學校檔案的利用與文化建設

張莉英

[摘 要]學校檔案與校園文化建設密切相關。倘若學校檔案管理不當，該校校園文化建設必然難以繼續。只有合理利用學校檔案，在其基礎上商討研究學校文化建設具體方針，才能事半功倍，為廣大師生營造良好的文化氛圍。本文就學校檔案與校園文化建設展開討論，針對現在存在的問題提出建議。

[關鍵詞]學校檔案；校園文化建設；電子檔案

前言

學校檔案是一個學校的根基，記載和傳承著學校的精神。如果說學校檔案是一個學校的過去與現在，那么校園文化建設就是學校的未來。在這個多元化的世界，校園文化也正展現其蓬勃的生命力，而這生命力的展現正是汲取學校檔案這一養料。通過學校檔案對過去的記載，能盡量避免制定方針時的方向性錯誤，使校園文化建設少走不必要的彎路，檔案累積的經驗方法也能為后人提供發展方向。總之，檔案的合理管理為校園文化建設打下夯實的基礎。

1.關于學校檔案和校園文化的概念簡介

1.1學校檔案

檔案簡單層面上的理解即為歷史記錄。包括個人檔案、團體組織檔案、國家檔案等。此處僅簡介學校檔案。學校檔案是指學校在從事教育、教學及其有關的學校建設、財務管理等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1.2校園文化

校園內安靜的自習教室、艷麗的奇花異草、幽靜的林間小巷皆屬校園文化。不只是這些物質方面，校園文化還包括精神方面。淳樸的校風、濃厚的學風、和善的人際交往等。

2.現今學校檔案管理存在的問題

2.1沒有意識到檔案管理的重要性

現今學校可能著力于提高學生成績，一味嚴抓學習，或者更注重校園內環境問題，很多人都不太在意學校檔案管理，甚至認為這些只是過時的文字或圖片，學校的文化建設與檔案無關。更有甚者，一些規模小的學校沒有規范系統的檔案，或是建校時間短，從建校初沒有學校檔案重要性的意識，一直沒有檔案室。檔案本應該如實傳達歷史事件，但若長期得不到應有的重視，日后必然造成資料來源不明、校史無從查起等問題。校園建設遇到難題時無法在檔案中找到相關經驗，不利于之后的校園文化建設。

2.2檔案管理雜亂、信息混雜

檔案需要管理人員定期整理，以方便查閱取用，并且保證檔案不丟失。以往的文件大多是紙質版，因此對文件的存放環境也有一定要求，以免檔案受損。但由于有些人不能明確學校檔案的重要性，或是學校人員不足，只是任課老師利用課余時間管理檔案。檔案管理這方面還有所欠缺，使得學校檔案管理制度形同虛設，沒有真正發揮相應的作用。不能讓他人通過學校檔案加強對學校的了解，也不能為校園文化建設提供憑據和資源。

3.解決檔案問題方法

3.1提高人們對學校檔案的重視

人們對檔案的重視程度直接影響管理檔案時的工作態度。如果不能從根本上轉變人們的觀念，無論多強硬的手段都很難實現檔案規范化管理。相關檔案管理部門應采取一些措施來加強人們對學校檔案的重視程度。例如宣揚學校檔案的重要性，針對檔案保存完整且管理完善的學校給予精神上或物質上的表揚；加強對學校檔案的重視程度，不吝金錢，為檔案的修繕投入資金，將檔案管理列為學校評選項目，各校自然會增加對學校檔案的重視程度；定期對學校的檔案進行查看，以此督促學校方面提高對檔案的管理。檔案查看要注重數據上的完整，更要注重核實內容是否屬實，避免前些年出現的高校瞬間“變老”。不只是相關部門，學校本身也該針對檔案被忽視問題積極采取措施。例如對全校師生講解學校的發展史，就如同人不能忘本一樣，一個學校的發展史，蜿蜒前行的坎坷路也該被銘記；將校園的歷史以生動形象的演講、表演等方式展現在師生面前；舉辦校慶，學校誕生紀念日就該全校同慶，增加大家對學校的認識；改變檔案秘密這一觀念，但檔案真實性不可動搖。將檔案分享給全體師生，不僅能增加師生對學校的熱愛，更能使學校檔案更好地服務于校園文化建設，營造和諧的校園氛圍，創造豐富的校園文化。

3.2制定完備的檔案管理方針

檔案管理是校園文化建設中不可或缺的關鍵內容，其服務質量和服務效益決定著校園文化體系的構建水平。制備完善的檔案管理需要領導人根據本校實際情況制定相應方針。以往檔案都是紙質版，學校歷史悠久可能會有很多檔案因紙張破損而有所損失。學校或相關部門應投入資金，將紙質檔案做成電子版。請專業人士制作完善的一套系統，不僅實現檔案現代化，還可以讓全校師生在網絡上了解學校的歷史，為校園文化建設打下群眾基礎。完備的檔案系統更有利于檔案檢索，大大縮短了查找時間，使檔案利用率提高。紙質版與電子版檔案都應注意更新速度，校園文化建設可直接利用電子版檔案查找相應資料，這樣可以更便捷；招聘專業人士管理學校檔案，而不是只是老師課余時間兼職管理。以前檔案管理不受重視，管理人員大多業余，不能好好整理檔案。制作電子版檔案需要軟件方面的專業人士。檔案管理需要時間可能會長，所以應招聘全職人員；聘請專業人士將學校檔案制作成圖片、甚至動漫形式，吸引更多的師生查閱。校園檔案系統不斷更新、升級，保證文件更新快速且內容真實，不做虛假宣傳。

4.結語

學校檔案記載了學校發展歷程及曾經面對坎坷的解決方案，為校園文化建設提供豐富的資源，為校園文化建設碰到類似問題提供解決方案。學校檔案是校園文化建設的基石，而文化建設必然發展學校檔案建設。文化建設在著力于物質文化的同時更要注重精神文化建設，把學校檔案歸類于精神文化建設，通過學校檔案了解學校歷史，再以學校檔案豐富精神文化建設，二者相輔相成。

參考文獻：

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