醫院電子檔案管理中存在的問題及對策

梁惠志

摘 要：隨著醫院逐漸進行工作流程的改革，醫院也在逐步加大電子化程度的建設，越來越多的醫院逐漸的將醫生的工作用電腦進行代替，以及用網絡進行傳輸，同時依賴電子信息系統將患者在醫院進行就醫的全部信息存檔備案。本文通過闡述目前醫院在工作工程中電子檔案管理中存在的問題，同時分析原因并提出相應的解決對策，為醫院電子管控提供參考性意見。

關鍵詞：醫院檔案；電子檔案；管理問題；對策

1 電子檔案的特性

電子檔案是以代碼形式記錄于磁帶、光盤等載體，通過計算機系統進行讀取并可在網絡上進行傳輸的文件。通常情況下，電子檔案的存放并不固定，可以在網絡間相互傳輸，并且可在載體間相互復制，具有極大的便利性。而其本身由于是數字化形式存在的，與人們交流所用的語言、文字都有著巨大區別，因此，只能通過計算機進行快速的轉換、讀取。另外，由于計算機工作僅僅是依賴于各種指令的程序化進行，在工作過程中不會自主辨識操作的安全性，因此，電子檔案的增加、改動、刪除也變得極其容易，并且修改過程可以變得毫無痕跡，給電子檔案保管工作帶來較大的難度。

2 醫院電子檔案管理現狀及問題

2.1 對電子檔案的認識存在一定局限性

以往醫院都是以紙質單子進行流程辦理，相關的檔案也以紙質形式貼上封條放在檔案室里存放。檔案既無法公布社會，服務人民群眾，也無法進行有效的社會監督和發揮檔案管理的社會價值。隨著市場經濟體制的不斷建立和商品經濟的不斷發展，人們的價值觀念也在發生巨大變化，部分人已經意識到了檔案信息在社會生活中的重要性以及所帶來的社會信息價值的巨大變革，因此，也在積極的促進進行電子檔案的管理。然而，仍有部分人為檔案屬于私人物品或公司行為記錄，不能進行公開，更不能用電子檔案進行存檔。

2.2 檔案管理標準化建設進展緩慢

檔案管理標標準化建設是檔案管理過程中的重要內容，是實施系統檔案管理的關鍵點。由于對檔案管理的認識不足，導致很多醫院從成本方面考慮不愿意進行檔案管理方面的建設，依然在延續傳統的檔案管理方式，這就使得檔案管理電子化受到影響，使醫院的檔案管理建設進展緩慢，標準化、規范化建設難以實現。

2.3 計算機技術尚未大規模應用于檔案管理

由于電子檔案都要大量使用計算機等電子設備，從成本以及人員使用情況方面考慮，許多部門未配置計算機，導致醫院在檔案管理過程中，一部分使用電子檔案，一部分使用紙質檔案，再有，如檔案管理人員未受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，不能嫻熟使用電子檔案軟件，將會不能充分發揮計算機技術在檔案管理中的作用，同時，電子檔案與紙質檔案都不能充分利用，在保存方面存在重復以及保存混亂的情況。

2.4 對以往電子文件的忽視

目前，醫院的電子檔案往往只進行一次的記載，不能有效的將個人醫療記錄進行有效的整合，導致醫院的病例記載往往存在很多份，造成電子檔案信息較為零散。在針對個人病例統計方面也無法進行有效的統計，個人也無法進行查詢等服務。而以往的病例記錄往往對個人病情判斷和診治有著很大幫助。

2.5 信息安全與保密問題

在醫院目前所建立的電子檔案管理系統中，由于電子檔案處于相對封閉的環境下，僅僅實現了存放的功能，沒有與外界進行聯網傳輸或者對外可進行查詢等服務，對檔案的使用需求極小，檔案的安全性相對較高。然而，在內部的管理方面，由于沒有足夠的層級、權限的設定，檔案的安全管理實際處于松懈狀態，底層醫護人員能夠比較容易接觸到檔案。除此之外，部分已實行電子檔案的醫院在醫院檔案系統管理方面也存在諸多的網絡安全問題。通過存在病毒的電子程序能夠將電子檔案進行破壞、刪減、篡改，甚至使醫院電子檔案系統及醫院計算機網絡系統癱瘓。

2.6 電子檔案的原始性、真實性、完整性問題

電子檔案由于具有修改無痕的特性，因此也會導致電子檔案的原始性、真實性和完整性受到影響。傳統的紙質文件，其內容往往是無法修改，及時修改也必然會留存痕跡，這種紙質文件比較容易辨識，可以通過其原始性來判斷其真實性。而對于電子檔案而言，由于其保存的形式已經發生了質的改變，轉換成另一種形式存在，因此在原始性方面和真實性方面則需要更加復雜的技術來進行判定，其難度也隨之增大，即使借助專業技術往往也難以判定其真偽。

2.7 電子檔案存儲栽體的特質與缺陷

電子檔案存儲在存儲介質中，其保存特性就與存儲介質的性質有著巨大的關系。

（1）溫度，計算機系統中的電子元件往往都比較怕高溫環境，在高溫狀態下，容易造成電子元件的壽命減短，使保存介質損壞，造成檔案的損失。

（2）濕度，由于計算機使用很多金屬構件，在較為潮濕的環境下，容易是金屬銹蝕，元件性能發生改變。

（3）灰塵，計算機元件是比較脆弱的，由于其帶電工作，其靜電吸附作用導致元件會吸收灰塵，而灰塵又會阻礙元件的散熱性能，導致元件工作異常。

（4）磁場和機械振動。檔案存檔元件往往是有磁性物質，而在磁場中，存儲元件中的磁性物質就會與磁場發生作用，發生磁性消退或消失，使記錄數據發生變化造成數據損壞。

3 醫院電子檔案管理對策措施

3.1 電子檔案管理的原則

（1）規范性原則

規范性原則是醫院建立檔案管理系統的基礎原則。由于建立檔案管理系統要依賴于計算機系統，而計算機系統又是執行標準化的程序及語言。為了使計算機更易于識別，同時使后續的檔案更易于使用，在進行醫療檔案生成時使醫生更容易操作，因此要建立標準化、規范性的要求。這樣就能充分利用電子化信息平臺，避免因檔案信息的類別不一致而造成檔案管理系統存儲資源的浪費。

（2）可靠性原則

檔案管理不僅要存儲時要安全、可靠，在使用時也要安全、可靠。因此，檔案管理系統的建立要重點考慮其可靠性。檔案管理系統依賴于計算機系統，因此其可靠性也依賴于計算機系統。在建立過程中，要特別注意計算防護，嚴格按照要求進行檔案管理系統的設置，并且對于使用者權限的設置更要重點考慮。另外，要建立有效的備份機制，無論從硬件上，還是軟件程序上，都要進行備份，保證系統的整體冗余度。

（3）高效率原則

醫院的電子檔案管理系統是為了使醫護人員在使用過程中更加的便捷、準確、快速。不能因為用了電子檔案，而造成患者就醫過程的麻煩，也不能使醫護人員在醫治過程中受到計算機的阻礙。在建立時，要重點考慮使用者的整個環節，充分考慮效率和可靠性。

3.2 電子檔案管理策略

（1）建立統一的電子文件檔案歸檔基本結構標準。

電子檔案管理系統在建立前根據檔案歸類的整體情況來設計分類標準、歸類形式和數量、權限層級、使用功能等情況綜合考慮，并且各個環節都要圍繞著電子檔案的使用便捷性和安全性來設計，這樣整個系統就依賴于一套完整、統一的電子文檔系統，因此，這套系統要基于一個統一的文件管理存檔標準。

（2）檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統的設計

電子檔案管理系統是從檔案管理系統中逐漸的改變而來，是隨著科技、信息化水平的不斷提高而產生的。電子檔案管理系統是為了管理者更好、更便捷的管理檔案，也是在提高檔案的使用性。因此，電子檔案管理系統依然要延續著檔案管理的功能，而在電子檔案管理系統建立過程中，要不斷的對電子檔案管理功能進行檢驗，在設計前也要提前了解清楚檔案管理工作的內容，這樣，檔案管理工作提前介入電子檔案管理系統的設計才會使電子檔案管理系統在使用初期就與原有方式無縫對接。

（3）加強立法解決電子文件法律效力問題

檔案的功能其中之一就是用來查閱，并根據其內容來證明或說明以往某件事情。隨著電子檔案的逐步建立，增加人們對于電子檔案的認可度需要提高人們對于電子檔案的信任度以及其權威性，但是，由于電子檔案具有修改無痕的特性，因此，為了達到其真實性、憑證作用，就必須加強電子檔案管理系統的可靠性，并明確管理權限，同時可以借法律的權威性來加強電子檔案管理的力度和認可度。

（4）采取切實可行的信息保護措施

檔案的作用不容小覷，因此，電子檔案管理系統不僅要提供保護電子便捷實用的功能外，還要保證電子檔案的安全性能。目前電子檔案主要是在入口、傳輸和實用過程中進行篡改和丟失，因此要在這幾個方面進行重點的防范，例如，可采用簽署技術、授權技術、加密技術、身份驗證、防寫入、備份設置等進行電子檔案的安全措施，這些技術對檔案管理系統的真實、性、可靠性都有著重要意義，可以很好的防止對電子檔案管理系統的非法操作。

（5）重視和加強對檔案管理人員的培養

隨著電子檔案的逐漸增多，電子檔案管理系統也在不斷的進步，電子檔案管理需不斷的加強。為了維護檔案管理系統的穩定，需有多方面的人才協同合作方能達到目的，例如，計算機人才、行政管理人才等。各級政府及檔案部門，要重視和加強對檔案管理人員素質、職業道德的培養，一方面，多渠道引進專業技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。

4 結束語

醫院電子檔案是隨著醫院逐漸電子化辦公的產物，是醫院管理水平和社會進步的產物，醫院的檔案關系到醫生與患者治療過程中的數據記錄、資料存檔、查閱等，同時由于醫院是關系人民生命安全的機構，因此，做好醫院的檔案管理工作具有非同尋常的意義。隨著醫院信息化建設的不斷普及和加強，電子檔案的管理和利用也將更加快捷高效，檔案資源得到安全、可靠的保護，從而促進社會經濟建設的穩步發展。

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