電子檔案管理存在的問題及對策研究

張瑜

[摘 要]現代信息技術給檔案管理方式帶來了創新，電子檔案管理彌補了傳統紙質檔案管理的不足，具有極大的優點和廣闊的發展潛力。但是電子檔案管理是新興事物，在發展過程中存在許多問題，本文就此展開分析，同時研究相應的對策。

[關鍵詞]電子檔案管理；存在問題；對策研究；信息安全

今天檔案管理已經進入電子化和網絡化時代，檔案改變了紙質形態，轉變為以磁、電、光等介質為載體的方式。電子檔案的優點有：快速接收、歸檔信息，存儲密度大、實現多種信息媒體一體化、方便統一管理、資源共享等。但同時電子檔案管理信息容易被更改，數據容易丟失，存儲介質材料易損，對計算機依賴較大。電子檔案管理是未來檔案管理的發展趨勢，因此必須及時解決存在的問題，找出有效解決對策，提高電子檔案管理的水平。

一、電子檔案管理中存在的問題

與傳統檔案相比，電子檔案出現的時間并不長，雖然其在儲存空間占用相關信息處理效率等方面有很大優勢，但在對其認識、利用中仍存在一些突出問題。

1.檔案管理觀念陳舊落后

很多單位的領導對檔案管理工作的重視程度不夠，將檔案工作與保管性工作混同，認為檔案管理不會影響單位實質性發展。因此，他們對檔案工作不能及時關注和更新，對新出現的電子檔案管理方式缺乏正確認識。部分檔案管理工作者的觀念陳舊，沒有及時調整管理思維，檔案管理理念比較封閉，制約了電子檔案的發展進程。

2.檔案管理不規范

電子檔案對計算機系統依賴性強，電子檔案管理工作中規定了對重要系統、文件、數據信息進行定期備份，但是缺乏具體操作性規范。電子檔案保存工作缺乏連續性和完整性，管理工作存在很多紕漏。目前的電子檔案存儲介質主要是光盤、移動硬盤和U盤等，沒有進行備份數據檔案登記管理，缺乏規范的放置措施，另外，計算機數據檔案沒有配套的避免拷貝技術，缺乏相應的檢查機制。

3.忽視電子檔案管理安全

檔案管理工作者普遍忽視電子檔案安全性，沒有采取有效的安全防范措施。電子檔案依賴于計算機系統，因此電子信息在收發、保存、歸檔的過程中存在病毒入侵、被盜、泄密、被偽造和篡改等風險。利用電子檔案的過程也存在安全隱患，因為電子檔案和紙質檔案比，更容易被修改和覆蓋，破壞電子檔案的原稿。

二、電子檔案管理改進對策

1.制定電子檔案管理規范

電子檔案的每一個環節：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質量，促進電子文件管理的科學性，應該制定相關的法律法規和管理規范，對單位、檔案員進行約束，還要制定相關網絡系統保密驗收的規范、計算機和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規定等，更好地保障電子文件的原始性和真實度。

2.統一電子檔案管理軟件

建立規范的電子檔案接收數據格式，將檔案整理軟件進行推廣和統一。首先由地方的檔案管理部門規定統一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進行規范化處理，然后發放到各單位進行參照。定期開展電子檔案培訓工作，對檔案管理工作人員進行業務和技術的繼續性教育，幫助他們進行軟件更新，格式統一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進行指導，委派專業技術人員幫助檔案管理人員發現工作的不足，找出解決措施，促進統一數據格式的電子檔案體系形成。

3.提高電子檔案的保存質量

電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響，對電子文件“物理生命”的保護一是防磁，二是控制調節環境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環境衛生。電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備，及時更新電子檔案的文件結構，加強電子檔案的保管，確保電子檔案的長期可讀性應用。對電子文件“信息生命”的保護主要有防電腦病毒，控制網絡中電子文件系統的安全，備份處理，異處保存，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”。

4.加強電子檔案的安全

（1）建立數據備份和恢復系統。備份技術是針對電子檔案管理安全性隱患的重要技術手段，是必不可少的安全性措施。面對網絡系統的安全隱患，應完善數據備份和恢復系統，使計算機或者網絡發生安全性事故時，關鍵、重要的信息數據能有效恢復。

（2）要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、權限，安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。

（3）對重要文件采用。“雙重“歸檔法。由于文件生效的主要標志是簽署和印章，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性及易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。

5.提高檔案工作人員素質

信息化進程推進了檔案管理的現代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計算機技術水平，增強現代檔案管理專業修養，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識別網絡電子文件操作者，對其進行權限控制。單位應引進高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業務和計算機技術。

綜上所述，檔案管理工作者應準確把握時代脈搏，積極尋找電子檔案管理的先進經驗，提高自身管理水平，學習現代信息技術和網絡技術，針對性的解決本單位電子檔案管理中存在的問題，尋找積極有效的對策，促進電子檔案管理走上一個新臺階，適應不斷變化發展的社會需要。

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