高職院校教學(xué)電子檔案的內(nèi)容與管理

文/黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院商學(xué)院　段月新

高職院校教學(xué)電子檔案的內(nèi)容與管理

文/黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院商學(xué)院段月新

【摘要】電子檔案是高職院校檔案的重要組成部分。本文系統(tǒng)歸納了教學(xué)電子檔案的具體內(nèi)容，分析了教學(xué)電子檔案形成途徑，系統(tǒng)研究了教學(xué)電子檔案的收集、存儲、歸檔、保管、利用的原則和方法。

【關(guān)鍵詞】高職院校；電子檔案；內(nèi)容；管理

隨著教育信息化、管理現(xiàn)代化的深入發(fā)展，反映教學(xué)活動、教學(xué)管理、教學(xué)評價、教學(xué)研究的檔案材料逐步呈電子化趨勢，教學(xué)電子檔案已成為學(xué)校檔案的重要組成部分，因此，必須高度重視教學(xué)電子檔案的收集、歸并工作，加強(qiáng)教學(xué)電子檔案的管理。

一、教學(xué)電子檔案的形成與內(nèi)容

教學(xué)檔案的內(nèi)容十分廣泛，包括教學(xué)制度檔案、教學(xué)運(yùn)行檔案、教學(xué)過程檔案、教學(xué)評價檔案、教學(xué)研究檔案、教學(xué)建設(shè)檔案等，從目前高職院校現(xiàn)狀來看，形成教學(xué)電子檔案主要有五個方面的途徑：

（一）運(yùn)用教務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子檔案。各校教務(wù)管理系統(tǒng)可能采用不同軟件公司的產(chǎn)品，從總體來講，功能不斷增強(qiáng)，包含的管理信息越來越多，主要有：1.師生信息檔案。包括學(xué)生錄取信息、專業(yè)班級信息、在校成績信息、在校獎懲信息、學(xué)籍異動信息、學(xué)生考證實習(xí)實訓(xùn)信息等，包括教師的職稱、教學(xué)、科研、獎懲、進(jìn)修、兼職等信息。2.教學(xué)運(yùn)行檔案。包括人才培養(yǎng)方案、課程設(shè)置、課程標(biāo)準(zhǔn)、教材選用、實習(xí)規(guī)范、課表、實踐環(huán)節(jié)、授課計劃等。3.教學(xué)過程檔案。包括教學(xué)日志、教案、課表異動、調(diào)課代課、學(xué)生考勤、考試安排、實習(xí)日志、教師指導(dǎo)過程記錄等。4.教學(xué)評價檔案。包括師生互評、教師互評、企業(yè)評教、意見反饋等。

（二）運(yùn)用數(shù)字化學(xué)習(xí)系統(tǒng)形成的電子檔案。數(shù)字化學(xué)習(xí)系統(tǒng)集中了專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、資源建設(shè)的成果，記錄了運(yùn)用數(shù)字化學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)過程，主要內(nèi)容包括：1.專業(yè)和行業(yè)資源檔案。包括專業(yè)介紹、專業(yè)教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、人才培養(yǎng)方案、職業(yè)能力分析、職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)動態(tài)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、畢業(yè)生相關(guān)信息、合作企業(yè)信息、社會服務(wù)等信息。2.課程資源檔案。包括課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)設(shè)計、教學(xué)課件、微課程、實訓(xùn)項目、實訓(xùn)指導(dǎo)、教學(xué)視頻、習(xí)題試題、電子教材、案例等。3.教學(xué)過程檔案。學(xué)生選課記錄、教師指導(dǎo)記錄、學(xué)生學(xué)習(xí)記錄、學(xué)生作業(yè)、教師批閱作業(yè)與點評、師生交流信息及與其他學(xué)習(xí)者交流信息等。4.教學(xué)評價檔案。課程評價標(biāo)準(zhǔn)、職業(yè)技能鑒定題庫、在線測試資源、對教師、學(xué)生和教學(xué)資源的評價信息等。

（三）運(yùn)用科研、人事管理系統(tǒng)形成的電子檔案。在科研、人事管理系統(tǒng)中，記錄著教師職務(wù)職稱情況，業(yè)務(wù)提升情況、工作計劃與總結(jié)、獎懲情況、科研情況，具體包括：1.教職工基本信息。包括職務(wù)職稱、學(xué)歷學(xué)位、主攻方向、工作經(jīng)歷、研究成果、身體狀況、聯(lián)系方式等。2.教職工發(fā)展信息。包括教師學(xué)歷提升、培訓(xùn)進(jìn)修、企業(yè)鍛煉、職稱晉升、受聘情況、社會兼職、社會影響等。3.教職工工作信息。包括崗位職責(zé)、工作計劃與總結(jié)、工作效果與業(yè)績、師德師風(fēng)記錄等。4.教職工科研信息。包括科研項目管理制度、科研項目信息、研究過程記錄、研究成果、科研績效等。

（四）運(yùn)用辦公系統(tǒng)形成的電子檔案。辦公自動化、辦公無紙化已成為發(fā)展趨勢，該系統(tǒng)中形成了大量的教學(xué)電子檔案，主要包括：1.電子公文檔案。包括教學(xué)管理的各種制度、通知、方案、決定等。2.公文傳遞記錄。包括公文的審批、流轉(zhuǎn)、批閱記錄等。3.網(wǎng)絡(luò)辦公記錄。包括網(wǎng)絡(luò)會議照片、視頻、文字記錄等。4.媒體電子檔案。包括網(wǎng)站、微博、微信、報紙、期刊發(fā)布的與學(xué)校教學(xué)相關(guān)的文字、圖片、影像等。

（五）運(yùn)用計算機(jī)等數(shù)字化工具工作形成的電子檔案。目前，除計算機(jī)系統(tǒng)管理形成的電子檔案外，仍有大量的運(yùn)用計算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、錄音機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等工具工作所形成的教學(xué)電子檔案，內(nèi)容涉及到各方面，主要有：1.工作過程文件。包括組織和個人在教學(xué)法活動中形成的數(shù)字形態(tài)記錄，如專業(yè)調(diào)研材料、人才培養(yǎng)方案論證、職業(yè)能力分析記錄，會議記錄，計劃、安排、總結(jié)，項目論證，協(xié)調(diào)事項等。2.教學(xué)教研記錄。包括教師業(yè)務(wù)培訓(xùn)、能力測試、教學(xué)研究活動、示范公開課等活動過程的照片、錄像、錄音等。3.校際交流材料。包括來訪、出訪、會議、論壇等活動的方案、記錄、成果等材料。4.考核測評材料。包括試卷電子檔、考試軟件等。隨著技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用的深入，還會運(yùn)用更多的技術(shù)和手段形成更加豐富的電子檔案。

二、教學(xué)電子檔案的管理

由于電子檔案載體的特殊性，教學(xué)電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案不大相同，要注意教學(xué)電子檔案的收集、存儲、歸檔、保管、利用的原則和方法。

（一）教學(xué)電子檔案的收集。收集教學(xué)電子檔案要堅持三個原則：1.真實性。教學(xué)電子檔案要與其形成時的原始狀況一致，反映事物的真實情況。2.完整性。教學(xué)電子檔案的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損，信息之間是配套的。3.有效性。教學(xué)電子檔案可理解、可識別、可被利用，載體完好和具有兼容性，保證電子文件是經(jīng)過審批的“最終版本”。

（二）教學(xué)電子檔案的存儲。電子檔案具有對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術(shù)特點不同，存儲載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲應(yīng)根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證。1.字處理文件存儲。TXT、XML、WORD、WPS、XLS、PPT、PDF格式文檔可以作為電子檔案直接存儲；其他格式文檔應(yīng)轉(zhuǎn)換一套XML文檔或PDF、WORD文檔或存儲原文件并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。2.圖形圖像文件存儲。TIFF、JPEG、JPG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明；其他格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種或存儲原文件并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔；由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi；由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對于16mm膠片來說分辨率不低于200 dpi，對于35mm膠片來說分辨率不低于600dpi。3.影像文件的存儲。MP4、WMV、MOV格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲；對于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。4.聲音文件的存儲。WAV、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。對于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。5.數(shù)據(jù)庫文件的存儲。DBF數(shù)據(jù)庫文件可以作為電子文件直接存儲；對于無法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存檔。6.計算機(jī)程序的存儲。計算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲，計算機(jī)程序依賴的軟、硬件平臺說明應(yīng)一并歸檔。存儲各類電子檔案時，應(yīng)同時存儲相應(yīng)的說明性文檔；說明文檔一律用TXT文檔編寫，說明文檔內(nèi)容包括電子檔案的內(nèi)容、產(chǎn)生的時間、用途、使用范圍、涉及的口令、密匙、權(quán)限管理說明等。

（三）教學(xué)電子檔案的歸檔。教學(xué)電子文件形成部門應(yīng)隨時對電子文件進(jìn)行邏輯歸檔，定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行物理歸檔，歸檔中注意以下幾點：1.歸檔電子文件應(yīng)按“事件”進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來進(jìn)行管理，如人才培養(yǎng)方案，應(yīng)把人才培養(yǎng)方案涉及到的教學(xué)進(jìn)程計劃、核心課程介紹做成一件進(jìn)行管理。2.電子文件按照年度、機(jī)構(gòu)、問題類別分類方案進(jìn)行分類。問題分類各校不盡相同，但校內(nèi)應(yīng)該統(tǒng)一，如分為：綜合、師資、招生、學(xué)籍、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、資源建設(shè)、實踐教學(xué)、實訓(xùn)基地建設(shè)、教務(wù)、考務(wù)、質(zhì)量評價、學(xué)風(fēng)建設(shè)、教學(xué)研究等。

（四）教學(xué)電子檔案的保管。教學(xué)電子檔案的保管要注意多份保存、定期檢查、優(yōu)化環(huán)境、保證安全。1.多份保存。教學(xué)電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時，復(fù)制第三套，異地保存。對于存放于計算機(jī)服務(wù)器上的電子檔案，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機(jī)容錯等備份措施。2.定期檢查。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應(yīng)每年一次，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，確認(rèn)信息能否通過讀寫校驗，對出錯的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。3.優(yōu)化環(huán)境。電子檔案的保管環(huán)境除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，要求環(huán)境溫度選定在14℃～24℃之間，相對濕度選定在45%～60%之間；載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形，避免陽光直接照射；存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離，遠(yuǎn)離熱源。4.保證安全。電子檔案的安全包括兩個方面，一是物理介質(zhì)的安全，確保不丟失、不損壞；二是內(nèi)容的安全，對具有保密要求的歸檔電子檔案利用時，應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，此類檔案如存儲在不可擦除載體上時，如果要銷毀，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀。

（五）教學(xué)電子檔案的利用。教學(xué)電子檔案在提供利用時應(yīng)注意以下事項：1.用復(fù)制件。封存的電子檔案不得利用和外借，利用時要使用電子檔案的復(fù)制件。2.正確使用。用來查閱電子檔案的計算機(jī)的軟、硬件配置應(yīng)能夠正確識別、運(yùn)行和輸出電子檔案。3.保密監(jiān)管。通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用要有安全保密方范措施和可靠的監(jiān)管制度。

教學(xué)電子檔案管理是時代發(fā)展的必然要求，有許多新問題需要探索、研究，只有注重教學(xué)電子檔案的特點，把握工作的重點、難點，才能讓教學(xué)電子檔案發(fā)揮更好的作用。

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