關(guān)于檔案安全保管工作的幾點(diǎn)看法

文/海南軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院　吳金鳳

關(guān)于檔案安全保管工作的幾點(diǎn)看法

文/海南軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院吳金鳳

【摘要】檔案的安全保管工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展檔案的安全管理顯得越看越重要，在管理過(guò)程中也出現(xiàn)了一定的問(wèn)題，實(shí)踐中需要積極探索學(xué)習(xí)，不斷提高檔案安全保管工作水平。

【關(guān)鍵詞】檔案；安全保管；保密

檔案是一個(gè)國(guó)家和企業(yè)重要的信息資源，它以圖文形式記錄了各個(gè)方面有效的數(shù)據(jù)、人文信息，最為重要的是檔案真實(shí)有效的記錄了在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)，國(guó)家和企業(yè)所發(fā)生的重大的事件。可以說(shuō)檔案就是信息資源的“活化石”，因此檔案的安全保管也尤為重要。

一、建立專門的檔案庫(kù)房

一些檔案管理部門為了節(jié)省成本或者是其他考慮因素，在建立檔案庫(kù)時(shí)未嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)范要求，導(dǎo)致檔案管理中存在一定的安全隱患。首先檔案庫(kù)的本身設(shè)計(jì)存在有很大的安全問(wèn)題，設(shè)計(jì)不夠科學(xué)在某個(gè)角落有安全漏洞未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，被一些別有用心的人盯上，節(jié)能會(huì)利用漏洞大量竊取、損壞、修改等。這就需要檔案管理部門找專業(yè)的安全防盜人員徹底排除各個(gè)安全隱患環(huán)節(jié)。還有就是對(duì)檔案庫(kù)的門窗做相應(yīng)的安全加固和防火、防水等級(jí)，從人為因素到外在的環(huán)境因素做好檔案的安全保管工作。

由于檔案大部分都是紙質(zhì)的，還有一些照片。隨著時(shí)間的推移紙張會(huì)自己變黃疏松，導(dǎo)致字跡不清甚至破損，照片更容易出現(xiàn)拍攝內(nèi)容的丟失。面對(duì)這些問(wèn)題要在檔案入庫(kù)前用先進(jìn)科學(xué)的方法盡量延長(zhǎng)紙張的壽命；病蟲(chóng)害、溫度、濕度、光照度等對(duì)檔案安全的影響也不可忽視，所以在檔案庫(kù)內(nèi)要實(shí)時(shí)監(jiān)控這些數(shù)據(jù)的變化，如發(fā)現(xiàn)某些數(shù)據(jù)變化較大可能影響檔案信息的安全，要及時(shí)做好應(yīng)急預(yù)案。

二、做好合理的檔案保密管理工作

檔案的保密等級(jí)不是一層不變的，根據(jù)檔案所記錄的內(nèi)容和時(shí)間關(guān)系。保密檔案被分為不同的等級(jí)。按照《保密法》規(guī)定檔案被分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)。只有合理的確定好檔案的等級(jí)才能更有針對(duì)性的安全管理好檔案。有一些檔案在當(dāng)時(shí)可能是需要特殊保密的可是到一定時(shí)間就不需要保密了，這個(gè)時(shí)候就需要管理人員做好區(qū)分，把這些不再需要保密的檔案從中分離出來(lái)做好保管，防止出現(xiàn)混亂。

三、檔案使用中的監(jiān)管問(wèn)題

（一）對(duì)借閱人進(jìn)行監(jiān)督。對(duì)想要獲得檔案信息資源的借閱者要進(jìn)行前期審核，凡是有不良動(dòng)機(jī)的借閱者一律拒絕借閱。而不是任何人在什么條件下都可以隨意借閱；對(duì)符合借閱條件的借閱者要做好實(shí)名登記制度，把借閱檔案時(shí)間、借閱檔案類別都詳細(xì)地記錄下來(lái)。在借閱過(guò)程中對(duì)出現(xiàn)的用筆畫(huà)線或者圖畫(huà)書(shū)寫文字的借閱者等不良借閱習(xí)慣做到及時(shí)制止；一旦發(fā)現(xiàn)借閱者有偷撕、損毀、涂改檔案的情況要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并找到責(zé)任人給予嚴(yán)厲懲罰；如在借閱后發(fā)現(xiàn)被借閱的檔案出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)地進(jìn)行補(bǔ)救同時(shí)追究借閱者的責(zé)任。

（二）檔案管理人員的監(jiān)管。由于檔案涉及企業(yè)的核心利益和國(guó)家的安全機(jī)密。在當(dāng)今的國(guó)際背景下，各國(guó)之間相互有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系。很多國(guó)家機(jī)密一旦被他國(guó)竊取將會(huì)給本國(guó)經(jīng)濟(jì)、國(guó)防帶來(lái)巨大損失。為了得到這些信息資源，一些國(guó)內(nèi)外的不法分子是無(wú)所不用其極。通過(guò)各種渠道向那些管理重要檔案的管理人員進(jìn)行金錢，色誘，而僅依靠自律，并不能預(yù)防個(gè)別思想道德境界不高的人為了個(gè)人的私欲走向了出售國(guó)家機(jī)密的犯罪道路，只有建立完善的監(jiān)管制度才能從根本上解決這個(gè)問(wèn)題。因此對(duì)一些平時(shí)思想作風(fēng)不純的人員進(jìn)行考察，問(wèn)題嚴(yán)重者及時(shí)開(kāi)出絕不姑息，不管是基層檔案管理者還是領(lǐng)導(dǎo)都不能有特權(quán)。凡是人員涉及到檔案問(wèn)題，特別是關(guān)系到有重大利益的檔案。都要做好人員登記和檔案登記，不能有半點(diǎn)疏漏。

四、檔案管理人員的素質(zhì)是檔案安全保管的關(guān)鍵

（一）檔案管理人員要有很高的政治素養(yǎng)和法律意識(shí)。對(duì)于那些直接接觸檔案的人員在前期選拔時(shí)要經(jīng)過(guò)認(rèn)真的考核。首先要有極大的愛(ài)國(guó)精神和政治責(zé)任心，只有發(fā)自內(nèi)心地想為國(guó)家和人民做實(shí)事的人才能被放到這個(gè)位置上來(lái)。其次要把檔案管理當(dāng)成自己終生的事業(yè)，有極高的職業(yè)道德操守。再次，要有檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和一定的文化素質(zhì)有能力了解并熟悉自己所管理檔案的內(nèi)容，只有這樣才能很好地管理檔案，在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。最后，要有獨(dú)立處理工作中遇到的個(gè)別特殊問(wèn)題，還要具備很好的溝通和說(shuō)服能力。對(duì)特殊借閱群體要耐心講解注意是事項(xiàng)，從源頭杜絕有損檔案安全的潛在威脅。

（二）檔案管理人員的再學(xué)習(xí)是檔案安全保管的未來(lái)。一些檔案管理者由于工作環(huán)境的安逸，或是開(kāi)始從事檔案管理工作時(shí)間較早思想老舊，已經(jīng)形成了固定的工作模式，甚至僵化模式。而隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作開(kāi)始發(fā)生微妙的變化。檔案庫(kù)引進(jìn)先進(jìn)的管理辦法以及對(duì)檔案庫(kù)內(nèi)溫度、濕度、光亮度等數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化管理。他們一時(shí)間還不能完全接受，這對(duì)現(xiàn)階段的檔案安全管理是不利的。因此，實(shí)踐中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案人員進(jìn)行再學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)。

（三）提高檔案管理人員的職責(zé)意識(shí)。檔案安全管理的好壞最終歸結(jié)到管理人身上，檔案管理工作的最基本任務(wù)書(shū)是到不壞、不丟、不散、不亂。這些看似簡(jiǎn)單的事情，管理人員都要一一去落實(shí)做好。檔案管理人員要有持之以恒的工作態(tài)度，時(shí)刻警惕。一旦發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)損壞的跡象或者已經(jīng)損壞，要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告情況將影響檔案安全問(wèn)題控制在最小范圍內(nèi)。只有檔案管理人員真正履行好自己的工作職責(zé)，檔案安全才會(huì)得到最根本的保證。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎浔９芄ぷ鞯暮脡闹苯雨P(guān)系到國(guó)家和企業(yè)的切身利益。檔案的一些內(nèi)容很可能涉及到國(guó)家機(jī)密關(guān)乎國(guó)家的安全，同時(shí)檔案在使用監(jiān)管當(dāng)中也會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題以及管理人員的自身素質(zhì)問(wèn)題也直接或間接地影響到檔案的安全保管。因此，在實(shí)際工作的過(guò)程中，需積極探索，加強(qiáng)檔案的安全保管工作，從而保證檔案的安全完整。

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