發電企業檔案管理的現狀及發展對策

鄔海燕

摘 要：隨著我國當前電力項目建設的逐漸增多，加強與之相關的檔案管理工作也逐漸被提上日程。本文以發電企業為例，通過對我國目前檔案管理工作現狀的闡述，進而指出其中存在的一些問題，然后結合企業實際，并就如何推進檔案管理工作，提出了全新的對策。

關鍵詞：發電企業；檔案管理；信息管理；制度規范

檔案管理工作是國有企業開展各項生產和經營工作的基礎。近年來，隨著電力項目建設的深入發展，檔案管理工作的重要性日益突出。加強檔案管理不僅是提高企業工作效率、提升服務質量的關鍵，在實現安全生產、節能降耗、環保工程、技術改造等方面也發揮了積極的作用，對便民惠眾，推動社會市場經濟的發展作出了應有的貢獻。因此，如何有效加強和推進發電企業的檔案管理工作，使之更好地促進企業各項服務功能的實現，已經成為當前國有企業發展改革的重要議題之一。

1 企業檔案管理的現狀

目前，我國發電企業檔案管理現狀大致呈現出以下幾個方面特點：

第一，室藏檔案材料豐富，種類繁多。部分老發電企業在二、三十年的發展歷程中，已經積累形成了大量而珍貴的檔案材料。收納的檔案材料近14000卷/50000件。檔案載體主要包括紙質文件、音像圖片文件、實物等多種形式。

第二，設有專門的檔案室和檔案庫房，但庫區較分散。設置有專門的檔案室，配備了專職的檔案人員。為滿足檔案管理的空間需求，配置相應的檔案存放庫房，用于存放文書、科技、會計以及企業信息檔案。但是有些企業的檔案庫房位置較為分散，且庫房檔案資源分布不夠均勻，為檔案的管理工作帶來了難度。

第三，已經開始走上“信息化建設”道路，并且取得了一定的效果?，F階段大部分發電企業都安裝使用了專門的檔案管理操作系統，而且文書檔案基本實現了全文檢索功能，科技檔案則全部已實現案卷級和文件級目錄電子化。全體職工都可以在各自的辦公場所通過EIP企業信息門戶網站首頁的檔案管理系統模塊，查閱科技檔案、文書檔案、會計檔案的案卷級和文件級條目，文書檔案經過辦理相應的申請手續，也可以直接在系統中查看原文，完成檔案的檢索利用。

2 企業檔案管理的問題

首先，檔案管理難度大。隨著國有企業檔案管理工作的不斷向前推進，檔案的利用率也在逐漸提高，無論是個人還是單位層面對檔案的使用需求都明顯增多。對于庫房設置分散，且距離較遠的企業而言，會給實際調檔、借檔、查檔（直接找出檔案資料、非電子檢索）工作上帶來一定的困難。另外，在機組檢修、搶修和技術改造項目同時實施的情況下，時常會出現臨時借閱、突發性借閱、緊急性調檔等情況，而在此過程中，為避免發生記錄跟蹤不到位、檔案間歇習性下落不明等情況，增加了檔案工作人員的工作量和工作難度，為檔案管理工作帶來了很大的阻礙。

其次，職工檔案意識淡薄。大部分職工對檔案管理工作缺乏正確的認識，存在貪圖便利的思想，認為到檔案室查閱檔案程序繁瑣，留在自己手上隨時可用。設備類文件材料“截留”情況尤其明顯。因此，盡管大部分的發電企業都把是否移交竣工材料納入立項項目竣工的必備條件，但是往往在項目結算時，仍然需要檔案人員向立項部門采取“催、要、討”的手段進行文件材料的收集，有時即便向檔案室移交了相關的文件材料，也是“留一手”，把紙質文件交了，電子版文件留下。因此，在思想上對檔案的重要性存在嚴重的缺位。

再次，在信息化高速發展的今天，雖然大部分企業已經開始著手檔案的信息化管理，但是其力度和操作方法上仍存在缺陷，導致其效果具有一定的局限性。目前，大多數發電企業已步入檔案管理信息化的軌道，然而由于文件材料以紙質形式進行收集、保管和利用的占比較高，與完全實現信息化管理還有相當長的一段距離；其次大部分員工受制于傳統檔案查閱習慣的影響，信息化意識較為薄弱，在一定程度上制約了檔案信息化的向前發展。

3 企業檔案管理的對策

3.1 夯實檔案規范化基礎管理

企業的檔案管理工作在收集、整理環節，要依據不同的業務范圍和性質，采取不同的檔案收集方法。檔案管理人員應采取主動出擊的方法與項目參建單位、設備采購部門等溝通聯系，積極參加項目的竣工驗收和設備驗收，確保各類檔案材料的齊全性、完整性。比如：某一項技術改造項目從立項開始，檔案人員就要深入現場、及時跟蹤，按照設計、施工、設備采購、調試、驗收等要求，做好全面的收集工作，保證不丟失、不遺留。對已經收集上來的檔案材料，按照本企業或國家規定的分類方案和保管期限表，及時進行整理、組卷、歸檔工作，確保案卷題名簡明扼要、分類清楚、裝訂結實、整齊美觀。

3.2 健全檔案管理的服務體系

進一步完善檔案管理系統的網上服務功能。雖然目前發電企業的檔案管理工作已經開發并實現了網上的檢索、查詢、利用功能，但是就其全面性和利用率還存在著一定的不足。檔案人員應加強與領導層的溝通交流，多宣傳檔案管理工作的重要性，爭取各級領導的支持，增加檔案管理系統客戶端與服務器之間的模塊和接口，完善檔案管理網上的各項功能，比如在線申請借閱功能，在線查閱檔案材料（在無密級限制的情況下）等，從而實現檔案體系功能的進一步開發。

3.3 加強檔案管理信息化建設

首先，推進紙質檔案的數字化存儲。把紙質檔案進行數字化轉換，是實現檔案信息化的必要條件。2014年東莞市檔案會議明確表示以“增量電子化”為基本要求，爭取檔案的電子文件歸檔。目前，部分老發電企業的檔案材料仍以紙質形式進行保管和利用，雖然也已經進入了數字化存儲的管理模式，但是規模相對較小，進展較為緩慢，削弱了檔案的利用效率，因此，應結合企業當前檔案管理的實際情況和未來的發展需要，把重要的、珍貴的與利用率較高的紙質檔案進行數字化，擴大數字檔案信息資源總量，并在保障企業信息安全的情況下，對其進行合理的網絡備份和硬件備份。

其次，推進檔案的數字化管理模式。隨著計算機技術的廣泛應用，發電企業的生產經營活動越來越呈現出數字化的趨勢，且在生產銷售、以及企業的各項活動中都形成了大量的數字信息。這些伴隨著企業生產經營活動而形成的電子文檔，也屬于企業檔案的重要組成部分。企業需要通過了解數字檔案的優勢，加大電子文件的收集、歸檔、保管與利用的力度，努力掌握科學的管理使用方法，制定符合企業發展與需求實際的管理制度，促進電子檔案更加規范化、信息化地運用。

4 結語

企業的檔案是非常重要的信息資源，而要想充分實現對其的完整開發和充分利用，就必須從檔案收集環節開始，建立完備系統的檔案管理規范，從收集歸檔、整理借閱等方面做到信息化、服務化、規范化，唯有這樣才能促成企業檔案管理走向科學、有序的道路，對企業未來的發展提供有力支撐。

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