新時期做好檔案業務指導工作的幾點建議

于炳仁

摘 要：檔案業務指導是檔案行政管理部門的重要職責，也是依法行政的基本任務，做好檔案業務的指導和服務工作是檔案行政管理部門最基本的工作要求。隨著信息時代的來臨，在檔案儲存、收集、匯總等方面都有了新的科技手段，而隨著國家的發展，我國的檔案管理也越來越復雜。本文基于新時期的時代特點，從人員、技術等幾個方面對新時期做好檔案業務指導工作提出幾點建議，希望能對我國的檔案建設和管理起到促進作用。

關鍵詞：新時期；檔案業務指導；建議

近年來，我國的檔案工作從內容、領域、技術等方面都發生了重要的變化。內容越來越多、領域越來越寬、越來越廣，信息化的管理越來越深入。《檔案法》規定：縣級以上的各級地方政府的檔案行政管理部門主管本行政區的檔案事業，并對本區內的行政機關、企事業單位、社會團體以及其他組織的檔案工作實行監督和指導。所以，在新時期，這既是我們義不容辭的責任，也是檔案管理的需要，對檔案業務的指導工作一定要引起重視。

1 檔案指導工作面臨的問題

在檔案指導的實際工作中，我們還面臨著一些問題，只有對這些問題有一個清晰的認識，才能對我們的工作進行改進。首先，在人員方面，我國的檔案管理人員因為編制、績效、選拔等幾方面的原因，專業素養還沒能適應當前種類繁多，內容巨大的檔案管理新局面。從整體上來說，這與從業人員的職業建設落后不無關系，很多單位，不重視這一工作，培訓跟不上去[1]。在日常工作中，無論是在傳統的文書檔案、科技檔案、會計檔案，還是業務檔案方面，都存在著指導不到位的問題；其次，在指導方式方面，因為檔案管理工作的快速發展，檔案部門指導的范圍也越來越大，比如，區級的業務指導范圍已經由原來的企事業單位擴大到了社區、農村養老保險、就業培訓等多個領域，然而我們的人員數量并不能滿足這一變化，短期內無法進行大量人員的培養與招募，這就需要我們改進工作方式，提高指導的效率；最后，在技術方面，檔案管理已經實現了技術化和科學化，而我們的業務指導方法還并不完善，相對滯后。檔案指導人員必須對現代化的辦公軟件進行熟練的操作和一定程度的理解，要熟悉計算機軟件的管理系統和辦公自動化的原理，并精通電子檔案的特征，才能對各單位和部門實現良好的指導。

2 做好檔案業務指導工作的建議

2.1 確定指導工作的內容

通過對問題的了解與分析，我們的指導工作建議也分成若干個部分。當前在檔案業務指導過程中的問題，有一部分是重視程度不夠所引起的。針對這一情況，我們要聯系宣傳部門和培訓教育機構，對檔案管理在本單位和社會中的歷史意義和現實需求進行宣導，增強檔案管理人員的工作意識和責任感，幫助立檔單位了解國家相關法律和地方法規對檔案管理在管理硬件和軟件上的要求，促進有關領導對檔案工作的重視與規劃，并納入有關人員的崗位職責。

在業務方面，我們要做好這一方面的建設，指導幫助檔案工作人員對檔案管理的基本知識、不同門類檔案整理的標準進行學習和熟練，這也是業務指導工作的主要內容和目的。為了更好的落實這一目標，我們要從以下三個方面入手：首先要督促立檔單位認真了解國家在這方面的要求和規定，建立健全相關的機構和組織；其次，要幫助立檔單位制定各項工作的業務規范文件，做到有法可依，統一檔案管理的制度和相關標準；最后，要經常開展有關人員的培訓工作，全面提高專職、兼職檔案管理人員的業務能力和水平。

2.2 提高人員素質

我國正在建設服務型政府，從本質上來說，檔案的業務指導也是一種服務，專門為檔案管理工作提供專業的知識和技能方面的指導服務。在人員素質方面，我們先要提高我們的服務意識，要對自己的工作有清晰的認識。在此基礎上，我們要堅持進行專業技能的提高，加強學習，提高法制政策水平和專業水準。經濟形勢日新月異，科技水平不斷提高，新事物、新方法、新領域不斷產生，針對這些情況，我們只能加強自身建設，不斷在知識儲備、實踐經驗、專業技能上加強；最后，我們還要注意時效性，進行實際工作的調研活動，沒有調研，我們就不會對實際指導內容形成一個清晰的認識，如果不對相關單位的歷史背景、管理現狀、檔案構成等方面進行調查和研究，就不可能在實際指導工作中形成有針對性的指導意見。所以我們在工作中要從實際出發，對各單位的具體情況進行評估，有計劃的推動地方檔案的管理水平進步。

2.3 指導方式和技術

前文中已經提到過，我國的檔案業務指導工作目前面臨著面廣、量多、人員不足的情況，所以，我們要加強指導方式和指導技術的深入探究，使每一次指導工作都富有成效。比如說，我們可以采用以點帶面的形式，加強檔案從業人員的資格認證工作，對于沒有能力拿到檔案人員職業資格證的人不允許其上崗，從外在給予從業人員一定的壓力，逼迫他們提高自己的業務能力。還可以加強與各單位領導人員的合作，發揮他們的指導作用和領導地位，提高檔案管理部門的工作積極性。比如，在社區方面就與民政部門合作，事業單位直接與其領導達成共識，這也是從外部壓力入手的一種方法[2]。

最后，在信息化的社會條件下，我們的指導工作也要向信息化的方向發展。可以通過網絡對多個單位和領域進行指導培訓，解答他們在工作中遇到的困難，這樣既節省了人力，有促進了雙方的溝通，提高了指導的效率。

3 結語

本文結合現在我國在檔案業務指導工作中的問題，針對性的提出了指導目標和內容、人員素質建設、指導方式和手段方面的建議，希望促進我國檔案管理工作的總體發展。

參考文獻

[1]孫慧麗.做好建設項目檔案業務指導工作的有效途徑——以瑞安安陽中心城區建設委員會為例[J].黑龍江檔案，2014，02：158.

[2]李穎.新時期下檔案工作業務指導手段的多樣性[A].中國航海學會航標專業委員會.中國航海學會航標專業委員會測繪學組學術研討會學術交流論文集[C].中國航海學會航標專業委員會：，2008：3.endprint