新時(shí)期電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用探析

吳寧寧

[摘要]電子檔案憑借其共享性、快捷性以及高密度性等特點(diǎn)，成為了新時(shí)期檔案管理的主要內(nèi)容和重要形式，故而充分細(xì)致地了解電子檔案的特點(diǎn)，對(duì)于做好電子檔案管理工作，具有十分重要的意義。鑒于此，本文從探討新時(shí)期電子檔案管理的重要意義入手，對(duì)其間所產(chǎn)生的問題進(jìn)行全面分析，最后提出相應(yīng)的實(shí)踐方法，以期為電子檔案管理改革提供參考借鑒。

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理；信息化建設(shè)；管理體系構(gòu)建

為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言，一方面需要更新電子檔案的管理策略，以現(xiàn)代化、電子化的管理方法保證其信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)；另一方面需要保證電子檔案在不同領(lǐng)域應(yīng)用效益的提升，以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的全新趨勢(shì)。

一、新時(shí)期電子檔案管理的重要意義

首先，傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質(zhì)量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強(qiáng)度，又從根本上提升了檔案管理的效率，并有效地節(jié)省了財(cái)力、物力以及人力等方面的投資。

其次，電子檔案實(shí)現(xiàn)了資料由實(shí)物向信息轉(zhuǎn)化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高，意味著檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的全面提升。

最后，有別于傳統(tǒng)檔案管理只能保存紙質(zhì)文字資料，電子檔案突破了載體的限制，在原始文字資料的基礎(chǔ)上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時(shí)期人們對(duì)于多媒體資源的需求，更加符合當(dāng)今社會(huì)對(duì)于檔案利用多元化的特征。

二、新時(shí)期電子檔案管理的問題分析

首先，對(duì)電子檔案的認(rèn)知與利用存在著三種誤區(qū)——習(xí)慣性地將紙質(zhì)材料視作檔案的載體要求，而對(duì)電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進(jìn)行保管；過度依賴計(jì)算機(jī)，忽視對(duì)電子文件的備份與保存工作，導(dǎo)致常因設(shè)備故障而丟失重要的電子文檔；打印所有的電子文檔，浪費(fèi)資源的同時(shí)又使文檔管理回歸低效原點(diǎn)。

其次，電子檔案的信息可讀性受到科技發(fā)展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問題之一，一些電子資源的儲(chǔ)存載體（磁盤、光盤等）外秒看起來保存完好，但是其內(nèi)由于加密、軟件升級(jí)、硬件設(shè)施進(jìn)化和編碼方式變化等原因，常出現(xiàn)信息不可讀取的問題。而且隨著信息技術(shù)的不斷推陳出新，新編碼技術(shù)對(duì)舊編碼技術(shù)的不斷替代，電子計(jì)算機(jī)外部運(yùn)行環(huán)境與內(nèi)部電子文件編碼方式間的矛盾越來越突出，電子檔案信息可讀性的制約也越來越強(qiáng)勁。

最后，電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關(guān)鍵，然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點(diǎn)，導(dǎo)致一些信息極容易被更改而且難以被發(fā)現(xiàn)。鑒于此，電子檔案的“原始性”就無法采取和紙質(zhì)文件一樣的判斷標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。

三、新時(shí)期電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用

（一）強(qiáng)化信息化管理意識(shí)

在電子檔案出現(xiàn)和真正普及大眾之前，人們所使用的一直都是最為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案作為信息化發(fā)展進(jìn)程中順勢(shì)而生的產(chǎn)物，人們對(duì)其仍存在認(rèn)知上的不足。鑒于此，在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理新形式的潮流趨勢(shì)下，社會(huì)各界必須改變?cè)械臋n案管理意識(shí)和方法，以適應(yīng)新時(shí)期信息化的發(fā)展需求。

首先，領(lǐng)導(dǎo)層面要致力于管理模式的創(chuàng)新，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理理念深入人心，通過構(gòu)建相關(guān)管理模式以及信息化管理系統(tǒng)，在潛移默化中促進(jìn)人們信息化管理意識(shí)的加強(qiáng)。

其次，檔案管理部門在思想意識(shí)層面要加大重視力度，不斷強(qiáng)化與電子檔案管理工作相關(guān)人員的思想觀念，使他們?cè)谝庾R(shí)到工作重要性的同時(shí)，能夠在對(duì)外層面上爭(zhēng)取到對(duì)檔案信息化管理工作方面更多的投人，以促進(jìn)相關(guān)管理內(nèi)容的高效進(jìn)行。

最后，新時(shí)期所有行業(yè)的工作人員都應(yīng)當(dāng)注意不斷更新自身對(duì)于電子檔案管理事業(yè)的觀念，加大對(duì)電子檔案的開發(fā)利用的宣傳力度，提高不同領(lǐng)域人們對(duì)于電子檔案的認(rèn)識(shí)和使用程度。

（二）完善信息化管理體系

新時(shí)期電子檔案的管理實(shí)踐與應(yīng)用，需要各行業(yè)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系，并在實(shí)現(xiàn)合理、科學(xué)、高效與實(shí)際的目標(biāo)的過程中不斷豐富與完善。同時(shí)該體系在制定的過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)對(duì)電子檔案管理的部分進(jìn)行合理的細(xì)化，并采取必要手段提高相關(guān)業(yè)務(wù)流程中工作人員的熟悉度以及規(guī)范性。另外，安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心，尤其是需要注重來自網(wǎng)絡(luò)安全的防范，以保障各類電子檔案的完整性和安全性。

（三）加強(qiáng)信息化人才建設(shè)

加強(qiáng)信息化人才建設(shè)，需要注重對(duì)電子檔案管理人員素質(zhì)（檔案管理水平等）的培養(yǎng)，以及對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)（計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平等）的培訓(xùn)。電子檔案管理工作者不僅需要掌握?qǐng)D文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類文件、郵件收發(fā)等較為基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進(jìn)行電子檔案歸檔過程中順利完成身份識(shí)別、權(quán)限控制等技術(shù)要求的設(shè)定。

綜上所述，新時(shí)期電子檔案管理工作具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性。在保管方面，應(yīng)當(dāng)注意避免對(duì)計(jì)算機(jī)過度依賴，從而使電子檔案在進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件更新或者出現(xiàn)儲(chǔ)存媒介損壞時(shí)，避免發(fā)生文件丟失的情況；在利用方面，檔案管理人員要切實(shí)做好安全管理工作，保證電子檔案在使用過程中的安全性（避免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄這種情況）；在鑒定與審核方面，檔案管理人員務(wù)必要小心謹(jǐn)慎，通過對(duì)電子檔案保管期限進(jìn)行嚴(yán)密審核，來維護(hù)其真實(shí)和有效性。只有這樣，電子檔案管理工作才有可能適應(yīng)新時(shí)期科技以及社會(huì)發(fā)展的需求，為我國(guó)各企事業(yè)單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務(wù)。

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