試談檔案信息的開放與控制

文/齊齊哈爾市檔案館 丁繼武

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試談檔案信息的開放與控制

文/齊齊哈爾市檔案館 丁繼武

【摘要】要想正確處理好檔案信息開放利用與涉密信息控制使用的矛盾，就必須做好檔案信息的開放與控制工作，從而做到既滿足社會(huì)利用檔案的需求和打造陽(yáng)光政府，又確保檔案信息的安全。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息；開放；控制

《政府信息公開條例》明確了“以開放為原則，保密為例外”的理念，要求各級(jí)檔案館必須提高檔案開放利用的時(shí)效性，應(yīng)開放的檔案要積極創(chuàng)造條件，向公眾提供利用，及時(shí)滿足社會(huì)各方面的需求。檔案不可能隨時(shí)開放，也不可能絕對(duì)開放。《政府信息公開條例》明確規(guī)定對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的政府信息不予公開。

一、檔案信息開放與控制的重要性

檔案開放是檔案利用發(fā)展的階段產(chǎn)物，開放檔案利用是深化改革開放的新方針，是加快社會(huì)法治化、民主化進(jìn)程中的新步驟。開放檔案向社會(huì)提供更多、更豐富的檔案信息資源，有利于社會(huì)的和諧發(fā)展，有利于科學(xué)文化的進(jìn)步，有利保護(hù)公民的權(quán)利，有利于檔案信息資源共享，有利于檔案事業(yè)的良性發(fā)展。任何一個(gè)國(guó)家的檔案都有封閉期。匈牙利為20年，梵蒂岡為80年。我國(guó)是30年。但涉及到國(guó)家秘密的、工作秘密的、商業(yè)秘密的、個(gè)人隱私的禁止向社會(huì)開放。適當(dāng)限制相關(guān)檔案信息的開放，是國(guó)家安全的需要，是維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的需要，是保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的需要，是保護(hù)人權(quán)的需要，是維護(hù)檔案信息安全的需要。

二、檔案信息開放與控制工作存在的問(wèn)題

目前各地檔案的開放利用工作尚不理想、政策不完善、機(jī)制不健全。對(duì)檔案的限制利用有法律制度的文明規(guī)定，也有人為的限制，還有傳統(tǒng)觀念的束縛，過(guò)于強(qiáng)調(diào)保密性，保密過(guò)寬、利用從嚴(yán)等因素，制約了檔案解密與劃控開放工作開展。

（一）相關(guān)的法律法規(guī)制度不完善、不健全。《檔案法》對(duì)開放的檔案的有關(guān)概念與具體范圍沒有明確的法律規(guī)定，劃控與開放范圍界定的不具體、不科學(xué)，館藏檔案期限鑒定存在誤差，操作性不強(qiáng)，沒有健全、完善的檔案開放利用鑒定、劃控規(guī)章制度和檔案利用審核機(jī)制。

（二）館藏檔案解密劃控工作歷史欠賬大。由于劃控工作量大，造成解密與劃控工作滯后。有的文件保密期滿，不能夠向社會(huì)開放。檔案解密、降密的工作尚不完善，職責(zé)不明確。致使保密期滿檔案的解密、降密工作開展舉步維艱，檔案開放利用起步緩慢，運(yùn)轉(zhuǎn)不暢等。

（三）涉密文件密級(jí)目錄沒有標(biāo)識(shí)。傳統(tǒng)的案卷形式立卷和現(xiàn)行的文件及立卷工作，案卷目錄、歸檔文件目錄普遍沒有對(duì)文件密級(jí)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，一定程度上影響了解密與劃控工作的進(jìn)度。

（四）2001年前的機(jī)關(guān)文書檔案基本是以案卷形式歸檔保存。對(duì)涉密檔案的控制采取得是每一卷中有一件或幾件是控制的未解密或不宜利用的就必須整卷檔案都控制，所以許多應(yīng)當(dāng)開放的文件也被列入控制范圍，影響了開放檔案的利用效果。

三、做好檔案開放與控制工作的建議

（一）做好檔案解密與劃控工作，確保檔案信息的安全。首先，健全、完善并嚴(yán)格執(zhí)行檔案開放利用鑒定、解密與劃控規(guī)章制度，制定館藏檔案解密劃控實(shí)施方案。其次，建立健全檔案開放利用審核機(jī)制。成立館藏檔案解密與劃控初審小組和檔案解密與劃控復(fù)審小組，明確責(zé)任，制定目標(biāo)，定期研究檔案解密與劃控問(wèn)題。由初審小組負(fù)責(zé)館藏全部檔案解密與劃控工作，對(duì)擬開放檔案逐卷、逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審核，編制開放檔案目錄，并提出開放意見，經(jīng)檔案解密與劃控復(fù)審小組討論通過(guò)后，確定檔案是否開放與控制時(shí)限。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家規(guī)定。確保開放的檔案不涉及國(guó)家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，無(wú)損于黨和國(guó)家的形象與社會(huì)穩(wěn)定，確保檔案信息的安全。對(duì)開放檔案先定密，后劃控，控制到哪一級(jí)，哪些可向社會(huì)公開開放，哪些不宜開放，編制開放目錄和控制目錄。開放與控制檔案的范圍清楚、例外原則清晰,相互銜接,相互配套,形成科學(xué)的規(guī)范開放檔案的規(guī)則體系,有利于檔案依法、有效、有利地向社會(huì)和公眾開放。

（三）明確館藏檔案解密與劃分控制適用范圍。確定劃控標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，方法一致，規(guī)范檔案劃控開放工作流程。做到先定密級(jí)，后劃控，哪些可向社會(huì)開放，哪些不宜向社會(huì)開放，應(yīng)向社會(huì)公示，做到開放與控制檔案范圍明確。如針對(duì)一卷中有任何一份未解密或不宜提供利用，整個(gè)案卷不予開放的情況，可以效仿英國(guó)做法。在英國(guó)，已經(jīng)解密案卷中個(gè)別檔案仍然需要保密的，文件抽走，代之以一張小卡，標(biāo)明檔案的類別、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，并標(biāo)明密級(jí)、開放時(shí)間和存放位置，其他檔案提供利用。

（四）處理好檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案開放與控制的關(guān)系。通過(guò)檔案的解密與劃控工作為檔案全文數(shù)字化奠定基礎(chǔ)，保證檔案數(shù)字化的順利開展，確保涉密檔案在檔案數(shù)字化過(guò)程中的安全。同時(shí)充分利用檔案數(shù)字化優(yōu)勢(shì)，加快開放力度，加快檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，電子數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系建設(shè)，確保電子數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、規(guī)范和安全。確保涉密與不宜利用的檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全，做到公布的不涉密，涉密的不公布。