論文檔一體化工作

薛春鳳

摘 要：文檔分離給檔案工作帶來很多困難，不但造成大量有重要價值的文件流失，檔案部門館藏質量降低，還會阻礙檔案部門發揮參考服務作用，導致信息服務功能降低。隨著辦公自動化在企業的普遍應用，文檔一體化也成為了提高工作效率，加快辦公現代進程，實現全面科學的“文件連續體”檔案全程管理的必經之路。

關鍵詞：文檔；一體化；管理；生命周期

早在19世紀80年代，我國檔案學界專家就已提出要改革將文件與檔案分離管理的傳統體制，并于1993年正式提出文檔一體化管理的思想，即文書檔案連鎖法。電子文件的涌現將文檔一體化的研究推向新的階段，電子文件生命周期理論和文件連續體理論相繼提出，并成為信息時代，數字環境下文檔一體化管理的新支柱，是檔案工作者從更高層次來認識文檔一體化管理的含義。

施行文檔一體化管理是企業發展的必經之路。隨著企業的發展壯大，紙質文件傳遞收到時間和范圍的局限，已無法滿足企業管理需求。而文檔一體化則能夠提高企業公文流轉以及日常事務工作的管理水平，因此充分理解和應用文檔一體化管理在企業信息化、管理中起著不可替代的重要作用。

1 實施文檔一體化的背景和現實意義

1.1 實施文檔一體化的背景

大亞灣核電站總經理在評價核電站運行情況時曾說：“大亞灣核電站所以能長期安全、優質、高效，是因為有三大支柱：一是擁有一流人才；二是擁有世界上先進的技術設備；三是擁有一個優秀的文檔管理系統。”他將文檔管理列為保障企業安全、優質、高效的關鍵，可見文檔一體化管理的重要意義。信息環境下的企業文檔一體化是借助計算機技術和網絡通信技術，保持文件處理和檔案管理的連續性和整體性，組成一個綜合的管理系統，并對文件處理和檔案管理信息進行存儲、控制、加工和傳輸，以實現對文件和檔案管理的整體優化。

經濟全球化和信息化對企業來說既是挑戰也是機遇。隨著以計算機為代表的全球科技現代化、網絡化、信息化的迅猛發展，電子文件的大量出現，高效、便捷、優質的數字化工作模式越來越受到人們的青睞和推崇。尤其最近幾年，辦公自動化的普及和應用，電子文件已成為文件的發展趨勢。它不僅節約紙張，減輕了文件管理部門的工作負擔，更重要的是進一步提高了辦公效率。企業應抓住這個機遇，采取積極應對措施，加速推進文檔一體化管理進程。

1.2 實施文檔一體化的現實意義

文件的主要功能是現行效用，檔案由文件轉化而來，但它是文件的特殊階段，具有長遠的參考服務價值。兩者之間既有區別又有密切的聯系。文件管理是檔案管理的起點，檔案管理則是文件管理的發展和延續。文件管理的質量將直接影響到檔案管理的成敗。因此檔案工作應提前介入文件的管理，對文件的形成、積累工作進行監督、檢查和指導，是文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現一體化。而隨著計算機應用的普及，文件管理和文檔管理這兩個不同階段和性質的工作連接的更加緊密。

就目前我公司文檔管理而言，與文檔一體化的目標還有很大的差距。在歷次型號產品進行質量復查時，都需要相關人員手工翻閱、查找、對比、記錄大量的紙質原始數據，才能完成復查報告的編寫工作。如果文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現一體化，則能實現快速檢索、查尋、對比、記錄等工作，節省大量的人力、物力，從而實現高效、便捷、優質的工作效率。

2 文檔一體化理論基礎

2.1 文件生命周期理論

文檔連續管理的概念雖由來已久，但中國學者對文檔一體化的研究是在20世紀80年代中期文件生命周期理論傳入中國后逐步形成。文件生命周期理論最早由歐美檔案學者提出，他們對文件和文件中心作出了理論解釋，并逐步擴大到了文件的整個運動過程以及對這一過程的全面管理。這被世人認為是現代檔案學成熟的重要標志。我國著名檔案學家何嘉蓀指出：“文件從其形成到最后銷毀或作為檔案永久保存，經歷了一個完整的運動過程。研究文件運動的這一發展過程及規律的理論被稱為文件生命周期理論。換言之，研究文件運動全過程的演變規律、階段劃分、各階段特點與聯系、以及相應管理行為的理論就叫做文件生命周期理論。”文件生命周期理論的立論基礎是文件價值形態的變化規律。對此，美國檔案學家謝倫伯格就曾把成為公共檔案的文件的價值歸納為：“對于原機構的原始價值和對于其他機構及非政府使用者的從屬價值。”雖然各國檔案學者根據本國國情，對文件運動過程進行了不同的劃分，但無論具體劃分如何不同，其基本內容是一致的：文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的生命運動過程，具有完整性和連續性；文件在其生命運動中表現出完整性和連續性；文件在其生命運動中表現出不同的價值形態而劃分為若干階段；不同階段的文件與其服務對象、保存場所和管理方式之間存在著內在的對應關系（見表1）

2.2 電子文件生命周期理論

自20世紀90年代中后期，隨著計算機與網絡技術的應用，電子文件開始普及。電子文件拓寬了文檔一體化管理研究與實踐，使研究更加深入。電子文件生命周期理論應運而生，并成為數字環境下文檔一體化管理的新支柱。

電子文件生命周期理論是由國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年的一份有關電子文件管理的報告中提出的。它借鑒了軟件工程學中軟件生命周期的劃分方法，將電子文件的整個生命周期劃分為3個階段：概念階段、產生階段和維護階段。其中概念階段是指電子信息系統的設計、開發和安裝階段。電子文件生命周期理論基本思想與文件生命周期理論大致相同。電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程。但是電子文件生命周期理論認為這個過程可以納入統一的電子文件管理系統之中。電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應關系；對電子文件生命全過程的管理和監控措施應該向前延伸到電子文件管理系統的設計之中。

3 企業文檔一體化的策略探討

企業文檔一體化的建設是一項涉及企業全局、復雜的綜合性工程，存在許多不確定因素，必須提高認識，建立完善管理策略，才能使信息化環境下的企業文檔一體化得到更好的發展，更好地為企業謀利益。

3.1 建立高效的文檔管理機制

（1）調整目前的檔案行政管理機構，用行政手段對上網文檔信息的安全進行強制管理。（2）提高公司文檔一體化的管理效率。目前，公司在文件形成、辦理到歸檔還存在許多不協調的問題。如工藝文件由各單位工藝人員編制，以紙質形式下發；而裝配后記錄、簽署完整的紙質工藝文件和多媒體記錄資料則交質量處。質量處對紙質工藝文件進行歸檔，多媒體記錄資料再轉交檔案資料處歸檔。這就給實現工藝文檔一體化帶來了很大的困難。因此，在加強檔案行政管理的同時，公司檔案、技術、質量和其他部門需要加強合作，解決文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現一體化的問題。在統一指揮、分工協作的基礎上，各司其職，通過共同努力保證文檔一體化的順利實施。工藝處信息辦可開發文檔一體化管理系統軟件，通過公司核心網，與各部門的辦公自動化系統和通信網絡系統進行有限制性的連接，以人工智能實現自動控制，達到高效管理。

3.2 規范公司文檔一體化管理的標準及法規體系

（1）制定各類管理標準。在信息化環境下，進行文檔一體化管理，必定涉及許多尖端科學技術，如網絡技術、監控技術、加密技術等。（2）加強立法，制定嚴密的法規體系。只有通過法律才能賦予“前端控制”的權力。在信息化環境下，電子文件的法律效力，網絡安全問題等都需要法律從根本上解決。

3.3 培養信息化環境下公司實施文檔一體化高素質人才

隨著信息化環境下公司文檔工作中新問題的不斷出現以及文檔部門在公司中所承擔的角色轉變，現代企業對文檔工作人員素質的要求亦相應提高。目前文檔工作隊伍的整體素質與信息化的發展要求存在較大差距，尤其缺少計算機管理文檔的“復合型”人才。

4 結束語

隨著時代的進步，電子文件的產生和大量涌現，文檔管理模式必須不斷進行改革和創新，解決好公司各類文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現一體化的不協調問題。這樣才能夠滿足現代社會的發展和文檔工作的需要。文檔人員應該根據時代的要求，從實際情況出發，建立起適合自身的文檔一體化管理模式；提高文檔一體化的管理意識；進一步完善各項管理制度；拓展專業知識和相關的技術知識；切實有效的推動文檔一體化工作的進程，這樣才能夠充分發揮文檔管理部門的作用，并最終為公司決策提供更加高效而快捷的服務。

參考文獻

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[2]何嘉蓀.文件生命周期理論及對我們的啟示[J].檔案學通訊，1991（6）

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