淺談醫院文書檔案管理創新的有效途徑

文/靖江市第二人民醫院　吳玉梅

淺談醫院文書檔案管理創新的有效途徑

文/靖江市第二人民醫院吳玉梅

【摘要】醫院在進行臨床科研時會對這些內容進行必要的文書記錄，這些臨床科研的記錄加上對過去科研歷史及其其他重要的文件共同組成了醫院文書檔案，能夠對醫院的各項工作和活動情況進行詳細的反映。本文通過對醫院文書檔案的特點進行分析，對醫院文書檔案管理創新的有效途徑進行分析。

【關鍵詞】醫院文書檔案；檔案管理；管理創新

一、引言

醫院文書檔案在醫院中處于一個重要的位置，是對醫院歷史憑證的反映，醫院的發展規劃、各種資料、合同、協議等重要內容進行記錄保存，這些醫院文書檔案的管理工作也就成了一個重要的部分，通過對文書檔案的進行規范化、高效化的管理，并不斷的創新，切實滿足醫院的發展需求。

二、醫院文書檔案的特點

（一）專業性。相對來說，醫院文書檔案具有一定的專業性。在醫院文書檔案中，主要是對醫療工作的記錄，因為是對醫療工作中的真實反映，所以這些內容都必須具有很強的專業性。醫院在發展階段中的各種計劃、對相應的診治和治療進行的記錄、對臨床醫療操作的規范、相應的規章制度、各種醫學科研等等工作，都需要進行醫院文書檔案記錄，這些方面也證明醫院文書檔案的專業性。

因為醫院文書檔案的專業性，所以在對文書檔案管理時需要注意做好保密工作。通過對文本檔案進行管理，能夠給部分人員提供利用，因為醫院文書檔案具有較強的業務性和保密性，所以只有本院的部分人員能夠利用，對普通員工的開放程度不高，服務的層次較低。

（二）綜合性。綜合性也是醫院文書檔案的重要的性質。醫院綜合檔案室隸屬于醫院辦公室內設機構，是醫院文書檔案的主要管理位置，這些檔案主要是對人事、科研、財務、醫務及黨務等等材料進行詳細的記錄。這些檔案主要的來源是上級或者本院自身，這些都具有較高的規范性、業務性和指導性，還有一部分來源是對和醫院有關聯的單位的文件，主要是編史修志等材料。

因為醫院文書檔案的綜合性，所以要對醫院文書及時的進行階段性的整理。醫院的各部門相對較多，所以導致了文件資料的分散，所以醫院在進行一定的工作時，需要保證這些工作的文件具有連續性和完整性，一般情況下這些文件的整理周期為半年或者一年。

三、醫院文書檔案的重要作用

因為醫院文書檔案的重要性，所以醫院在醫院文書檔案的管理方面給予了足夠的重視，作為醫院檔案管理體系的重要成分，醫院文書檔案能夠有效的反映醫院的歷史，是一個重要的憑據。

（一）輔助作用。醫院文書檔案能夠對現代的臨床科學研究進行記錄，作為醫學科學上的原始資料，能夠有效的預防和控制各種疾病，進行科學研究方面也有重要的作用。通過提供更加系統全面的資料，對各種臨床治療、科學研究和對疾病的預防及控制進行詳實、豐滿的信息。

在醫療和科研等方面，醫院文書檔案中有著以前的認知和經驗，醫院在進行決策的制定和研究調查時，可以根據醫院文書檔案做參考進行輔助。

（二）憑證作用。通過對醫院的各種工作活動、規章制度、上級部門的要求和批復進行記錄，利用這些記錄作為依據，能夠很好的進行解決和處理。

在醫院文書檔案中，醫院事業的發展歷程記錄能夠對醫院的發展史、各種制度的制定和各種活動的舉辦。這些記錄能夠作為一些憑證對后人在進行醫療衛生方面時做到很好的教育作用，除了有說服力外還有較強的感染力。

四、醫院文書管理的創新有效途徑

我國的經濟水平在改革開放之后得到了明顯的提高，隨著人們對各種世界觀的不斷認知，人們開始對檔案文書服務進行關注。在傳統的醫院文書檔案的手工管理中，有很多的問題不能很好的進行處理，對此，需要努力做好醫院文書檔案管理的改革工作。

（一）管理理念的創新。在當今社會中，現代化的檔案管理理念有著很多的優點，在整體上能夠通過檔案資源利用和全局的信息化來對醫院的相關工作進行指導。隨著信息化的不斷發展，各種新型的電子檔案也隨之出現，對此醫院應該加強對電子檔案管理的學習和研究，使得醫院文書檔案的管理能從原先的較為封閉的狀態轉向較為開放的狀態，使得醫院文書檔案的管理能夠向著現代化的形式轉變，使得醫院文書檔案的冠能能夠更加主動的向相關人員提供資源。

（二）環境的創新。這里的環境的創新主要是做好對文書檔案管理的載體及相關硬件的建設，通過加強對這些硬件的建設能夠使得醫院文書檔案能夠更加的體現出現代化的管理形式。在這個過程中應該加強對必要設備及相關辦公設施的配置，比如計算機、掃描儀和復印機等設備，還要對醫院文書檔案的保存及閱覽空間進行改善，通過分配相應的辦公室和閱檔室來促進醫院文書檔案的創新管理。另外，應該加強對醫院文書檔案的保護工作，可以配備相應的消防設施和監控設施來完成對醫院文書檔案的自動化管理。

（三）文書工作與文書檔案管理工作的創新。文書工作和文書檔案管理在一定程度上來說是有相似的，可以表現為是一個工作的不同階段的表現形式，文件通過整理等操作能夠成為檔案，也可以說檔案是有文件編制而成的。為了更好的做好醫院文書檔案的管理工作，可以先對文書工作進行充分的了解，努力做好文書工作，為醫院文書檔案的管理提供保障。在進行文書工作的時候，文書人員應該具有相應的檔案意識，在了解一定檔案管理知識的基礎上完成文書工作，通過這樣能夠增加檔案文件的準確性和完整性。為此,我院辦公室副主任兼任了文書工作,并且參加醫院一些大型活動和院長辦公會,保證了文件收集的完整與安全。檔案管理部門應嚴格執行文書檔案歸檔管理制度,加強對文書檔案編制的監督與協調。為了更好地實現文書檔案的一體化，應該努力做好醫院文書檔案的編制過程中的各項基礎性工作。

（四）利用手段的創新。良好的醫院文書檔案的管理能夠保證人們在對這些信息進行利用的時候能夠方便快捷的獲得，并且能夠為人們提供真實準確的幫助，從而實現其管理價值。為了更好的保證人們在利用這些資源的有效性，應該加強醫院文書檔案服務的主動性，在服務的領域、范圍和方式上不斷的擴大和創新。目前，我院應該在全院范圍內展開了信息化的建設。在進行醫院文書檔案管理的時候通過計算機能夠更加有效的來對各種信息進行處理，保證了各個醫院方面的文件資料能夠快速的進行收集和處理，在時間和效率上得到了保障。同時利用計算機在內的多種檢索工具能夠實現醫院文書檔案的快速查詢，能夠利用更多的手段來完成對醫院文書檔案的查閱，能夠更好的進行醫院文書的檔案管理。文書檔案的價值只有在不斷的開發利用中才會體現。通過利用文書檔案,為醫院的醫療、教學、科研服務,不但能夠使得醫院文書檔案的編制和管理工作得到相應的作用，還能夠為醫院帶來一定的社會效益和經濟效益，是一件利己利民的工作。

（五）創新管理技術。在進行醫院文書檔案的管理工作時，應該樹立現代化的理念，在管理工作的各個方面完成對先進技術手段的了解和應用，通過計算機技術及信息化管理來更好的完成對醫院文書檔案的管理，并且能夠顯著的提高管理的質量和效率。在信息化建設的大背景下，應該做好醫院文書檔案管理的網絡化，對傳統的檔案管理方面的相對低效的方面進行改革和創新，加強對計算機軟件的培訓和學習，通過一定的方法來讓院方領導認識到信息化管理手段的有效性，使之能夠更加的支持醫院文書檔案管理的創新管理。

五、結束語

通過對醫院文書檔案管理創新的重視，展現的是對醫院各種信息安全性的重視，有助于醫院的長遠發展。在這個科技不斷創新發展的時代下，應該樹立創新的意識，在醫院文書檔案管理工作中要積極的進行創新，采用先進的科學技術，對管理理念和管理方式進行創新和完善，在管理的過程中，不斷的積累經驗和完善不足，滿足文書檔案管理的要求。

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