談電子檔案的產(chǎn)生及可理解性

王旭

[摘 要]電子檔案的恢復(fù)與顯示對(duì)利用來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。保證電子檔案的可用性和可存取性，在一般情況下，只能夠把那些能被正確表達(dá)和能被人理解的檔案，提供讀者利用。然而，對(duì)一份文件的內(nèi)容來(lái)說(shuō)，常常有不被人理解的情況。因此，為了使人們能夠完全理解一份文件，責(zé)任者不僅須熟悉其內(nèi)容，而且還必須把內(nèi)容的結(jié)構(gòu)同其形成和利用聯(lián)系起來(lái)，也就是必須保證電子檔案的可理解性。本文就電子檔案的產(chǎn)生及可理解性進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；產(chǎn)生；可理解性

為使一份電子檔案的內(nèi)容可被完全理解，就需要保存與其內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括；相關(guān)的其它文件系列名稱(chēng)、存儲(chǔ)位置及相互關(guān)系；對(duì)電子檔案內(nèi)容中所引用其它未被存儲(chǔ)的參考資料出處；在自然語(yǔ)言中不常用的詞語(yǔ)解釋?zhuān)槐匾呐c電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息注釋等。這些信息，要在電子文件的形成或維護(hù)階段通過(guò)著錄收集，并將這些信息組成相關(guān)文件系列加以保存，以便在利用電子檔案中查考。

一、電子檔案的產(chǎn)生

具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件必須要?dú)w檔保存。電子文件的歸檔，就是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)將整理好的電子文件和它生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性存儲(chǔ)載體或光盤(pán)上保存。電子文件歸檔后即形成電子檔案。它與紙質(zhì)檔案等有相同之處，如；它們都是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄；它們都應(yīng)遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等檔案管理基本原則。但它與紙質(zhì)檔案等卻有很大不同之處。這些載體的檔案只要避開(kāi)天災(zāi)人禍，遵守管理和保護(hù)的有關(guān)要求，就能達(dá)到長(zhǎng)期保存。我國(guó)保存的紙質(zhì)檔案，有的已達(dá)千年。而任何電子檔案，當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息記錄于存儲(chǔ)載體后，就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備。它不能離開(kāi)這種生成的環(huán)境條件而單獨(dú)存在，人們只有采用這種記錄檔案內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行逆處理還原、輸出，才能識(shí)別它的內(nèi)容。電子檔案內(nèi)容和記錄它的載體隨時(shí)隨地都可分離，載體不是電子檔案重要的不可分割的組成部分。只要電子檔案的內(nèi)容不變，其結(jié)構(gòu)形式也可發(fā)生變化，這些變化都成為無(wú)關(guān)緊要，甚至到了無(wú)所謂的程度。電子檔案長(zhǎng)期保存確實(shí)非常困難，需要有不斷更新的技術(shù)和措施作保障。由于電子文件歸檔及電子檔案管理都要靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)，如電子檔案的保管期限是由電子檔案內(nèi)容來(lái)定，而實(shí)現(xiàn)電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性等。所以，應(yīng)將電子檔案視為一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，亦可稱(chēng)為“電子檔案技術(shù)工程。”只有認(rèn)清電子檔案與紙質(zhì)等載體檔案的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)，才能做到對(duì)電子檔案管理提出正確的要求，既堅(jiān)持檔案工作的基本原則，又不致將紙質(zhì)等載體檔案的管理理論、方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)加工電子檔案，有利于電子檔案根據(jù)自身的特殊性，創(chuàng)建電子檔案的管理理論、方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)；才能達(dá)到既強(qiáng)調(diào)電子文件及電子檔案管理的必要性，又不會(huì)放松對(duì)紙質(zhì)等載體檔案的管理、保護(hù)、開(kāi)發(fā)利用，不盲目地將紙質(zhì)等載體檔案制成電子的副本。造成不必要的浪費(fèi)；才有可能真正做到在電子檔案大量涌現(xiàn)時(shí)，我們既重視電子檔案，又能正確對(duì)待紙質(zhì)等載體的檔案，充分開(kāi)發(fā)各類(lèi)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，使檔案事業(yè)在電子時(shí)代繼續(xù)得到全面發(fā)展。

二、電子檔案保存在電子文件階段的要求

（一）設(shè)計(jì)階段

電子文件在設(shè)計(jì)階段，必須根據(jù)電子文件歸檔后形成電子檔案的保存要求，提出計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃應(yīng)明確保存電子文件所依靠的技術(shù)，規(guī)定歸檔的需求及保管的期限。以便所設(shè)計(jì)的電子文件與系統(tǒng)能夠被有效地保存，并使電子文件的內(nèi)容，上下文關(guān)系和結(jié)構(gòu)成為責(zé)任者活動(dòng)的可靠性，還使具有檔案價(jià)值的電子文件得到確認(rèn)與維護(hù)。在決定保存電子文件所依靠的技術(shù)時(shí)，應(yīng)考慮在一定時(shí)期內(nèi)軟硬件平臺(tái)的統(tǒng)一。要確定收集具有檔案價(jià)值電子文件的時(shí)間，這個(gè)時(shí)間不—定選在整個(gè)生命周期之末，只要系統(tǒng)中的電子文件已不再用于日常事務(wù)時(shí)，就可以進(jìn)行收集。也就是說(shuō)，具有檔案價(jià)值的電子文件。可在其生命周期內(nèi)的任何適當(dāng)時(shí)間進(jìn)行收集。

（二）形成階段

在設(shè)計(jì)階段，只是對(duì)電子信息系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)，人們可以根據(jù)設(shè)計(jì)做出一個(gè)既滿(mǎn)足電子文件歸檔要求，又符合實(shí)際應(yīng)用的信息系統(tǒng)。從而保證系統(tǒng)所收集到的電子文件可靠、完整，并可在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)、利用和易被人理解。為了嚴(yán)格履行電子文件歸檔功能，在形成階段應(yīng)對(duì)電子文件形成進(jìn)行監(jiān)督，以落實(shí)在設(shè)計(jì)階段提出的要求。假如檔案部門(mén)沒(méi)有參于設(shè)計(jì)階段.則必須在形成階段對(duì)保管問(wèn)題加以解決。若在形成階段，遇到設(shè)計(jì)階段沒(méi)有預(yù)計(jì)到的保管問(wèn)題時(shí)（如一些較特殊的電子文件類(lèi)型），檔案人員應(yīng)及時(shí)采取措施，確保具有檔案價(jià)值的電子文件得到保存，甚至為方便保存而對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)或變更。

（三）使用階段

使用階段是指電子文件形成后的整個(gè)使用期。在使用階段、已形成的電子文件多為現(xiàn)行文件.是電子文件的活動(dòng)階段。利用者對(duì)電子文件的利用往往是出于現(xiàn)行活動(dòng)與行政目的，并可能對(duì)電子文件進(jìn)行必要的修改與維護(hù)。因而，電子文件需在現(xiàn)行系統(tǒng)中保存一段時(shí)間，當(dāng)它完成了現(xiàn)行使命后，就應(yīng)立即歸檔。所以，在電子文件活動(dòng)階段的維護(hù)，應(yīng)從現(xiàn)行利用和檔案價(jià)值兩個(gè)方面著想，在對(duì)電子文件進(jìn)行修改或維護(hù)后，既利于它的維護(hù)和利用，又必須實(shí)行有效的監(jiān)督和采取必要的措施，使在設(shè)計(jì)和形成階段所有保存計(jì)劃、規(guī)定繼續(xù)得到實(shí)行。在歸檔時(shí)，必須對(duì)歸檔系統(tǒng)進(jìn)行有效的監(jiān)督與控制、以便發(fā)現(xiàn)或預(yù)防可能影響電子文件的恢復(fù)、利用和可存取、可理解、可用性的變化。

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