檔案信息資源管理社會化建設模式與作用績效

張晶

[摘 要]檔案信息資源管理社會化關系到檔案部門開展社會服務的功能定位、關系到各級檔案部門對檔案信息資源管理的參與支配程度。本文論述了檔案信息資源管理社會化的建設模式與作用績效。

[關鍵詞]檔案信息資源；社會化管理；模式；績效

檔案信息資源管理社會化建設，是各級檔案部門在經濟社會條件下所必須面臨的重要課題之一。檔案信息資源管理社會化直接關系到檔案部門開展社會公共服務的功能定位、關系到各級檔案部門對檔案信息資源管理的參與支配程度。檔案信息資源管理社會化既可以有效地推動檔案工作服務社會功能的合理實現，又可以全面地促進整個社會公共管理、尤其是適應社會需要的檔案信息資源社會管理模式的形成與完善。

一、檔案信息資源管理社會化的建設模式

檔案信息資源管理社會化，是指在檔案信息資源管理與服務過程中，改變既往一切均由政府“統包統管”的傳統模式與方法，充分調動社會各方面的力量參與其中。在努力強化國家綜合檔案館建設的同時，有目的、有條件地將檔案信息資源管理的諸多職能通過協調合作、委托代理等方式向社會進行轉移，達到借助社會力量節省資金投入、擴大服務范圍、提高工作效率的目的。

檔案信息資源管理社會化，有助于逐步培育形成檔案信息資源共建共享、自主管理的良性循環機制，縮減檔案信息資源管理的運行成本、提高檔案工作公共設施作用效率，可以更好地為檔案館實現履行社會公共服務的基本功能，擴大檔案信息資源的社會“流通”、“覆蓋”范圍為檔案事業的可持續發展奠定堅實基礎。就目前的發展現狀分析，除各級各類國家綜合檔案館這種極具公共性的檔案信息資源主導管理模式外，主要還有以下檔案信息資源管理社會化的輔助管理模式：

1、自主管理模式——即由公民個人或公民自治組織接受政府檔案行政管理部門的業務指導、建立具有某種形式的社會“自治”機構，接受地方檔案行政管理部門的業務指導，形成“藏檔于民”、“自我管理”檔案信息資源的管理模式，達到有效減輕社會、政府投入負擔、提高社會公眾生活的質量、豐富社會檔案信息資源、在一定程度上滿足社會公眾檔案信息需求的目的。

2、共建共享模式——即通過某種形式或機制將社會急需的、分散保存在不同領域、行業、部門的檔案信息資源進行系統整合，形成集約化的檔案信息管理體系，供社會各方面共同享用，使檔案信息資源得到充分的開發與利用。

3、委托代理模式——即有條件、有選擇地將部分難以通過正常“流通”渠道進入各級各類檔案館進行管理的檔案信息資源委托給社會化的專業管理機構進行管理與開發，并形成制度、使之接受地方檔案行政管理部門的監督指導，達到擴大檔案信息資源的社會輻射面，使檔案信息資源的作用效能實現最大化的目的。

大量的實踐表明：在經濟社會發展的現階段，如果仍然采取單純依靠政府“統包統管”的方法，繼續實行將數量浩大、內容豐富、類型復雜、載體多樣的檔案信息資源一概納入各級國家綜合檔案館的管理體系之中，既不符合經濟社會發展的現實、也不可能得到社會的普遍認同，還將成為桎梏檔案事業健康發展的“枷鎖”。可見，檔案信息資源管理社會化是有效改變上述現象、完善檔案信息資源管理的基本選擇。

二、檔案信息資源管理社會化的作用績效

檔案信息資源管理社會化建設，并非取消或降低檔案館的作用功能。檔案信息資源管理社會化具有強烈的“互動”要求，通過社會化管理所形成的“互動”機制，可以增強社會參與意識，起到“削枝強干”、強化國家檔案館在檔案信息資源管理與檔案信息資源利用領域主導地位的重要作用。檔案信息資源管理社會化除提倡社會各方面建立起不同體制、多門類的檔案信息資源管理社會化模式與管理“實體”之外，更為重要的是還要廣泛動員社會各方面的力量參與到檔案館的建設之中，強化檔案館業務能力、完善檔案館服務手段、促進檔案館事業發展等均具有極強的作用績效。

1、有利于檔案館參與社會建設、有針對性地開展檔案服務

檔案價值的實現存在著滯后性、隱蔽性等不利因素；而檔案館主要采取“預測”的方式確定開展服務的方向、對象，導致服務的準確性、針對性、有效性受到“抑制”、效果難如人意。檔案信息資源管理社會化，可以有效的“激活”社會公眾自覺接受和主動參與管理檔案信息及檔案信息服務的積極性，有利于消除檔案本身所帶來的某些不利因素的影響，使檔案館的檔案信息服務工作更具針對性、準確性與實效性。

2、有利于實現檔案館服務方式轉變、拓寬服務范圍

檔案館以往在服務方向定位上片面地強調為黨和政府的科學決策服務、為經濟發展服務，忽視了為社會公眾服務的職能建設，實際上將檔案館變成了政府的“附庸”機構，不僅制約了檔案事業的全方位發展，也桎梏了檔案館面向社會公眾、開展公共服務的領域范圍。導致檔案館難以適應社會公眾日益增長的檔案信息利用需求。檔案信息資源管理社會化，有利于檔案館在服務理念、服務方式、服務領域等方面進行變革，從強化檔案信息管理、拓展公共服務領域需要出發，調動檔案館與社會兩方面的積極性和參與意識：促進檔案館及時了解、掌握社會檔案信息需求變化的“脈搏”，有針對性地開展檔案館業務實踐活動，從而實現檔案館服務方式的轉變、拓展檔案信息服務范圍、更好履行檔案館基本職責的目的。

3、有利于保障檔案館經費投入、擴大經費來源

檔案館主要是通過獲取政府的財力投入來達到維系自身存在與履行職能的需要，這種檔案館經費來源的“一邊倒”傾向似乎已經成為傳統檔案館發展建設中的一條“鐵定法則”，而被長期地保持下來。檔案館經費來源渠道單一、捉襟見肘，使相當一部分檔案館陷于開展工作舉步維艱的窘迫境地，嚴重妨礙了檔案館事業的發展。這種狀況已經不能適應市場經濟條件下檔案事業的發展需要，必須進行有效的變革。檔案信息資源管理社會化，有利于檔案館拓寬經費來源渠道，從而加大檔案館檔案信息資源開發工作的力度，便于使檔案館為社會發展提供更多優質高效的檔案信息服務支持。