對檔案管理工作的規范化建設

陳通

摘 要：電力企業檔案是電力企業工作全過程的真實歷史記錄和反映，是電力工程建設和竣工驗收的必備條件，更是投產后管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據。電力檔案作為電力科技的詳細資料，對整個電力的運營和維護都有著重要的現實意義，如果電力檔案科學、規范、詳細、信息化程度高，就會對今后的電力運營與維護起到很好的促進作用，反之，則會給這些工作帶來很大的麻煩，造成不必要的損失。因此，做好電力檔案管理工作是十分重要而有意義的事，必須加以重視。

關鍵詞：供電企業；檔案管理；電子檔案；規范化；文件

企業檔案是企業公關的一項極為重要的內容，企業的檔案管理工作與企業的順利發展血脈相連，企業的資料只有一個最真實而可靠的來源，那就是企業檔案。因此，在對企業檔案的工作中需要根據企業的發展進行相應的管理工作，由此檔案的規范化管理就為企業發展提供了強有力的支撐，能夠讓企業的歷史與沿革、和發展歷程歷程、業績一目了然。這就是企業檔案規范化對于宣傳的重要性的集中體現。

1 電力企業檔案規范化的重要性

1.1 有效避免企業商業秘密泄露

企業的商業秘密是企業中的一種特殊密級的檔案，企業的商業秘密是企業的核心中的核心，一旦企業的商業秘密外泄，小而言之會讓競爭對手有機可乘，大而言之會讓企業在競爭中處于劣勢，甚至一敗涂地。因此，任何企業都會極度重視企業的商業秘密，都會將企業的商業秘密列入企業的不宣之秘?，F代社會科技的發展使得商業秘密的泄露已經變得可以用秒來計數了，在這種復雜的情況下，企業的商業秘密的保護工作就顯得尤為重要。

1.2 準確反映企業發展狀況

企業檔案不僅是企業的商業秘密與寶貴的財富，而且還是對企業的最真實的記錄與反映，企業檔案一步步跟蹤記錄企業發展的每一個印跡，這些記錄串連在一起就形成了企業發展歷程中的最為真實的反映。企業檔案的最重要的原則就是必須尊重事實，正視歷史，如果檔案都不能規范化地真實地反映企業的真實歷史，那么企業在發展過程中就會失去發展的參照物，規范化的企業檔案管理不僅準確反映了企業的發展狀況，而且對企業未來的發展至關重要。

1.3 企業文化的活標本

歷史進入新時期，企業文化方興未艾，許多企業文化熱衷于通過外部的幫助，比如高薪聘請各種所謂的專家為企業打造企業文化，其實這種做法完全是南轅北轍。因為企業文化有一座大寶庫，這座大寶庫其實就在企業內部。這座大寶庫其實就是企業檔案，企業檔案其實就已經涵蓋了企業中的上到各級領導，下至各主要成員的思想意識，企業檔案還涵蓋了企業的各種規范化的制度，企業檔案中詳細記錄了每一次針對企業員工的行為等的精雕細琢，所有這些集成在一起其實就已經是企業文化的活標本了。

2 采取有效措施，搞好檔案利用

在檔案信息利用時，嚴把檔案利用審查關，既要保證檔案信息實體不丟失、不損壞，又要保證檔案信息內容不失密、不泄密。

2.1 做好公文的規范化和標準化

公文是檔案的前身，公文質量的好壞與檔案工作息息相關，因此要做好檔案工作的規范化和標準化，就首先要做好公文的規范化和標準化的基礎工作，實際工作中，要提高公文的質量，可以從以下幾個方面著手：首先，保證公文用紙的質量，一方面要保證紙張的尺寸規格要統一，同時要符合國家相關規范的統一規定，例如排版方式為橫排版，裝訂線在左側等；其次，對于制發公文的簽發手續要嚴格執行，要確定審批的公文是否有審批權限，如無則不能制發，在制發公文時要檢查公文的標題是否有誤，主送單位與抄送單位、落款是否有誤等；再次，公文的字跡要清楚，并能夠保證持續不褪色，以利于長期保存。

對紙質檔案的控制檔案人員在借出和接收歸還紙質檔案時，要嚴格履行借閱手續，交接手續要清楚；檔案文件在沒有入庫前要進行妥善保管；非檔案人員不允許進入檔案庫房；對外提供借閱，由主管領導審批后方可辦理手續；利用者未經檔案人員允許，不準私自抄錄、復印等。

2.2 做好防泄密管理

檔案是企業的重要財富，同時亦是企業的重要商密，尤其是那些涉及企業產品配方、企業生產關鍵工藝、企業經營決策方向等重大事宜對于企業而言更是核心商密。針對企業的這些檔案應該首先確定保密級別，并根據保密級別進行授權、審核、借閱跟蹤等相應密級的規范化管理，同時也要對這些保密事宜向所有的員工宣講，使企業內部的所有員工均能樹立起為企業保密并互相監督泄密情況的意識。防泄密管理是企業檔案管理工作中的重中之重，對于企業的良好發展至關重要。

2.3 集中管理，信息共享

企業檔案的規范化管理對于企業而言意義重大，企業檔案不僅是企業文化的活標本，而且是企業發展過程中的重要依據與決策參考，對于中小企業而言，檔案的集中管理自然而然，對于大中型企業而言，更應做到針對企業檔案的專門的集中管理，目前世界五百強企業已經做到了將企業檔案一次性錄入計算機，計算機內部的檔案則設立嚴格的密級進行集中管理，同一密級之內的管理者之間可以按照管理的需要實現公共信息的共享，以達成企業檔案工作的真正規范化。

2.4 電子檔案的管理與維護

對電子檔案的控制維護電子檔案安全，是要確保檔案信息內容的完整性、保密性、可用 普遍使用的是協同辦公系統，在工作中要實行內部局域網和一切外網的物理隔離，不能和Internet 交叉使用，確保檔案信息網絡傳輸的安全；登陸協同辦公檔案管理系統，要設置密碼；非涉密計算機不能使用涉密移動存儲介質；二是計算機要裝上“防火墻”防病毒軟件，并注重及時更新；三是檔案管理人員應根據電子檔案密級程度，確定借閱范圍，并要及時跟蹤催還；四是電子檔案庫房環境要符合溫度、濕度等相關標準，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時要加強檢驗鑒定。

3 總結

總之，電力檔案管理人員，一定要更新觀念，適應21世紀的時代要求，樹立與時俱進、勇于探索、積極創新的時代理念；全面加強對電力檔案的收集、整理、保護、開發與利用，不但要為電力事業的今后發展留下寶貴的檔案資料，還要增強自身素質，不斷提高信息化管理水平和檔案的編研能力，充分發揮檔案這一無形資產的寶貴價值，積極為本單位乃至整個電力行業提供多渠道、全方位、高效率的優質服務，為我國電力事業的發展做出應有的貢獻。

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