做好文書檔案管理工作的探討

李海楠

[摘 要]文書檔案管理是單位各項工作的真實記錄，是各項事業可持續發展的重要憑證，如果不能及時有效的進行文書檔案管理，那么整個事業就 會受到牽絆，只有不斷加強文書檔案管理，提高工作人員的素質，規范應用現代化管理工具，才能提高文書檔案管理的工作效率。

[關鍵詞]文書檔案；管理；探討

一、文書檔案工作的重要性

文書檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。所以，要充分認識到文書檔案管理工作的重要性。特別是在新時期市場經濟管理中，管好用好文書檔案，對資源開發起著重要的作用。一方面，文書檔案具有憑證作用。文書檔案是歷史的真賃實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。文書檔案之所以具有憑證作用，是由其形成的特點和本身的特點所決定的。因為，文書檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀性。所以，文書檔案是令人信服的歷史證據。同時，從文書檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了文書檔案是確鑿的真憑實據。另一方面，文書檔案具有參考作用。文書檔案作為一種歷史記錄，不僅具備憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因為文書檔案不僅真實地記錄和反映了人償社會實踐活動的濃度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經驗。

二、文書檔案工作的對策與建議

1.提高文書檔案管理人員的責任意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。要通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務。同時，要把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

2.加強文書檔案管理工作的信息化水平。掌握現代化管理技能，是新時期做好文書檔案管理工作的基礎和保障。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。同時，要努力實現文書檔案管理工作的信息化水平。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類各異，就不可避免地產生分類不準確的現象，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

3.規范文書檔案管理工作的程序和方法。首先，要全面普查案卷。要剔除一些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步。其次，重新組合案卷，實現案卷規范化。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工填寫，以保證案卷更加規范。第三，規范題名，提高檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅有查全率是不行的，還須同時保證查準，因此，在著錄時要統一規范題名。我認為規范題名應掌握的原則與要點是填寫題名項要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。

4.提升文書檔案管理人員的綜合素質。提高文書檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。要注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。