)范化、科學化、標準化，以便更好地為企業(yè)生產(chǎn)建設發(fā)展服好務。

一、目前石化企業(yè)檔案管理中的現(xiàn)狀及存在問題

（一）是對檔案管理重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案管理工作就是抄抄寫寫、輸入文件目錄、保管文件等事務性工作，不是企業(yè)的主要工作，不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤子”，不丟失，不泄密，能應付調檔與查檔就行了。輕視檔案工作的思想表現(xiàn)出一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)代企業(yè)的管理需求。

（二）是檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過程中，一些單位和部門將制度形同虛設，想交就交，不想交就不交。有時甚至出現(xiàn)檔案員逐個處室和部門催交檔案時，有的以忙推脫，有的簡單應付了事，致使檔案歸檔不及時，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，導致重要檔案不能及時歸檔。

（三）是檔案館硬件環(huán)境設施不理想。對檔案管理必備的條件解決落實較差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整;有的單位查閱室、整理室、辦公室“三室”不能分開，不僅影響工作效率，在一定程度上也影響了檔案的保密性;還有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。有的檔案館辦公條件十分擁擠，文書、聲像、會計檔案合并一室，不便于資料的整理;有的檔案館打印機都是多臺電腦共用一個，遇到資料集中的時候，打印機因長時間工作經(jīng)常出現(xiàn)“癱瘓”狀態(tài)，從而影響正常工作。

（四）是檔案綜合管理力量薄弱。雖然石化企業(yè)里都設有檔案館，但人員編制較少，特別是領導崗位定編更少，有些企業(yè)的檔案館屬科級單位，而領導職數(shù)就一個，既管行政，又管黨務;既要與各相關部門溝通協(xié)調，還要審批各種檔案查借閱單，工作十分繁忙，縱有“三頭六臂”也難以對應如此繁雜的具體事務。而在檔案管理人員中，少部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務了解不深，檔案收集意識淡薄。在二級分室，相當一部分檔案人員都是兼職，對檔案工作精力投入不足，往往只是將材料放入檔案盒沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。這種管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后的現(xiàn)象，導致一些歸檔的材料不夠真實和準確。

二、措施和建議

（一）是要從講政治的高度來看待檔案管理工作。首先要從思想上高度重視檔案工作。企業(yè)檔案是國家檔案的有機組成部分，也是黨和國家歷史資料的重要內容，是寶貴的歷史財富，它全面、真實、準確地記載了企業(yè)建設、改革、發(fā)展各個時期的歷史面貌。因此，檔案人員一定要以對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的高度政治責任感，把石化檔案管理好、利用好，充分發(fā)揮檔案管理在石化企業(yè)中的重要作用。其次，要不斷提高檔案管理人員素質。要選擇政治可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作，注重對他們的培養(yǎng)，事業(yè)上關心他們;感情上親近他們;生活上幫助他們，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)及流程，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷發(fā)展的企業(yè)提供有利的檔案資源。

（二）是不斷強化檔案的收集和整理。首先，檔案人員要主動深入到各單位、各部門、各處室，主動收集需要存檔的各種檔案資料與信息;要不厭其煩地跑其次，要耐心細致地與各歸檔單位溝通，使企業(yè)有價值的檔案資料及時得以收集。其次，要嚴格按照歸檔要求，認真做好檔案的移交工作，對未加蓋公章的文件材料一定要補蓋公章，要認真閱讀文件目錄移交清單，鄭重地簽名，移交清單一式兩份，雙方確認簽字方可移交。在整理檔案過程中，發(fā)現(xiàn)不清楚的地方也應該及時聯(lián)系檔案移交人，以確保歸案文件的真實性。再次，要加強對各業(yè)務部門及二級分室檔案人員的檔案意識教育與檔案業(yè)務指導，每年要有兩次以上的檔案大檢查，對檔案收集與整理情況進行講評與考核，對不合格檔案整理要求的要下發(fā)整改通知。再次，檔案管理人員要經(jīng)常深入生產(chǎn)一線，及時掌握本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)，使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的有價值的資料得以歸檔。

（三）是加快檔案管理環(huán)境建設步伐。檔案工作和其它工作一樣，需要合適的硬件環(huán)境。一是改善辦公條件，盡量做到“三室”分開，該配備的切具、打印機等設施要備齊。二是擴大庫容，讓日益增加的館藏量得以緩解。三是對現(xiàn)有的檔案設施進行評估分析，不符合檔案存放標準的，向上級主管部門匯報，盡快統(tǒng)一整改;四是適當提高檔案工作人員的待遇，績效工資與機關科室享受同等待遇，使檔案人員的辛勤工作得到相應肯定。五是加強內外單位的學習交流，要創(chuàng)造條件讓檔案管理人員有機會接觸和了解優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理模式，讓他們開眼界，長見識，為檔案管理工作增添活力。

（四）是建設一支高素質檔案人才隊伍。管好檔案必須有一支過硬的人才隊伍，檔案管理人員首先在思想要具先進性，要有一定的政治敏銳性與洞察力。其次，做好檔案管理工作，要有一支業(yè)務精湛的技術力量，要進一步加強理論學習與技術培訓，培訓要有針對性，要結合具體的案例，豐富檔案管理人員的知識，不僅要學習檔案知識，還要學習石化企業(yè)相關的知識，以提高檔案管理人員收集、整理、編目、檢索、錄入、查找的工作能力。此外，做好檔案管理工作，還必須強化服務意識，提高服務水。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為企業(yè)發(fā)展服務，是檔案工作者義不容辭的責任。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念，以“優(yōu)質服務”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和落腳點。通過評選每月一星活動，把優(yōu)質服務引向深入。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質量。

在國家進入“十二五”發(fā)展的關鍵時期，在石化企業(yè)跨越二次騰飛的重要關口，檔案工作肩負著服務生產(chǎn)與提升管理水平的重任，全體檔案管理人員必須以高度的責任感、使命感和光榮感，重視檔案工作，審視檔案工作，做好檔案工作，使檔案工作在石化企業(yè)生產(chǎn)建設與發(fā)展過程中發(fā)揮更大作用。