淺析在電子政務環境下政府檔案管理的模式

王婷婷

[摘 要]跨入二十一世紀以來，我們處于一個信息化社會中，信息成為人們重點關注的對象，信息網絡技術也得以普遍的應用。在這種情況下，網絡環境為政府推行電子政務提代了良好的平臺，同時也加快了構建政府檔案資源體系的步伐，使政府檔案的服務功能得以進一步拓展，政府檔案的信息化建設速度得以加快。隨著政府電子政務的實現，在這種環境下，檔案管理工作也需要不斷的進行創新改變，特別政府檔案又與人們的切身利益息息相關，這就更需要加快管理方式的改變，確保政府檔案管理加快向科學化和信息化發展的進程。

[關鍵詞]電子政務；政府檔案；管理模式

在當前網絡環境下，電子信息技術與行政管理工作得以有效的結合，政府電子政務得以實現。在這種情況下，政府電子辦公文件不再受制于時間、空間和部門的限制，為政府各部門提供優質、全方位的服務。而且在信息技術和辦公平臺的基礎上，政府各部門文件的傳送及管理也發生了較大的變化，各種現代化的先進技術得以應用。在這種環境下，政府檔案的管理模式也在不斷的發生變化，并在不斷的進行創新。

一、服務手段

近年來，電子政務和政府網絡智能辦公系統得以應用，這有效的改變了政府檔案信息服務的方式，其開始更偏重于網絡和數據庫，而且檔案信息服務方式也開始一改有限和被動服務的限制，開始向網絡資源為主的無限和主動服務方向轉變。打破了傳統的靜態和間接服務，更注重于提供動態及直接的參考咨詢和開發編輯。而且通過對檔案資源信息進行提煉加工，從分散、無序的檔案資源中進行信息的提取和濃縮，利用多種服務方式，從而有產的提高檔案信息服務的主動性、快捷性，使其向高層次的服務方向發展。

二、檔案載體

政府電子政務辦公的應用，有效的加快了網絡技術、數碼技術和各種現代化的高科技技術在政府部門的應用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長期以來只依靠文字來對歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過聲音、圖像等能夠更直接和生動的將事物得以展現出來。而且在對檔案進行記錄時，以光盤、磁帶及移動存貯設備為主的磁性材料得以應用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發展，同時也加快了檔案結構的改變。

三、檔案主要工作流程中管理方式

網絡技術運用及電子政務辦公的環境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據自己的工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網絡傳送到檔案管理部門，也可以直接將數據信息錄入到檔案數據庫中；另一方面，通過網絡，政府檔案管理人員可實行跟進式服務，形成初期，跟蹤指導，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數據文件夾中進行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉化作檔案的時間周期，收集工作做到了根據需要，確保了歸檔信息的完整性、準確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉變的另一結果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質檔案管理，轉變成對儲備數字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務環境下給予各種工作提供靈活方便的同時，安全隱患意識也必須時時在心，特別是在涉及的政府機密信息，管理員必須做到：一是注意網絡信息安全措施的加強，日常業務中及時更新維護殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴格審查不當的信息與杜絕保密的內容上網，從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強檔案數據安全管理，數據庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數據的備份，確保檔案信息的齊全。

四、服務方式

現代信息網絡的接入形式多樣，為檔案信息服務拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網絡傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務，并能及時收集用戶反饋的信息。政府在電子政務背景下，通過網絡技術，利用不同的信息服務軟件系統，可以對利用者的利用時間、區域及查詢檔案信息內容等進行統計，及時與用戶溝通聯系，適時調整檔案利用服務，并對不同時期和部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求[2]。檔案信息服務工作是社會發展到一定歷史階段而產生的社會現象，政府的檔案利用服務在不脫離原有的基礎上，要注意傳統檔案利用服務方式與現代網絡檔案信息服務的并舉，做好在新技術向檔案管理滲透的過程中，努力實現傳統和現代兩種服務方式的有機結合工作，使兩者做到優勢互補，揚長避短。

五、管理理念

在電子政務環境下，有效的推動了檔案管理自動化的進程，而且管理工作更具有科學化的特點，檔案工作開始向數字化和信息化的方向發展。在這種情況下，作為政府檔案的管理人員，需要轉變思路，強化對資源的重視，從而自覺對檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作進行加強，這樣可以有效的發揮出檔案資源的巨大潛能，使其在管理中實現創新，有利于檔案信息的開發利用工作主動進行。

六、結束語

檔案是信息社會的寶貴資源，與電子政務信息數字化一樣，檔案資源信息化是21世紀檔案事業發展的必然趨勢，在全力推行電子政務辦公的環境下，政府各部門的信息需求及檢索方式等方面都有了新的變化，出現了新的特點。制定政府信息化建設發展規劃，健全檔案管理的標準與規范，構建技術先進、功能完善、安全可靠的信息化支撐平臺，把檔案信息化建設納入規范化、模式化的軌道，這是當前政府檔案管理工作中極為重要的一項工作，需要政府檔案管理者及相關部門給予充分的重視，從而確保政府檔案功能作用的有效發揮。

參考文獻：

[1]朱紅艷.網絡環境下檔案信息管理探析[J].黑龍江檔案，2011（1）：37.

[2]金凡.網絡環境下創新檔案信息服務探討[J].檔案，2010（4）：47.

[3]羅顯明.談談網絡環境下政府檔案信息資源共享機制.蘭臺世界.2012-05-25.