電子檔案和紙質檔案并存的必要性初探

曾波

摘 要：本文針對電子檔案和紙質檔案并存的必要性問題。說明了電子檔案和紙質檔案概念及特點；指出了電子檔案和紙質檔案有其存在的必要性；論述了電子檔案和紙質檔案管理模式的轉化與技術準備的重要性。

關鍵詞：數字化；檔案；電子檔案；紙質檔案；問題；對策

隨著計算機技術和網絡的飛速發展，人類社會進入信息時代，黨政機關部門、企事業單位等對信息的利用和依賴逐步加強，特別是近年來Internet、Intranet和Extranet的飛速發展，WEB技術已成為信息管理的新手段，也為政府辦公自動化提供了新途徑。電子文件檔案數據中心主要用于存儲黨政機關、相關企事業單位實施辦公自動化系統運行過程中產生的有保存價值的電子文件信息。這些信息通過電子文件檔案數據中心可轉化成為檔案或資料。電子文件檔案數據中心將成為政府歷史信息的集中地，所有政務信息都將通過電子文件檔案數據中心得以妥善處理。

1 電子檔案和紙質檔案概念及特點

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案，如保存備查的公文圖紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。電子檔案和紙質檔案是指文件歸檔后紙質文件與電子文件二者的共存，也稱作“雙套歸檔”。電子檔案和紙質檔案的實現，可以是對紙質文件進行數字化；也可以是對電子文件制作紙質拷貝。雙套歸檔使同一份文件的紙質版本和電子版本共同處于留存和可利用狀態。

電子檔案特點：1.信息的非人工識讀性；2.信息存儲的高密度性；3.信息與載體之間的可分離性；4.多種信息媒體的繼承性；5.系統依賴性。

在信息化時代，特別是在當前大力倡導建設數字化檔案館之時，檔案電子檔案和紙質檔案問題有其必要性和特殊的意義。檔案電子檔案和紙質檔案紙質檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個基本目的，但內容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復保存。紙質檔案與電子檔案載體材料的使用壽命不同。紙質檔案的紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件，如：高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等條件下，半年可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年，根據文件的不同用途，電子檔案可分為光盤文件、硬盤文件、軟盤文件、磁帶文件等。它的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘邊、生霉等缺點，直接影響信息再現。與紙質檔案相比，電子檔案載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2 電子檔案和紙質檔案有其存在的必要性

“電子檔案和紙質檔案”中紙質文件和電子文件的各自特點及其互補性紙質文件是歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。紙質文件是當前信息存貯和傳播的主導介質。紙質文件以文字、圖形附著于紙質載體，它所提供的信息可直接讀取，不可與載體分離。易于保持其原始性和真實性，保存壽命長；但其不易增刪，信息存貯量小，遠距離傳播速度慢，共享性差。電子文件是指在計算機及網絡環境中生成的社會活動記錄，即以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子文件增刪容易，存貯量大，易于快速遠距離傳播信息，共享性強。它們具有更準確、形象、生動，以及最簡單的信息記錄方式和便于檢索、海量存儲等優勢。電子文件自計算機誕生以來，特別是近十年計算機軟硬件技術的發展已經使之超過了除紙質以外的任何現行文件。未來與紙質文件并駕齊驅，乃至超過紙質文件，將是必然的發展趨勢。但我們也應認識到電子文件具有易更改，安全性差，壽命短，原始性難以保證，長期保存困難很大等方面的不足。所以按其形成規律將二者有機銜接起來，取各自所長，避各自所短。

電子檔案和紙質檔案有沒有存在的必要性和合理性，關鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內容到載體形式都完全相同，電子檔案和紙質檔案則是完全重復保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那電子檔案和紙質檔案就不算重復保存制，該不該實行電子檔案和紙質檔案就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。

3 電子檔案和紙質檔案管理模式的轉化與技術準備的重要性

檔案作者必須對歷史負責，盡最大努力保存反映歷史真實面貌的可靠記錄。在沒有充分的把握完全實現電子檔案的真實性、長久性、安全性之前、不能輕易放棄紙質檔案載體形式。首先，從檔案界本身來看，人們對電子檔案的發展趨勢有著比較一致的認識。但在現實做法上并不統一。管理模式的轉化是目前階段必需的。

1.輸出紙拷貝在紙質文件保存系統內管理文件。

2.脫機備份電子文件，將電子文件以脫機保存的載體形式備份下來。例如制作電子文件的光盤備份、磁帶備份、軟盤備份，并將它們保存在檔案部門。

3.以紙質拷貝與電子拷貝雙重備份方式管理電子檔案。技術準備方面，從硬件角度來看，主要是有關設備的缺乏和有關人員使用技術水平的低下。在軟件方面主要問題在于還沒有建立超統一規范化的電子檔案管理系統。建立一個便于檔案保存、檢索、使用與處置的電子檔案系統還需要一定的時間。對于發達國家來講，電子檔案保存是主要方式，但對我國只能是電子信息時代發展的一個重要轉折點。因此，紙質檔案與電子檔案的使用只能共生存。

電子文件與紙質檔案并存的現實性。以紙張為介質的紙質檔案和以新型載體材料為介質的電子檔案，二者之間各有自己的特點和不足，認識和掌握各自的特點和存儲的規律，對調整和制定相應的管理策略，改進檔案管理模式，促進檔案管理科學化、規范化具有一定的指導作用。從電子文件產生起，直至最終取代紙質文件是一個相當長的歷史時期。在這段時期內，電子文件和紙質檔案將長期共存，優勢互補，共同發揮“歷史的記憶”的作用。

參考文獻

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[2]彭堅.關于檔案“電子檔案和紙質檔案”管理問題的探討[J].檔案學研究，2002，（1）.