試論高等職業院校人事檔案創新管理

趙靜

摘 要：高職院校人事檔案管理是對人事檔案的收集、整理、保管、統計。合理的人事檔案管理模式，有利于高職院校的發展，從而為教育事業的發展貢獻自己的力量。文章對高職院校檔案管理的現狀進行了分析，并提出了高職院校檔案管理的創新思路。

關鍵詞：高職院校 人事檔案 現狀 創新

中圖分類號：F240 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）10-233-02

近年來，高職教育蓬勃發展，內部人事檔案管理工作也需要進一步提高，以更好的記錄教職工工作業績，為學校教育事業發展服務。

一、高職院校人事檔案管理工作存在的問題

（一）人員機構配置不盡合理

當前，絕大部分高職院校人事檔案室屬于非獨立機構，掛靠院校組織人事部門，其職能主要是執行而非決策。比如，忻州職業技術學院目前在職教職工總計540人，包括離退休人員人，所有的人事檔案管理工作也全部歸屬組織人事部門，而組織人事部門僅有14人，而真正管理人事檔案的人員僅有2人，人事檔案傳統意義上的管理也是疲于應對，與科學創新管理的目標相差甚遠。隨著高職院校管理體制改革的深化，這種管理模式已越來越難以適應人事檔案科學管理的要求。

（二）人事檔案歸檔整理滯后

多年來，高職院校人事檔案管理不夠規范，創新意識比較淡薄，很多教職員工調動調整工作，常常出現新檔案不能及時歸檔，舊檔案不能及時更新，查詢時有時還出現缺失的現象，很多地方檔案日期不一致，部分檔案資料還有后來補全的現象。以上這些情況，都給檔案管理工作帶來了較大的困擾，影響了正常的檔案管理工作。同時，還存在著對人事檔案管理不嚴，在檔案借閱、轉遞的過程中發生遺失等現象，給人事檔案管理工作造成一定的負面影響。

（三）管理人員業務能力較低

近幾年我國高等教育規模不斷擴大，高校教職工人數明顯增加，人事檔案庫存量增長，個人材料進檔頻繁，既增加了檔案管理工作量，也增大了歸檔難度。高職院校的檔案管理人員大多都沒有經過專業的培訓，部分高職院校把檔案管理工作人員當作高校富余人員的臨時安置點，只能忙于應付日常事務，沒有學習的時間，對檔案的管理采取以往循規蹈矩的方式，與國內國際的高標準管理模式差距很大，嚴重制約著人事檔案管理水平的提升，不利于人事檔案工作的發展。我針對忻州部分規模較大高校檔案管理人員計算機應用技能情況做了一項調查，反應情況如下：

（四）人事檔案軟硬件配置明顯不足

目前，高職院校的人事檔案管理大多數還是采用單一的傳統管理模式，沒有統一的干部人事管理軟件系統。檔案管理仍然采取紙張裝訂的形式，手工檢索，人工管理，工作量大，效率低，準確性差，使得在檔案整理的過程中既繁瑣又操作困難，這種原始低效的管理條件，對于個人檔案的提取十分的困難，無法形成對人事檔案資源的開發和合理利用。

大多數高職院校硬件配置也不符合檔案管理的基本規范要求，有的檔案室就是普通辦公室門窗，封閉不嚴，起不到防盜的作用;有的甚至把檔案室安排在辦公樓頂層或是地下室，長期存放會導致很多檔案的潮濕發霉，不僅影響查閱，更有可能影響高職院校檔案的保存。目前各種軟硬件配置模式嚴重制約著檔案管理工作的發展，不能緊跟社會發展。

（五）檔案管理模式簡單粗放

人事檔案主要內容包括人事履歷材料、組織鑒定、考核情況、學歷、學位、培訓和專業技術職務情況還有政審、職務任免、入黨、入團的材料、獎懲材料、工資調整等，它能充分反映個人經歷、德才成績、工作表現、受獎勵、處罰、歷史背景及重大事件的經歷等等。目前很多高職院校人事檔案管理工作還局限在紙質檔案的建立和保管層面上，管理仍沿用過去傳統守舊的模式，并沒有隨著科學技術水平的不斷提升實現檔案管理的創新。對于一些教職工的個人成果或者是科研貢獻，不能及時歸檔，檔案無法及時反映教職工的當前狀態，更不能體現檔案管理的個性化需求，無法保障教職工檔案信息的準確性和科學性。

二、高職院校人事檔案管理的創新

（一）管理模式的創新

國家檔案局《干部檔案工作條例》中指出，每管理1000卷檔案配備一名專職干部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員。一些高職院校已認識到人事檔案管理工作的地位和作用，在高職院校機構改革中，先后將人事檔案從院校人事部門或其他部門分離出來，升格人事檔案管理的職能部門，并充實了專職人員，人事檔案實現了“職能分離，集中管理”的管理運行模式。這種模式由被動執行變為主動決策，對促進高校人事檔案管理變革具有重要意義。組織人事部門也從傳統的人事檔案管理中解脫出來，專職從事政策法規的研究執行，專業人員的分類管理和培訓等。高職院校人事檔案工作的主體地位形成之后，就要著眼于學校的發展方向和特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，只有這樣，才能實現高職院校人事檔案工作的超越。

（二）管理理念的創新

人事檔案管理也需要解放思想，更新觀念，徹底改變傳統保守的人事檔案管理理念和重管輕用的思想，樹立現代化管理意識。一要樹立“以人為本，服務至上”的工作理念，對人事檔案室管理水平的評價不僅要看場所、設備，更要通過對人事檔案管理水平的評價來確定。更直觀地說，主要應看檔案室對資源的開發利用程度和服務效果，工作重心要從對檔案室設備、檔案資料的管理轉向對教職工服務。檔案管理人員要面向教職工，走向教職工，想教職工之所想，急教職工有之所急，實現“人”與“檔”的有機融合。二要努力營造互動共贏的工作氛圍。學院主要領導要提高認識，高度重視，就可以為人事檔案管理工作輸送優秀的管理人才資金保障，否則，創新人事檔案管理就無從談起，難以真正實施。其次，要強化校內宣傳，取得學院各方面的理解和支持。

（三）管理人才的創新

檔案管理人員的綜合素質和業務水平，直接決定了人事檔案管理創新的結果和效果。要樹立人力資源是第一資源的思想，針對檔案專業人員成長和工作特點，著力加強高職院校人力資源管理創新，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新的良好環境。一是全員聘任競爭上崗，在全院范圍內選拔政治強、業務精、作風正、工作實的專業人員，通過崗位的設置和工資待遇的分級，調動各類工作人員的積極性。也可以通過招聘有檔案管理專業的本科院校畢業生充實到檔案管理工作中，總體提升人事檔案管理水平。二是加強在職培訓與繼續教育，完善檔案干部終身教育體系，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，定期輸送檔案管理人員到高校檔案管理專業培訓學習，或參加國家和省織織的各類檔案管理培訓活動，提高檔案培訓質量，保證專業知識的不斷更新和充實，防止檔案管理人員知識老化，著力提升現職檔案人員的文化和專業程度，增強檔案人員運用專業理論解決實際問題的能力。同時，鼓勵檔案人員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，如計算機課程培訓，歸檔文件整理等，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。三要吸納勤工助學學生作為兼職人事檔案管理人員進入檔案管理隊伍，挖掘學生的潛能，使得他們了解相關的知識和工作職責，不僅能在生活上對學生給予幫助，也為他們鋪設了鍛煉自我的平臺。

（四）管理內容的創新

人事檔案內容雖然是按照國家和黨的政策，在培養、選拔和任用干部等工作中形成的、記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現及業績成果等內容的原始材料收集與規范化管理，是人事檔案工作的基礎，沒有收集就不會有完整的人事檔案和健全人事檔案材料，只有通過規范化收集和管理，才能把分散在部門或個人中的材料集中統一管理歸檔，才能保證人事檔案材料完整、準確。一要暢通人事檔案材料源的溝通渠道，建立聯系制度，不失時機地向形成材料的部門收集應歸檔的材料，對于不符合規范要求的資料，要及時通知形成檔案資料的部門，補送資料或補辦手續。二要創新規范化管理理念，建立健全人事檔案工作法規體系，建立人事檔案管理細則和標準，規范歸檔機制、健全歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，通過制定相關制度，完善人事檔案的管理。

（五）管理手段的創新

信息化技術的高速發展，不斷影響著各個領域。人事檔案管理為了適應發展形勢，必須進行全方位、多層次信息管理系統提升改造，把先進的技術和手段應用到檔案管理中，達到提高效率的目的，實現檔案管理現代化，是各類高職院校管理手段創新的基本要求。一要加快高職院校人事檔案信息化建設步伐，以信息化推動檔案利用服務模式的創新，通過檔案資源的有效整合和檔案的數字化、利用的網絡化，積極推進網上查詢查閱利用方式的普及，打破傳統服務方式在時間與空間上的局限，構建高效、快捷、便利的利用體系，通過信息化提升檔案公共服務的水平和質量。二要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，提出人事檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決人事檔案現代化管理與學院辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。采取多種形式，主動地把人事檔案工作重點與學院中心工作結合起來，為教學、訓練、科研等服務，使高職院校人事檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。

三、結語

全面加強高等職業院校人事檔案管理的建設，以創新的思路促進管理的規范化、科學化，使傳統檔案管理向創新管理者轉化。只有這樣，才能推動人事檔案管理向更好的方向發展。

參考文獻：

[1] 張燕.做好高職院校干部人事檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2008（26）

[2] 劉暢.淺談高職院校干部人事檔案的管理[J].科技向導，2012（8）

[3] 夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010（3）

[4] 王敬.高職院校檔案管理創新與實踐.中國新技術新產品，2009（11）

[5] 黃柳飛.論高等職業院校人事檔案管理創新體系建設.黑龍江史志，2013（7）

（作者單位：忻州職業技術學院 山西忻州 034000）

（責編：賈偉）