淺談高校無現金報銷的風險及控制

（南京醫科大學 江蘇南京 210029）

一、引言

近些年，高校經費大幅增加，經濟業務不斷增長，傳統的現金報銷方式已不能適應不斷增長的業務量的要求，與此同時，網絡技術越來越發達，為無現金報銷提供了技術支持，基于網絡技術的無現金報銷模式成為了必然趨勢。無現金報銷是指報銷人辦理報銷業務過程中，現金付款業務通過無現金支付系統直接轉入報銷人銀行卡中，不再通過現金支付來完成的一種付款方式。無現金報銷與傳統報銷模式相比，可以節省財會人員的工作量，優化財會工作職能，降低人工成本和現金清點過程中人工失誤的風險，能及時將款項打入報銷人的卡中，確保科研等業務正常順利的開展。總的來說，無現金報銷是一種省時、省力、安全、便捷的新型報銷方式。然而，無現金報銷的風險相比傳統意義上的現金報銷風險有了新的表現形式和風險內涵，也對風險控制提出了更高的要求，有效地控制風險，成為無現金報銷正常運行的前提。

二、無現金報銷風險

（一）實施風險

受傳統報銷模式和固有的“落袋為安”思想的影響，報銷人更偏向于收取現金，無現金打卡會引起報銷人的擔憂，如：何時才能拿到錢、銀行是否會把錢打錯、財務人員是否會忘記打卡。不僅如此，無現金報銷模式下，報銷人需要制作電子表格并核對卡號、姓名、身份證號，以減少重名打錯卡或換卡未登記的風險，增加了報銷人核對信息的工作量，影響報銷人對無現金報銷的接受度。

無現金報銷作為一種新的報銷模式，與傳統現金報銷有較大的差異，財務人員若不能迅速適應無現金報銷、熟練掌握操作流程、合理解決報銷出現的問題，則會阻礙無現金報銷的實施。

（二）系統風險

無現金報銷系統十分依賴計算機和無現金操作系統，因此無現金報銷順利進行，要有較高的軟硬件支持。

計算機由于長時間使用，零部件老化，此外火災、水災、鼠害的損壞，以及供電系統不穩定、線路老化、連接不牢靠、環境衛生差等都會引起設備故障、損壞和數據丟失。不僅如此，不重視軟件系統安全會使無現金報銷系統受到非法侵害，如：沒有按照規定使用和升級殺毒軟件，使計算機病毒入侵無現金系統，可能會造成數據的破壞，無現金系統和網絡系統癱瘓。又如：黑客通過偵聽獲取用戶的賬號和密碼，通過隱蔽通道進行非法活動，突破防火墻，利用系統漏洞等非法途徑登錄無現金系統，對重要數據進行篡改和破壞，造成嚴重損失，使無現金系統無法正常運行。

（三）運行風險

即使無現金報銷能夠被報銷人和財務人員接受，系統也支持無現金的運作，在日常報銷運行的過程中，也會出現以下風險：（1）由于報銷人銀行卡信息變更，暫未到財務處做相應的變更手續，時間上的不同步可能導致款項被退回，抑或用戶名是生僻字，財務系統與銀行系統之間網絡不通都有可能產生退回風險，使得報銷人收到款項的時間推遲。（2）無現金報銷是通過無現金報銷系統與銀行系統連接進行轉賬，回單具有滯后性，無現金系統跨行轉賬，銀行于事后集中數據，統一打印相關回單，出納不能及時處理退回事項。不僅如此，銀行出納不僅需完成打印支票，整理回單，還需承擔支付款項，處理退票業務，工作量大大增加，因此可能存在未能及時支付、回單未及時整理的滯后風險。此外，由于不同銀行處理跨行支付的時間不同，可能存在資金滯留的情況，非簽約銀行的銀行卡收到款項的時間也會比簽約銀行卡收到款項的時間慢，對于沒有簽約銀行的銀行卡、又急需資金開展相關活動的人員來說，會帶來一定的不便。（3）實際工作中，可能由于財務人員人手不足，一個人擔任多項工作，如：審核兼出納，審核兼復核。由一個人擔任多項職務使個人既可能發生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為，這不符合內部控制的要求。

三、無現金報銷風險控制措施

（一）建立宣傳溝通機制，確保順利推進

進一步加大宣傳，宣傳時注意無現金知識全面、系統、清晰、易理解接受，使全校師生體會到無現金報銷的方便、安全。財務處可以首先利用校園網宣傳無現金報銷操作流程，讓報銷人先大體了解報銷流程，了解報銷的方便性；其次，要讓報銷人方便地查詢到報銷款項是否到賬，可以在財務處網頁上設置網上銀行查詢系統，以便讓報銷的師生及時查詢入賬情況，也可以推薦報銷相關人員開通銀行手機短信服務，收到即時短信提醒，以解除財務報銷人員對此政策開展的后顧之憂；最后，對于出現不足的問題，需要及時做好解釋、溝通工作，財務人員也要根據報銷人的反饋，不斷改進優化業務流程，更好地為全校師生服務。

為了更好地鼓勵報銷人采取無現金報銷，在初始運行階段，可以專設無現金報銷窗口，無現金業務優先辦理報銷，無需排隊，可以節省報銷人的時間，從而推動無現金報銷的開展。

（二）完善系統，提高風險應對能力

定期檢查系統主機和關鍵設備的專用機房，減少因鼠害、線路老化、布線不規范以及連接松動對系統的影響，檢查更新舊設備，若機器設備不能滿足無現金系統的要求，要及時更換，以防其影響業務的正常開展。無現金報銷系統連接的財務網線要實現專線管理，要與外界網絡分離。

裝有無現金系統的計算機必須安裝殺毒軟件，定期進行殺毒并更新病毒庫，以防病毒感染。并且無現金支付的電腦上，盡量不使用外來U盤，若一定要使用外來U盤，在使用前，必須先殺毒，確保數據安全。財務服務器必須加裝網絡防火墻，并需有兩臺服務器實行備份，一旦一臺服務器出現故障，另外一臺服務器仍可繼續運行，不影響整個財務系統的正常運轉。對財務數據采用加密技術，防止內部信息在傳輸過程中被攔截和竊取。要設置專人進行維護及備份，最大限度地確保財務數據的安全性。

（三）人才培養，為內部控制提供堅實的后盾

內部控制需要全部財務人員都能參與到無現金報銷過程中，無現金報銷對財務人員的綜合素質和能力提出了更高的要求，這要求財務工作人員要有更合理的知識結構和學習能力，要有吃苦耐勞的精神，要學會深入地思考分析、整理和總結，更新自己的工作理念，改變傳統的財務管理模式。為使財務人員盡快適應新的工作模式，要加強財務人員專業技能的培訓，審核人員要深入了解現金報銷系統的操作方法、操作流程，出納人員要深入了解報銷的轉賬支付方法，在實踐中逐步提高財務人員的業務能力，提高財務管理水平，從而提高工作效率，提升服務質量。

網絡環境下，高校財務運作需要綜合型人才，因此加強會計人員繼續教育和專業化教育是十分必要的。高校財務系統和計算機硬件、軟件的維護均需要專業技術人員，高校應招聘或培養兼具會計專業知識和計算機知識的綜合性人才，注意財務人員信息技術的培養，以防范、降低網絡環境下無現金報銷的計算機硬、軟件風險。

（四）健全內部控制風險評估，營造良好內控環境

要創造一個良好的內控系統，必須確保每位工作人員都能清楚地知道自己的權力與責任，認真履行自己的職責。根據不相容職務相分離的原則，對審核、復核、出納崗位要嚴格授權和分離，對不同崗位的人員要合理設置各崗位的工作職責及可操作權限范圍，財務人員只能在授權的范圍內從事相關業務，只有出納才可以使用KEY進行無現金支付，其他人員不得使用KEY，也不得從出納人員處套取支付密碼；出納人員不得擔任審核職務，不得制單；出納只能支付一定金額的款項，超過規定金額的款項需經過相關科長授權才可以支付；對復核退回的憑證，只能由審核人員修改憑證，出納無權限修改。

定期輪崗和更換密碼，嚴格控制個人擔任出納的時間年限，以符合內部控制的規定并且能發現工作中存在的問題。定期對賬，對賬人員不得辦理無現金報銷業務，加強會計監督，對涉及無現金的未達賬作分析處理。

對于運行過程中存在滯后及退回風險，可以采用以下措施：（1）在啟用無現金報銷時，可適當的調整崗位，以使工作盡快完成，如可在過渡階段讓現金出納處理無現金業務及整理回單，等完全啟用無現金報銷時，即可用無現金出納崗取代現金出納崗。（2）高校要與銀行積極協調聯系，確保銀行盡快提供回單，保證后續業務正常開展。（3）報銷前需認真仔細地核對姓名、身份證號、銀行卡號三者之間的匹配性，保證信息準確無誤，避免退回的發生。（4）在日常工作中，還需有專人定期維護教職工及學生銀行卡的信息，如持卡人需及時在財務系統中進行更新，以保證教職工報賬時銀行卡信息的準確性。（5）每天報銷結束后，出納人員要仔細核對每一筆無現金是否支付成功，若不成功需打印不成功明細單，給銀行蓋章確認后，及時重匯，重匯款項一旦錄入無誤并成功轉賬之后相關信息便被保存在數據庫中，便于再次轉賬時直接調取賬戶信息。定期檢查財務系統與銀行系統的接口是否松動也可以有效避免退回的發生。（6）持有非簽約銀行卡的報銷人收到款項滯后，高校也可以尋找第三方中轉平臺，研發相關軟件或通過一定的平臺，將款項及時打入非簽約銀行賬戶。

（五）流程再造，強化監督與檢查

無現金報銷模式不同于傳統的現金報銷模式，這為高校流程再造提供了契機，高校可以對現行的流程進行根本性的重新思考和設計，顯著改善現有績效，使得重新設計的流程更趨于合理化。傳統的現金報銷模式的流程是審核制單、出納付款、復核檢查。這種復核事后監督模式有很大的局限性，復核只能在款項已支付后發現問題，不利于內部有效控制，可能會造成報銷人因財務審核人員的失誤而重復去財務處處理退回事項，這也無疑會增加報銷人及現金出納的工作量。然而，從下頁圖1可以看出，流程再造后，審核記賬憑證先給復核檢查后再由出納支付，一旦發現不符合財務報銷制度的報銷單，復核退還給審核人，由審核人聯系經辦人，不再經過出納支付現金，更好地加強監管作用。新的流程使得報銷流程更加合理，大大改善原有報銷模式的不足。

圖1 無現金報銷流程圖

四、總結

高校要逐漸樹立無現金風險控制理念，由于風險是在不斷變化的，風險控制理念要不斷變化，要更好地運行無現金。不同時期，風險不同，在運行的初始階段，實施風險會比較大，但實施風險會隨著運行時間的變長而減少。逐步強化風險意識，形成風險控制體系，通過風險預警、風險識別、風險評估等措施，定期查看風險是否有變化，以及每一個風險之間的聯系，并加以控制，以減少風險。只有認識到風險的存在，并加以控制，才能促進無現金報銷的健康發展。