基于用戶視角的檔案管理信息化建設

鮑曉梅

[摘要]當前，信息化建設進程不斷推進，社會各領域都經歷了信息化的洗禮，尤其是社會管理方面，更是以信息化創新了管理方式，為公眾提供了更為便捷的服務。在檔案管理領域，由于用戶需求不斷變化，檔案管理信息化建設逐漸面臨著更高的要求，因此基于用戶視角來探索檔案管理信息化建設是十分有必要的。本文從檔案管理信息化趨勢著手，對檔案管理信息化建設中用戶體驗的重要性進行探究，并就檔案管理信息化建設中如何體現用戶視角展開論述。

[關鍵詞]檔案管理;信息化建設;用戶視角;用戶體驗

引言

檔案在當前社會生活中具有重要的意義，尤其是在信息化與科技化發展如火如荼的今天，檔案信息化建設更是備受矚目。而隨著“以用戶為中心”理念的日漸明晰，檔案管理信息化建設中如何做到一切從用戶利益出發，做好用戶資源管理越來越重要。

一、檔案管理信息化趨勢

當前，檔案管理信息化勢不可擋，引起了關注。下面我們將對檔案管理信息化的進程與原因進行分析。

1.檔案管理信息化的進程

上個世紀80年代以來，信息技術與網絡技術日漸發達，尤其是近幾年，信息化步伐逐漸加快，在人們的生活中占據了重要的地位。黨的十七大報告指出：“大力推進信息化與工業化融合，促進工業由大變強。”不僅是工業，國民經濟各領域都開展了信息產業革命，尤其是檔案管理領域，更是由于資源過于繁多、信息過剩而需要信息化的輔助。可以說，檔案信息化必然成為檔案事業發展的戰略選擇，這是時代賦予檔案事業的要求，攸關檔案事業的發展前途。

2.檔案管理信息化的原因

檔案管理信息化并不是偶然，而是由于檔案信息在信息資源中地位十分重要，可以說檔案管理信息化是檔案發展的必然，也是時代發展的必然。

（1）檔案信息在信息資源中的地位。檔案信息是信息資源的重要構成成分，是人們在社會生活與工作中的重要記錄，因此是一種特殊的信息產品，在很多工作中都起到了憑證和依據的作用。（2）檔案發展的必然。檔案管理信息眾多，需要更為科技化、專業化的管理。而傳統的檔案管理以手工操作為主，工作量較大，且檔案多為紙質，管理方面費時費力，又不易保存，因此需要利用現代管理技術和信息技術加以改進。（3）時代發展的必然。在信息時代，信息消費將成為加快社會信息化進程的原動力，這是時代賦予社會信息部門的使命。

二、檔案管理信息化建設中用戶體驗的重要性

在檔案管理信息化建設中，用戶體驗越來越備受重視。所謂用戶體驗，指的是用戶在進行產品或服務的使用中所產生的綜合感受和體會。用戶體驗的最大特點是關注用戶的個人感受，而非關注產品功能與服務，但產品的功能與服務是必不可少的一個因素，是關系到用戶體驗的重要內容。隨著社會環境的變化和用戶知識結構的改變，社會公眾對檔案公共服務的要求也逐步提高，用戶體驗也越來越成為一個重點與難點。就檔案管理來看，用戶體驗是用戶與檔案管理機構的交互與反饋，檔案管理機構只有在檔案管理信息化建設中提供越來越完善、越來越人性化、越來越高速快捷的信息服務，才能提升用戶滿意度，使用戶獲得超出預期的價值感受與感性服務體驗，如此才能真正提升檔案管理的工作水平，促進檔案事業的長遠發展。

三、檔案管理信息化建設中如何體現用戶視角

在檔案管理信息化建設中，要體現用戶視角，就需要從網站建設體現用戶中心、數字檔案館中關注用戶體驗、構建用戶回訪網絡系統、保障用戶檔案資料的安全幾個方面入手，改進檔案管理。

1.網站建設要體現用戶中心

檔案機構的網站起到了宣傳、服務等作用，其直接面對用戶，因此給用戶的服務如何是十分重要的。因此，在檔案部門的網站建設中，一定要明確網站所面向的人群，明確網站要服務的主體，也就是要體現用戶中心。在歐美一些發達國家的檔案網站，永遠是用戶中心，根據其網站可以很快感知其服務對象是公眾。需要注意的是，用戶登錄檔案網站不僅僅是查詢檔案信息、了解檔案部門的職能，更重要的是要解決自己實際生活中的利用需求。因此檔案部門在網站建設過程中要切實加強網站的各項功能，也可以適當地加入一些實用網站的鏈接，方便用戶瀏覽。

2.數字檔案館中的用戶體驗

過去幾年，由于信息化的發展和電子政務的普及，數字檔案館發展越來越迅速，尤其檔案事業“十三五”發展規劃推出以來，對數字檔案館的政策方面的側重越來越多，可以想見數字檔案館的發展必將如日中天。而數字檔案館如何遵循用戶視角與用戶體驗，按照不同的用戶不同的需求，來提供個性化的服務，是真正考驗檔案信息化建設的重點。為此，在建設數字檔案館時，不僅要關注鞏固數字檔案館的服務，也要適當建設一些個人數字檔案館，為需要檔案信息的用戶創造個性化的檔案存儲、利用的平臺，同時可以利用個人計算機來建立數字檔案信息庫，使個人用戶能夠快速、及時地得到檔案信息。這樣一來，用戶在檔案的存儲與使用方面更為便捷，也更能享受個性化的服務與體驗。

3.用戶回訪網絡系統的構建

為了使用戶得到更為全面、便捷的服務，同時反饋自身的意見與建議，應該構建完整的用戶回訪網絡系統，并加強網絡系統的更新與修復，加強與用戶的溝通，使用戶有一個回饋意見的平臺，從而得到更好的用戶體驗。

4.用戶檔案資料的安全保障

對于檔案工作而言，安全與保密是十分重要的。為此，在網站建設體現用戶中心、數字檔案館中關注用戶體驗、構建用戶回訪網絡系統的同時，切不可忽略了用戶檔案資料的安全。由于互聯網的開放性和計算機技術的日趨高超，病毒和黑客的入侵也是需要重點防范的。在基于用戶視角的檔案管理工作中，需要重點關注用戶資料的安全與保密，對其加以保障，使用戶可以安心地使用。

四、結語

以上，我們對檔案管理信息化趨勢進行了分析，研究了檔案管理信息化建設中用戶體驗的重要性，并就檔案管理信息化建設中如何體現用戶視角展開了論述。和諧社會注重以人為本，檔案管理工作中做到以人為本、以用戶為中心，使用戶得到更好的服務體驗，這才是檔案工作的重點。

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