論如何提高高職院校學籍管理工作效率

陳韻羽+馬正友

摘要：近年來國家大力提倡職業教育，生源數量大幅增多，給高職院校學籍管理帶來了新的挑戰與困難。在分析高職院校學籍管理效率偏低原因的基礎上，從提高信息化程度、合理共享學籍信息、規范管理流程等方面論述提高高職院校學籍管理工作效率的途徑。

關鍵詞：高職院校;學籍管理;效率

中圖分類號：G473.3 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2015）46-0014-02

一、引言

高校學籍管理工作是貫穿高校教學、日常運行和學生工作的關鍵工作[1]。抓好學籍管理，在工作中尋求創新，不斷提高學籍管理工作效率，對及時掌握在校生學、畢業生籍動態狀況，穩定教學秩序，提高教學質量有著十分重要的意義。尤其在近年來國家大力提倡職業教育的背景下，生源數量大幅增多，給高職院校學籍管理帶來了新的挑戰與困難。

二、高職院校學籍管理特點分析

高職與本科院校學籍管理工作有相同之處，也存在差異，相同之處在于學籍管理都承載著新生入學資格審查、升級、降級、休息、復學、退學、轉學、轉專業、參軍入伍、學業預警、畢業證換發等工作，緊緊圍繞學籍信息維護、異動、更新工作為學校教育教學服務和保障。但其不同之處在于：第一，學生層次不同，決定了學籍管理服務對象的差異，高職學生對自我發展關注度較低;第二，本科院校全部實行學分制管理，然而高職院校含有3+2、9+3等培養模式的學生，該部分學生未實行學分制教學，在學籍管理時需要區別對待，在處理學業預警中也需要制定不同的預警紅線;第三，現國家提倡高職本科教育，使得部分高職院校創辦高職本科聯培教育，其辦學宗旨、教學模式均有別于一般本科，應對這類教學學籍管理也將面臨新的問題。

三、高職院校學籍管理效率低下的原因

絕大多數高職院校都是在中職教育的基礎上發展起來的，而其現行的學籍管理從理論到實踐，都難以適應迅猛發展的高職教育的需要[2]。其問題主要表現在以下三個方面：

1.學籍管理的信息化程度不夠。眾所周知，網絡時代的到來，不僅改變了我們的生活方式，也沖擊著我們傳統的工作習慣。高校是先進思想和文化的傳播者，理當從各個方面都走在時代的前列。但目前管理手段落后，對人的依賴較大，反饋滯后。

2.學籍數據多部門共享能力較差。學籍數據是貫穿整個教育教學工作的樞紐，高校各部門都有可能用到學籍數據，如學生處、財務處、各教學系部等。現在高職院校中普遍采取的方法是，各部門向教務處學籍管理人員提出請求，等到頂層學籍管理員回應，間接獲取學籍數據。然而這樣既不利于工作效率的提高，也增加教務處學籍管理員的工作量，倘若學籍管理人員外出某些事情則無法進行，需推遲辦理，靈活性差。鑒于此，可以使用技術手段優化學籍數據使用權限，弱化中間溝通環節，降低溝通的時間成本，進而提高工作效率。

3.學籍管理流程規范性較差。多數高職院校學籍管理人員普遍存在一種思維誤區，只要能將目前的工作開展得開即可，按部就班，在工作中缺乏統籌安排和創造性。學籍管理服務的對象不僅僅是在校學生，還有已畢業生，相關工作的教輔人員。在工作中常遇到這種狀況，學生無法一次性辦理學籍事宜，其中很大部分原因是其攜帶的資料不齊全或不合規定。面對這種情況學生只有重新整理資料，再次提交材料，這樣固然能夠讓自身免責，但容易造成矛盾的積累。對于此類問題可以通過規范辦事流程，盡量避免不必要的重復工作，提高辦事效率，更多地體現以人為本的服務宗旨。

4.學籍數據處理配套工具選用不夠合理。學籍管理過程中涉及到海量數據的提取、處理、篩選、比對工作，在此工作中需要用到一些數據處理軟件，常采用較專業的SQL或VF數據庫軟件。這類專業數據處理軟件功能強大，但是使用相對復雜，從管理角度而言也不利于學籍崗位的輪換，阻礙了學籍崗位流動性，從長遠來看不利于學籍管理工作的有效開展。除此以外對于畢業生而言也有大批量圖像信息的處理、分類、歸檔工作，據了解大部分高校采用人工處理，這大大降低了工作效率，且容易造成學生圖像信息分類錯誤，后果嚴重。

四、提高學籍管理效率的策略

工作效率決定工作效果，面對高職院校教育對象、辦學層次、教育形式的多樣化，要解決上述學籍管理過程中的問題，需要提高學籍管理信息化程度，優化各級管理人員權限范圍，規范學籍管理流程，選用適合學籍數據處理分析的輔助工具。

1.加強學籍管理信息化程度。在工作中充分利用網絡和計算機是提高工作效率的重要手段。第一，將紙質資料電子化，建立索引，方便查找。在工作中常會遇到這樣的問題如：學生提交的休、復、退學離校申請表，保留入學資格申請表等紙質原始資料一年兩后需找出再次核對，那么這時如果從無序的申請表中逐一翻閱，必定效率低，工作量大。相反，若在紙質文檔歸檔的同時就采用索引科學的編排順序，使電腦中的記錄依靠索引號與紙質文檔建立一一對應關系，將極大地便于后續的使用。第二，學籍事務網絡化，降低溝通成本，提升服務質量。學籍管理是一項相對瑣碎的管理工作，其服務對象除在校的師生以外，還有已畢業學生、外來單位人員。無論對于校內還是校外服務對象，盡可能多地利用網絡辦公，將辦事流程呈現在網絡端，如“學歷證明補辦流程及注意事項”、“學籍事務委托辦理要求”、“***學院轉學要求”等;設置學籍管理網上答疑區;總結學籍常見問題并整理成電子文稿供辦事對象參考。此舉一勞永逸，特別有利于校外對象辦理學籍相關事宜，也可作為展示學籍工作的窗口平臺。第三，建立學籍管理公共交流平臺。隨著互聯網模式的不斷突破，我們的工作方式也應隨之變化。現在我們接待的對象以80后、90后居多，他們的特點是喜歡使用新的通訊工具，了解新聞信息，高校不能故步自封，應跟隨時代變化，選擇被更多人喜愛和接受的方式方法來傳遞消息。如建立微信、微博公共賬號，可用于發布各類消學籍相關息通知提示條（而非具體內容，主要是為了引起服務對象的關注，起提醒作用），可有效幫助服務對象因工作太多而忽略掉和自身切身利益息息相關的信息。總之，學籍管理也要緊跟時代步伐，注入新鮮血液，全面提升服務質量。

2.優化學籍數據使用權限分配。目前，高校都實行雙系統學籍管理模式，一個是全國統一的“中國高等教育學生信息網”平臺，另一個高校自己的學籍管理系統軟件。學信平臺只能由專人維護，但是校內的學籍管理平臺則可以根據高職院校的實際情況合理分配權限。學生學籍的變動是一個動態過程，如果數據使用權限只局限于教務處或學生部門等某一個部門，學籍數據無法共享，其他各部門需要學籍數據時只能向教務處學籍管理人員提出數據請求，對核心學籍管理員的依賴過大，工作效率和準確性將大幅降低。教輔人員和學生工作管理人員依據自身職權的大小劃定查詢學籍數據的范圍，數據使用權限合理下放，有利于推進學籍管理的二級管理。事實證明，學籍管理上的問題很多是因為各部門溝通和協調不夠造成的，如果能優化數據使用權限分配，實現數據合理共享，將大大提高工作效率，進而提升對學籍工作的滿意度。

3.選用合適的學籍管理配套工具。學籍管理過程中涉及到海量數據的提取、處理、篩選、比對工作，高職院校普遍選擇的是專業性較強的SQL或VF數據庫軟件。該類數據處理工具功能強大，但要求使用專業的數據庫語言。對于非計算機專業的學籍管理人員來說，使用起來難度較大，不易掌握，容易遺忘，而且每次數據對比分析前還需要將數據導入和導出，處理程序煩瑣，性價比低。微軟的辦公軟件excel數據處理功能同樣十分強大，由于其相對專業的數據處理函數在一般性的數據分析中使用頻率較低，故而容易被大多數學籍管理人員忽視，excel中的vlookup函數可實現絕大多數的學籍數據分析比對工作，countif函數實現數據重復查找，字符串提取函數實現數據二次利用，使用bat文件格式DOS命令批量修改文件名字等。可見，選用符合學籍管理人員軟件使用習慣的配套工具，既容易被接受，也有利于學籍崗位的輪換，以彌補非計算機專業出身的短板，進而提供工作效率。

4.將創新思維融入到學籍管理中。在工作中我們也需要創新思維，勤學習，常思考，適當改變學籍管理中的習慣做法，創造性地開展學籍工作，將新的方法、手段、流程融入到高校學籍管理工作中。在創新中尋求改變，每一個小小的改進都是快速提高效率的不二法寶。能用即可的、得過且過的辦事宗旨雖能解決眼前的問題，但并非處理高校學籍管理事務的長久之道。

學籍管理是高等學校教學管理工作的一項重要內容，是保證高校正常教學秩序，形成良好學風、教風和校風的重要保障。隨著學籍管理工作的深入開展，將會遇到新的問題、新的矛盾，但只要學籍管理工作者始終秉承不斷探索、開拓創新的工作理念，堅持以服務對象為關注焦點，工作中及時總結，合理歸類，不斷探索適合自身校情的學籍管理辦法，必將大大提高學籍管理工作效率。

參考文獻：

[1]陳錦，劉瀛淜.高校學籍管理問題探討[J].湖南農業大學學報：社會科學版，2008，（9）：43-44，90.

[2]羅輝，李曉.高校學籍管理問題及應對研究[J].教育藝術，2010，（9）：24-25.

[3]范麗萍，黃巨恩.高校學籍管理工作若干問題思考[J].高教論壇，2009，（4）：158-159.