轉變思想觀念 及時銷毀“過期”檔案

文/菏澤市人力資源和社會保障局 郭東水

轉變思想觀念 及時銷毀“過期”檔案

文/菏澤市人力資源和社會保障局 郭東水

【摘要】本文認為，在大力抓好改建、擴建檔案庫房的同時，應重視和加強檔案鑒定銷毀工作，將那些不再有保存價值和保存期滿的檔案及時揀出銷毀，騰出庫房空間。

【關鍵詞】檔案；鑒定；銷毀

近幾年來，隨著國民經濟和社會的迅速發展，隨著人類活動范圍的不斷擴展和信息化建設的不斷推進，檔案數量急劇增長，檔案種類不斷增多，檔案庫藏日益豐富，檔案在服務社會、服務民生方面發揮了無可替代的作用。與此同時，快速增長的檔案數量與檔案庫房存儲空間相對局限之間的矛盾也日漸突出，特別是一些機關企事業單位的基層檔案館（室），因為館（室）藏空間限制而導致多年應進館（室）檔案無法進館（室）保存，造成檔案材料的散失和損毀。如何化解這一矛盾呢？筆者認為，在大力抓好改建、擴建檔案庫房的同時，應重視和加強檔案鑒定銷毀工作，將那些不再有保存價值和保存期滿的檔案及時揀出銷毀，騰出庫房空間，使更多有價值的檔案進館（室）保存。

一、解放思想，轉變觀念，充分認識檔案依法銷毀的重要意義

長期以來，在檔案界普遍流行著這樣的觀點，就是檔案館（室）收藏、保管的檔案數量越多，保存的檔案年代越久遠，則說明該檔案館（室）工作成績越大，就越容易達標升級，名其曰“館藏豐富”。根據有關規定，各級檔案館（室）人員編制是按照館藏檔案（包括具有檔案價值的資料）數量計算的。館藏檔案少，不僅影響達標升級，而且還會導致減人縮編，這是很多單位、很多人所不愿看到的。在這種“多多益善”思想引導下，一些保存價值本來不大、社會作用不明顯的文檔材料得以入館（室）保存，一些已喪失保存價值、超過保存期限的檔案則在“寧長勿短、留著保險”的心態支配下得以繼續保存，未能及時揀出銷毀。

保存檔案是要花費人力、物力、財力的，這種保存能力和費用在客觀上總是有限的，這種有限性決定了人類不可能也沒有必要將所有的文件、資料全部作為檔案永久保存下來，這就需要通過篩選鑒定，把好“入口關”，疏通“出口關”，也就是做好檔案“存”和“毀”的工作。“存”，大家都比較重視，把大部分時間和精力都用在了檔案保護和管理上，這是無可厚非的；但對于“毀”，不僅單位領導，很多檔案工作人員都有所顧忌，擔心檔案是孤本，沒有替代品，一旦錯誤或不小心銷毀了有價值的檔案，會造成無可挽回的損失，況且檔案法規中也沒有對不開展過期檔案鑒定銷毀活動的行為追究責任，所以不如繼續留在檔案室里保存保險，致使很多檔案“鑒而不毀”，給檔案庫房增加了不必要的負擔。殊不知，檔案的保存與銷毀是辯證統一的關系，保存是銷毀的前提，銷毀是為了更好地保存。保存檔案不是目的而是手段，利用檔案為人類服務才是目的；銷毀檔案不是銷毀有保存價值的檔案，而只是將那些“過期”檔案、失去保存價值的檔案按規定銷毀。“毀”是為了更好地“存”，是“去粗取精”，使那些有價值的檔案得到重點保護，提高保存檔次，延長檔案壽命，優化館藏質量，同時也是為了減輕庫房壓力，緩解檔案庫藏量的驟增與庫房面積相對不足的矛盾，讓那些因庫房限制尚在門外、有價值的檔案材料得以入館（室）保存，確保檔案信息資源的安全和完整。

二、堅持原則，嚴格標準，切實做好檔案鑒定工作

檔案是不能隨意銷毀的。銷毀檔案，必須經過嚴格的檔案鑒定。檔案鑒定分為宏觀鑒定和微觀鑒定。檔案的宏觀鑒定是指以檔案文件之間的有機聯系為基礎，以立檔單位為中心，通過分析和鑒別全總檔案的形成者所承擔社會職能及其計劃、任務和業務活動對保存社會歷史記憶的重要程度，決定各個立檔單位形成檔案的整體保存價值；檔案的微觀鑒定是指根據各個全宗立檔單位的工作計劃（任務）的重要性、文件內容的獨一無二性、文件形成時代的重要性、特別的形式特征、形成者的社會影響力等方面的價值因素，并在綜合分析相關的價值因素的基礎上，對檔案文件的保存價值做出具體的預測和估價。在鑒定實踐中，鑒定組織和人員要把宏觀鑒定和微觀鑒定結合起來，做到從宏觀處著眼，從微觀處著手。

在檔案鑒定工作中，要堅持從國家和人民的根本利益出發，用全面的、歷史的、發展的、效益的觀點判定檔案的保存價值，這是檔案鑒定的一般原則。全面的觀點就是把檔案自身的特點和社會利用需要結合起來，全面聯系分析相關文件和文件的各種因素，全面地預測評價檔案的價值；歷史的觀點，就是分析檔案的價值必須把檔案放在它形成的歷史環境中，去分析檔案的內容和形式以及檔案文件之間的相互關系，并結合現實需要去考慮檔案的價值；發展的觀點，就是用發展的眼光看檔案，既要看到當前的作用，也要看到將來的需要；效益的觀點，就是要充分考慮檔案管理的成本、投入與效益的關系，不能認為某種檔案對人們只要有一點用處，就具有保存價值，只有當檔案發揮作用所帶來的利益超過保存檔案所付出的代價時，才具有保存價值。

檔案的價值鑒定要嚴格依據國家檔案局制定的統一標準，這個標準就是2006年9 月19 日頒發的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）。在這個標準指導下，鑒定人員還必須具體了解、研究檔案的內容與外形特征，分析其潛在價值，而不能僅僅憑案卷目錄，僅僅從文

件標題、文件作者、文種等外在角度去進行鑒定。

為保證檔案鑒定工作的質量，國家規定檔案鑒定工作必須有組織、有領導地進行。機關的檔案鑒定工作，必須在機關辦公廳（室）主任的主持下由檔案部門和有關業務部門組成的鑒定小組共同進行，鑒定工作結束后，要提出工作報告。檔案館對無需繼續保存的檔案進行鑒定和處理需征求有關部門的意見，并經領導機關批準。

三、依據法度，遵循程序，及時處理無保存價值的檔案

經過鑒定，將本無保存價值和保存期滿的檔案揀出銷毀。在挑揀這類檔案時，仍應直接審查檔案，不能只根據檔案保管期限表和案卷封面上指出的保管期限就將檔案揀出銷毀。

為了使領導人和有關機關審查批準需要銷毀的檔案，必須編制“檔案銷毀清冊”，它是日后查考檔案銷毀情況的憑據。同時還應附送一份有關立檔單位和全宗情況的簡要說明，便于審批銷毀清冊的領導人和有關機關了解必要的情況。

檔案銷毀清冊被批準前，準備銷毀的檔案應系統地單獨保管，以便審批檢查或未批準時揀出保存。檔案銷毀清冊經批準后，需要銷毀的檔案一般送工廠作為原料；離有關工廠遠的檔案館（室）或被銷毀的檔案特別機密，也可以自行焚毀。為了保守黨和國家的機密，嚴禁將應銷毀的機密檔案做其他用途，更不準出賣。無論采用什么方法銷毀，都應指派兩名以上專人監銷。檔案確已銷毀后，監銷人須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監銷人簽字。

如有個別案卷和文件未被批準銷毀，尚需保存，亦應在銷毀清冊上注明。為了防止錯毀，對已批準銷毀的檔案除特殊情況外，一般均應“暫緩執行”，待保存一段時間以后，確認已無利用價值時再行銷毀。

由于鑒定銷毀風險大、責任重，長期以來一直是檔案工作的薄弱環節。特別是一些機關企事業單位的基層檔案館（室），鑒定銷毀意識十分淡薄，有的甚至從來就沒有開展過鑒定銷毀工作，館藏了大量失去保存價值的過期檔案，浪費了有限的館藏空間。各級政府檔案部門要一方面加大宣傳力度，一方面建立健全檔案鑒定銷毀機構，定期對檔案館（室）鑒定銷毀工作進行指導和監督。檔案工作人員要認識到，鑒定銷毀工作不是可干可不干的事情，而是必須要干的工作，要以對歷史負責的態度，以高度的責任心疏通“出口關”，克服顧慮情緒，堅決將那些失去保存價值的檔案“請出”檔案館（室），并按規定銷毀，以提高檔案管理效益，推動檔案工作可持續發展。

參考文獻：

[1]《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）