高校評估中教學檔案管理的重要性及工作創新

田紹敏

[摘 要]以高校評估為切入點，論述了教學檔案在高校評估中的作用，高校評估與高校檔案管理是一種相輔相成、互為基礎、相互促進的關系，高校檔案是高校評估的基礎和支撐，高校評估促進高校檔案建設。搞好教學檔案管理首先要重視教學檔案管理工作；其次要完善教學檔案管理工作.只有對傳統檔案工作從觀念和管理方式方法方面進行創新，才能適應高校評估的需要。

[關鍵詞]高校評估；教學檔案；創新

針對檔案在服務高校評估中呈現的一些問題，從分析教學檔案與“評估”之間的相互作用入手，論述了做好高校檔案管理工作的重要性，提出了加強高校檔案管理工作的新思路。

一、高校評估中教學檔案的重要性

高校教學評估是國家行政部門對高校實行監督和考核的主要形式，是國家判定一所高校是否合格以及選定重點高校重點學科的重要依據，也是高校完善教學設施，提高教學質量，提升辦學水平和管理水平的巨大動力。可以說，收集齊全完整、整理科學規范的檔案材料在評估中起著舉足輕重的作用。

1.高校教學檔案是高校評估的基礎和支撐。

評估專家獲取受評高校信息的途徑有兩條。一是獲取按評估指標體系整理、匯編的背景材料和支撐材料。這些材料大多來自系部教學部門檔案。二是通過調查訪問、現場聽課、聽取匯報、民意測評等形式直接收集評估信息，但由于受時間、人為因素的影響，此種途徑獲得的信息可能只是反映局部、暫時的表面現象。有些內容的評價單憑直觀的現場考察、座談、走訪是無法了解高校全貌的，最終都要以高校各級檔案部門提供的原始材料為依據。高校檔案是評估專家對受評高校作出符合實際評價的原始依據，評估專家進校考察評估，除了看到聽到的現實情況外，大部分時間都是通過審閱自評報告和查閱各種檔案資料來了解受評高校的情況，如果檔案材料充實而完善達到真實性和完整性的統一，再輔之以調查、走訪、民意測驗等就可以對教學管理水平作出準確的評價，反之一些單位不注意平時檔案材料的積累，檔案材料不完整、不齊全、那么就會影響評估結果。

2.高校評估促進高校教學檔案建設

高校評估極大地提高了人們的檔案意識，增強了檔案工作的責任感，高校評估的結果直接關系到高校的前途和命運，關系到高校的社會聲譽和社會地位，關系到高校未來的發展，關系到廣大師生員工的切身利益，而影響高校評估結果的直接因素是高校檔案。高校評估推動了高校檔案工作的科學化、制度化和規范化，高校檔案在評估中的全面亮相既有助于檢閱高校檔案工作的成就，更便于及時發現檔案工作的不足，從而制訂相應的規章制度、規范，促進檔案工作不斷向科學化、制度化和規范化的目標邁進。其中，高校評估更加快了高校檔案工作信息化進程，各校需要在較短的時間內向評估專家提供大量的關于教學、科研、黨政管理等方面的支撐材料，受評高校如果還是使用傳統的管理和服務模式就不能進行快捷高效的檢索和及時調用各種檔案資料，影響評估專家的正常工作，也會給受評高校的評估結果帶來不利影響。因此，只有加快高校檔案工作信息化建設的步伐，才能適應高校評估工作的需要。

二、高校檔案工作創新首先必須是的創新。

1.檔案工作創新務必是工作方式、方法上創新。工作方式、方法創新就是檔案工作要適應時代發展的需要，由原來單純的檔案實體管理模式轉為以信息管理為主的信息化管理模式，實現檔案管理以及檔案工作的信息化。具體就是實現檔案工作的“三化”。即檔案工作的現代化、檔案資源的數字化、以及檔案服務的網絡化。只有這樣，才能提高檔案工作的效率，才能提高檔案工作的水平與質量，才能體現檔案工作的價值，從而提高全員檔案工作意識和責任心，為檔案工作的科學發展創造基礎。

2.檔案工作的現代化：檔案工作的現代化，就是實現檔案辦公的自動化、程序化。在檔案信息系統建設的過程中，一要確保信息系統功能的完善強大，將檔案工作全部管理環節都考慮進去，實現辦公的自動化、程序化，提高工作效率，將檔案管理人員從原先檔案實體管理中繁瑣的重復體力勞動中解放出來，專心做好檔案信息管理和開發。二要重視和加強對文書管理工作實行前端控制，在其形成之初就介入檔案管理，實施對其全程跟蹤管理，實現文檔一體化管理。

3.檔案資源的數字化：檔案資源數字化是檔案工作現代化的前提、基礎。在高校檔案資源數字化過程中會遇到一個問題：原先歸檔的紙質檔案怎么實現數字化？比較便捷的方法就是委托專業的掃描公司，集中力量把紙質檔案轉換成數字文件。這需要花費一定的資金，但相對于檔案的數字化利用而言，付出是值得的。此外，在檔案數字資源的建設中，尤其要重視和加強對諸如OA等各業務辦公系統產生的現行電子文件的捕獲、轉化、轉換方面的研究，使這些數字文件直接轉換為數字檔案，避免重蹈再從紙質檔案掃描為數字檔案的覆轍，解決“增量”檔案的數字化問題，進一步豐富、完善檔案數字資源。

4.檔案服務網絡化：檔案服務的網絡化，能最大限度方便利用者，使利用者能不分時間、地點最大限度獲取所需服務，是當前檔案工作服務方式的發展方向，可采取下列三種方式進行服務。

網上閱覽。對已公開無限制要求的檔案信息，檔案信息系統應建立外部檔案利用平臺，用戶可以通過互聯網訪問檔案信息系統獲取檔案信息，實現檔案信息的遠程利用。

內部主頁。對于設置了查詢限制的檔案信息，師生可根據各自的查詢權限，通過學校的內部主頁登陸檔案信息系統獲得權限范圍內檔案的全文信息。

現行電子文件自助閱覽室。對于現行電子文件，可根據辦公區域分布和服務半徑設立相應的自助電子閱覽室，用戶可根據自己的授權通過電子閱覽專用計算機自助獲得相關領域的最新現行電子文件查閱。

參考文獻：

[1]孟凡.淺談高校檔案管理中的問題與對策[J].科技資訊，2010（22）

[2]陸銘.高校檔案創新實踐.黑龍江檔案[J]，2009（6）