淺談信息化管理讓設備檔案發揮更大作用

文/內江市第二人民醫院設備科　李云

淺談信息化管理讓設備檔案發揮更大作用

文/內江市第二人民醫院設備科李云

【摘要】醫療設備是醫院現代化程度的重要標志，是醫療、科研、教研、教學工作最基本要素，也是不斷提高醫學科學技術水平的基本條件。醫療設備檔案管理是設備管理的基礎，是醫院管理中的一個重要組成部分，其管理水平的好壞，直接影響到醫院的醫療質量和技術水平，所以加強醫療設備檔案管理是非常重要的。本文將主要探討信息化管理如何讓設備檔案發揮更大的作用。

【關鍵詞】信息化管理；設備檔案；作用

檔案管理是21世紀發展新趨勢，因本世紀是一個知識經濟的時代，也是一個知識管理的時代，由于資訊科技的蓬勃發展與整合，促進整體知識力的提升，信息化管理顯然已成為個人、企業與政府生產要素的重要基礎。本文將針對信息化設備檔案管理中的作用和具體實施途徑進行分析。

一、醫院設備檔案管理的現狀分析

由于檔案工作及人員必須限時處理歷年留存之檔案及相關作業細膩繁雜，并在規范時間內逐一完成電子檔案目錄及數位化儲存、建置優質檔案庫房環境、檔案整理及檔案入庫保管、檔案鑒定及清理、檔案應用（目錄匯送、檢調及建立檔案應用機制，設置檔案應用處所及設施，辦理醫院設備檔案應用服務與加值推廣活動）等作業。

醫院設備檔案管理應為永續性宏觀管理策略，但現有許多醫院領導認為推動檔案管理業務制度化、標準化、信息化僅為一時政治窗口開啟，為一時的任務，故大多增以臨時性人員來支援其工作；不但如此，亦普遍認為任由學歷高之正式編制人員擔任檔案管理業務，為人才之閑置浪費。所以，各醫院設備以正式編制人員中兼辦非檔案業務、或以約聘雇或工友來支援的情況普遍性的存在，對于管理人員的永續性將造成人才斷層，無法銜接的問題令人擔憂。再者，各醫院設備檔案管理人員在醫院的管理體系中占有非常重要的作用，在人才的質量上，的確是為其他業務單位較為不足的。

用途功能，更無專業技能可言；檔案管理人員既無專業的需求，常淪為醫院設備檔案管理人員。另再從市場供需機制來進一步研析，如果才無需求成長帶動空間，不僅能量無法擴增、其質亦無法提升。當然，政府醫院設備（構）、學校及民間團體亦無提供相關課程或教育訓練給予檔案管理人員參加，管理知能及創新觀念無法推介，對檔管業務改革工程將是一大阻力，人才的培訓是業務推動的唯一契機。令人感到一絲鼓舞的是，近來在醫院設備管理檔案業務上，以針對各醫院設備對于檔案管理人員培訓問題上，陸續舉辦一些訓練營、說明會、教育訓練及相關培訓課程等，提供有意愿進一步提升專業知能之檔管人員進修學習的渠道。另外，一些高校也為醫院檔案管理領域人才培訓的機會，對此領域之人才凝聚有相當之助益，但仍有大多數檔案管理人員未參加任何相關訓練之機會。

二、信息化管理讓設備檔案發揮更大作用

（一）組織機構的扁平化。檔案管理業務有別于圖書管理業務的原因，為醫院設備的法定業務執掌不同，其產生的文件就不同，檔案的型態不同，當然其管理的方式就不同；由于圖書書籍為同一形態，各醫院設備可同時保存同一版書籍，所以可采取同一檢索編號的管理方式，檔案管理業務則需尊重各醫院設備之檔案特性，由醫院設備內衡量的各方面考慮因素，給予最適的檔案方法。

（二）提高信息處理能力。由于信息技術的日新月異，檔案管理信息化是為世界趨勢，透過信息化的管理，采取標準化的管理流程，可確實掌握檔案管理的品質，對于提升其檔案使用務實的加值價值，不失為良善的管理措施。另掃描科技技術已引入檔案儲存這樣的區塊，加上文件掃描與光碟技術成熟，部分醫院設備遂發展影像儲存分類處理檔案，供內部線上調閱之用，但在使用便利的情況下，關于檔案安全性的問題，更值得大家重視及預防。

（三）提高組織的工作效率。檔案管理業務是有完整性、全貌性、宏觀性，所以檔案要管理的好，不僅需具備專業知能外，其經驗累積是為重要的一環，其經驗是其他人無法取代的，因為醫院設備業務會隨著政策時空的變遷，惟透過經驗方可能知道其變革，這是有別于其他醫院設備內部業務性質的，雖然近年來引進資訊科技于檔案管理領域，但人員的經驗是無法由資訊科技來取代的。由于檔案管理作業之處理項與流程環環相扣，一關接著一關的處理，為求處理效率，醫院設備依其歸檔數量多寡，分別采用點收、立案編目、保管、銷毀移轉專責作業或以醫院設備內各單位業務歸檔之檔案作為分工之依據，故在管理上，為能達到管理目標與效率，是要群策群力的合作，彼此的作業是為密切關聯。

（四）重視醫院人事檔案管理網絡化、微機化的實現。一個初任檔案業務的人員，需相當時日且用心投入了解業務的情況下，方可能對該醫院設備的檔案業務能全盤的掌握；這種情況可從檔案管理人員在職務輪調時可看出，常常發生檔案管理人員無法在短時間內就將其管理之業務或專業知能、處理方式、檔案存放位置告知，所以亦有現已不擔任檔案管理業務的人員，于離職一段時日內，需協助檔案調閱之工作。

三、結論

檔案管理業另一有別于其他業務之屬性，其他業務處理缺失或不完整，其影響的層面較廣泛或立即，其成敗可立即明確的評鑒出來；但檔案管理業務若管理人員不用心，隨意放置檔案，對醫院檔案管理同仁的影響一般較無立即感受，其檔案管理的良好評鑒，要在日后的使用上方為完整呈現。

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