技工學校檔案管理工作在信息化時代下的創新實踐

黎鳳萍

[摘 要]以計算機網絡技術為代表的現代信息技術的迅猛發展和廣泛應用，使檔案信息管理進入現代化管理的先進行列，并為檔案信息的科學管理提供了可靠的保證。技工學校檔案管理工作應該與時俱進，在信息化時代下進行創新，提高檔案管理工作的實效性和科學性。

[關鍵詞]技工學校；檔案管理；信息化；創新實踐

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》將教育信息化上升為國家戰略，教育部《教育信息化十年發展規劃（2011-2020年）》，對教育信息化發展做出了總體部署。而檔案管理信息化是學校信息化的重要組成部分，已經成為學校工作的重要組成部分。

1.信息時代技工學校檔案管理創新的必要性

信息技術為檔案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法。然而，目前很多技工學校由于教學工作任務繁重，很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，導致檔案收集不全。很多學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，較少運用計算機及網絡技術進行管理，沒有充分發揮檔案的作用。這樣不僅難以適應信息化時代的要求，也對于技工學校的長遠發展不利。

因此，在技工學校檔案管理過程中應該加快管理工作的信息化建設，檔案存儲的信息化建設可以提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本，并可超越時間、空間、機構等因素，滿足校內外人士對于學校檔案的需求。而且學校的各類繁雜檔案通過計算機的管理，可以對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，提高了檔案工作的社會效益和經濟效益。

2.技工學校檔案管理信息化的創新路徑

2.1健全與檔案管理信息化相關的標準和規范

進一步健全與檔案管理信息化相關的標準和規范，是技工學校落實信息化建設的根本保障。首先，學校要不斷規范檔案管理制度，加強網絡與信息安全規章制度建設，建立常規的檔案信息化管理標準，以制度的形式將檔案管理落到實處，實現以制度管人，按制度辦事。

2.2加強相關的軟硬件建設

技工學校要樹立檔案管理信息化建設的意識，無論是領導還是普通教職工都要認識到信息技術對于檔案管理的重要性。在硬件方面，學校要引進并且使用先進的信息設備，如計算機設備、通訊設備、網絡設備等等，通過這些設備將教育教學各類信息生成和整理出來，使各類信息規范化、標準化、數字化，從而向社會各界、學校師生員工提供完備的數據庫和光盤檢索系統、互聯網虛擬系統等信息服務。在軟件方面，學校要引進合適的檔案管理軟件，并且進行開發和合理利用，盡快建立起包括信息采集、信息管理、信息服務的完善的自動化系統。比如學校可以用powerpoint制作“教師業務檔案”和“學生成長記錄袋”，利用現在手機、相機、電腦多種普及化的信息采集途徑，全方位記錄師生的工作學習、生活交流，以豐富學校檔案容量，增強直觀性。

2.3提高管理人員綜合素質

電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員的綜合能力直接影響到檔案信息建設的創新。他們不僅僅要懂計算機操作、聯機檢索、上網查詢等信息技術，又要具備一定的教育管理知識，這樣才知道需要收集什么信息和知道如何進行信息的加工處理，從而提高學生信息素養，推動教師信息能力的提高。具體來說，技工學校檔案管理者必須有具有較好的基礎知識、教育教學知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識水平。因此，學校應該對教職工進行計算機技術和網絡技術的培訓，比如現代化歸檔管理系統的使用、新型載體檔案材料的開發利用等等，使他們盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調整和完善自己的知識結構。

2.4促進檔案信息資源共享

檔案管理工作的創新要注重信息資源共享。技工學校要注重加強檔案信息資源建設過程中的聯系與合作，將學校的檔案信息資源融入整個社會的信息資源體系之中，通過積極的檔案信息資源共建，提高檔案信息資源共享。具體來說，學校要以校檔案網站為主體，利用學校統一的網絡出口與其他學校檔案網站鏈接，形成一個共同的整體檔案工作信息網。同時，學校要充分利用和發揮互聯網網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口，向全校師生提供網上查詢和使用服務，進一步發揮檔案信息資源的共享作用。

2.5健全安全保障措施

技工學校在進行檔案管理信息化建設創新的同時，必須認識到其中存在的安全隱患。學校要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負責制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。對于檔案信息網站上載的信息，要嚴格執行上網信息審核制度，防止檔案信息失密情況的發生。檔案信息資源庫與開放檔案信息數據庫、局域網、檔案網站等實行嚴格的物理隔離措施，防止黑客入侵。同時，學校應該加強對檔案信息資源庫的管理，設置分級管理權限。杜絕非法操作情況的發生，確保檔案信息資源庫的絕對安全。檔案管理人員要定期在硬磁盤上備份所存儲的信息，保證計算機系統發生災難性故障時檔案數據庫信息的恢復。

3.結語

檔案是技工學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，檔案管理工作是學校一項非常重要的基礎建設，其內容繁雜，不僅包括黨群類、行政類檔案，還包括教育教學類檔案，比如學生檔案、教師檔案、教育教學工作檔案等等。只有通過信息化建設進行創新，才能使技工學校檔案管理變得更加科學高效。

參考文獻：

[1]李麗.信息技術在技工學校檔案管理中的有效運用[J].佳木斯教育學院學報，2012，01：318+331.

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