淺析醫院醫療設備檔案管理工作的完善措施

文/煙臺市萊陽中心醫院　高海濤

淺析醫院醫療設備檔案管理工作的完善措施

文/煙臺市萊陽中心醫院高海濤

【摘要】醫療設備檔案是醫院儀器及相關設備在購置、安裝、調試、維護以及報廢等一系列活動中形成的具有參考價值的重要資料，由此，做好醫療設備檔案的管理工作重要且必要。有鑒于此，本文主要針對當前醫院醫療設備檔案管理工作提出了相應的完善措施，以期與業界同行交流，共促醫療檔案事業發展。

【關鍵詞】醫療機構；醫療設備；檔案管理；醫療管理體系

一、制定醫療設備檔案規范化管理制度

首先，根據具體情況制定貼合實情的《醫療設備檔案管理規范》，以制度化的形式對全院醫療設備檔案的整理、制作工作進行要求和指導，規范醫療設備檔案收集、制作的方法和時間，同時對檔案整理、制作的質量做出明確要求，并指派分管院長對醫療設備檔案進行不定期抽查，督促檔案管理人員重視并規范醫療設備檔案制作工作。

其次，健全《醫療設備檔案使用制度》，要求查閱、使用檔案必須將查閱人姓名、聯系方式、查閱資料名稱以及查閱時間等一一記錄，并在檔案管理人員的陪同下當場查閱；如需外借，則還要填寫歸還日期，并在檔案管理者的督促下按期歸還。

二、提高醫療設備檔案信息化管理水平

基于信息時代的大環境之下，提升醫療設備檔案管理的信息化水平，自然是完善檔案管理工作的必然之舉。所以，醫院要以計算機技術和網絡信息技術為依托，逐步實現紙質檔案轉化為電子檔案，實行信息化檔案管理，最大限度發揮醫療設備檔案管理的職能效用，為廣大服務受眾建設更為便捷、快速的查閱與使用平臺。比如，可進行紙質檔案與電子檔案的雙軌管理；并安排檔案管理人員統一制作電子檔案文件登記表，清晰載錄文件題名、形成時間、生產廠家、設備金額、規格型號、使用科室以及設備維護工程師等，以便于清查與查閱。與此同時，具備條件的醫院還應開發醫療設備電子檔案共享平臺，在院內局域網上開設醫療設備檔案專區，組織檔案管理人員定期做好檔案的上傳與維護，按年度劃分檔案類別，實現醫療設備檔案的院內共享，相關醫院領導和各科室主管人員可憑借獨立賬號和密碼登錄平臺查閱檔案。

三、樹立醫療設備檔案科學化管理意識

實現醫療設備檔案的科學化管理，首要端正科學、宏觀的檔案管理觀念。同時，要從根本上提高醫療設備檔案資源的利用率，充分發揮檔案資源的使用價值，各個部門之間必須加強溝通和交流，實現信息的共享。醫療設備檔案資源之所以有價值，是因為它是源于醫院上下共同創建的珍貴資源，是為醫院乃至全社會上有需要的人服務的。因此，作為檔案資料保存的最終目的，檔案的利用是檔案管理從業人員最關心的問題。只有通過各種方式，不斷擴大檔案資源利用的范圍，才能使醫院管理層及全體員工更加重視檔案的使用工作，從而提高檔案的利用率，從根本上增強醫療設備檔案的價值及其在醫院中的影響力。檔案資源的利用率會得到進一步提高，其價值也會得到進一步發揮。對此，醫院可以邀請精通醫療設備檔案管理運作的專家來院進行培訓、開辦講座，提升全院醫務人員的醫療設備檔案管理意識，使其能夠協助檔案管理人員做好相關工作；還可以設立專項資金，組建專業的檔案管理隊伍，完善醫療設備檔案庫建設，全面提升醫療設備檔案管理的專業化水平。同時，為求醫療設備檔案管理和利用體系能夠更加完善，改進過程中還應加強對醫療設備檔案的管理，保證歸檔資料的真實性及完整性；其次，還應與時俱進，結合醫院當前實情與發展目標來儲備檔案管理人才，并對在崗人員定期展開檔案管理革新理念教育與專業技能培訓，及時掌握先進的管理技術和手段，為更多有需要的人員提供便利，實現醫療設備檔案的建檔目的。

四、發揚設備檔案管理團隊的協作精神

醫院對醫療設備進行檢修和維護時的檔案收集與整理工作需要醫療設備維護人員、各科室的主治醫師、醫療設備檔案管理人員合作完成，其間缺少了任何一方都可能影響醫療設備檔案的完整性。換言之，醫療設備的使用、維護、轉讓以及報廢等活動都需要依賴醫療檔案管理者、醫療設備維護人員以及醫療設備使用人員的團結協作，才能自上而下實現集體工作高效能。所以，在醫療設備檔案收集階段即應鋪墊團隊協作基礎。比如，醫療設備采購人員應在第一時間將設備檔案交給檔案管理人員，協助檔案管理部門完成第一手檔案的收集。需要注意的是，由于醫療設備分布在多個科室，而且設備運維持續時間長，醫院檔案管理部門難以對其一一把控；同時，設備運維記錄也需要各科室醫務人員協助收集，然后再由檔案管理部門統一匯總。

五、結語

綜上所述，信息技術的發展為醫院檔案管理提供了新的可能和發展空間，同時也使醫院檔案管理面臨前所未有的挑戰，所以醫院管理層要更要及時抓住時機，不斷創新與完善，力求醫院檔案管理工作更為規范、更為高效。

參考文獻：

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