信息時代高職院校檔案管理新途徑研究

郭和珍

摘 要：隨著信息技術的快速發展，我國高職院校檔案管理面臨著機遇與挑戰。先進的信息管理技術在為高職院校檔案管理提供新途徑和方法的同時，也對高職院校檔案管理工作人員提出了新的要求。本文從信息時代對高職院校檔案管理的影響入手，就其管理現狀以及具體的檔案管理新途徑進行了探究。

關鍵詞：信息時代；高職院校；檔案管理；途徑

檔案管理作為高職院校建設中一個重要的工作，是學校科學管理中必不可少的環節，同時也是衡量高職院校教學管理水平和人才管理質量的外在體現。在信息時代下，檔案管理工作有了新的形勢和途徑，它規范了檔案管理工作的流程，提高了高職院校檔案管理的質量和效率，從而在一定程度上提高了高職院校的教育教學服務質量。但由于信息技術的應用對相應的檔案管理人員的能力提出了更高的要求，所以必須要采取合理的管理途徑來提高信息時代下高職院校檔案管理的質量。下面以高職院校檔案管理為研究對象，就其在信息時代下的管理新途徑進行了分析和研究，以期給后續相關方面的研究提供借鑒。

1 信息時代對高職院校檔案管理產生的影響

1.1 適應高職院校發展的需要

高職院校的根本教學任務和目的就是為社會培養大批實用型人才。隨著我國社會的快速發展以及工業化程度的加深，社會對于實用技能型人才的需求量不斷增加，所以為了滿足社會日益增加的人才需求，國家在高職教育方面加大了教育資金投入力度，而高職院校教育也取得了一定的進步，但是由于高職教育規模的擴展以及其與社會各事業型單位接觸的緊密，它所需要管理的檔案數目以及內容也就越來越多、越來越煩雜。在這樣的背景下，傳統的高職檔案管理形式已經不能滿足當前檔案管理的質量，所以對傳統高職院校檔案管理模式和方法進行變革勢在必行。為了切實提高高職院校的檔案管理質量，就必須要在其檔案管理中合理運用信息技術，從而提高其管理的效率和質量。

1.2 滿足高職檔案開發利用的需求

在傳統的高職院校檔案管理過程中，相應的管理人員大都側重于收集和保管檔案資料，而缺乏對檔案的開發和利用。這樣一來，大量的紙質檔案資料僅僅被進行了合理的歸納處理，并進行有效的存儲，但是一旦其被歸納和保存完畢，就很少再次進行利用，并且在查找相關檔案的時候也需要耗費大量的人力和時間來進行搜索，同時由于紙質檔案資料無法進行共享，所以檔案的價值過低，無法發揮其自身的優越性。尤其是人事檔案資料，他們與高職教師的人事任免、工資定級、職稱評審以及崗位調整等之間具有緊密的聯系，所以使用率比較高，如果采用傳統的檔案管理方法就顯得過于繁瑣，增加檔案管理者的管理難度。而如果在檔案中合理地運用信息技術，則可以大大提高檔案管理的效率，有利于開發和利用檔案實際的價值，并且可以實現高效的檢索與查詢，提高檔案信息的利用率。

1.3 提高高職檔案資料信息完整性的需要

高職院校的檔案資料是其發展過程中的重要信息資源，包括人事檔案、學生檔案以及科研檔案等眾多內容，所以對于科研事業的發展以及學生的有效管理等均具有至關重要的作用。傳統的檔案管理中，由于紙質的檔案資料不僅占用大量的保存空間，同時也會隨著事件的推移而逐漸老化和磨損、甚至會出現丟失的問題。而如果在檔案管理的過程中合理引入信息技術，將紙質檔案轉變為電子檔案，不僅可以提高檔案管理的效率，也可以確保檔案信息的完整性。另外，部分高職院校的發展具有復雜性，如有些是兩個院校的整合等，所以檔案的管理過程中存在交叉性，如果單純的依靠紙質的檔案管理，則會非常麻煩，也有可能搞錯檔案資料，所以我們必須要將其轉化為信息數據來進行管理，從而確保檔案管理的準確性和合理性。

2 高職院校檔案管理現狀

2.1 檔案管理工作意識薄弱，滯后問題嚴重

當前許多高職院校都沒有意識到檔案管理工作在學校建設中的重要性，所以檔案管理工作的效率較低、質量不高。他們將學生的數量以及學生所帶來的經濟效益看做學校開展中的重點，而忽略了檔案管理工作對校園建設的重要性。這種錯誤的檔案管理意識主要表現在學校的領導層方面，同時部分教職工也具有這種觀念。但是由于檔案管理工作是一項重要的工作，其對于教職工以及學生的工作和學習均具有重要的影響，如果肆意忽略檔案管理工作，則將大大影響學校的建設，是不可取的一種教學形式。

2.2 檔案管理機制和方法落后

高職院校的檔案管理內容較多，包括科技、財會、文書以及人事等檔案類型。理論上來講，如果統一管理這些檔案，則可以提高檔案的管理效率和質量，但是當前的高職院校檔案管理大都是分散形式的管理方法，所以如果要查某個學生的人事檔案，則需要分別到不同的部門和單位去查找具體的人事項目和內容。這種管理形式不僅會降低檔案管理跌效率，也會在一定程度上影響檔案材料的正式性，所以對現有的這種管理方法和形式需要進行變革。

2.3 檔案管理人員的工作量大

對于高職院校而言，每年都會有大批教職人員和學生入校，老生畢業以及繼續進行深造或就業等，所以學校的檔案流動性較大，需要頻繁對各種檔案進行調動，加之紙質的檔案資料管理難度大，且學校管理人員較少，所以實際的管理工作量較大，這就進一步降低了管理人員管理檔案的效率。另外，檔案需要定期進行維護和保存，所以也會消耗大量的人力和財力等。

3 信息時代高職院校檔案管理的新途徑

3.1 加強高職院校網絡建設

網絡建設是高職院校檔案信息化管理的前提和基礎。傳統的紙質檔案管理模式中所需的檔案管理設備以及相應的管理技術較少。但是高職院校檔案信息化管理是一項繁雜的項目，它需要建立一個完善的網絡信息和數據管理靜態，包括計算機、掃描儀以及軟件等諸多硬軟件，從而實現對檔案信息的存儲、開發和使用。大量實踐和研究表明，高效、穩定的網絡環境有利于提高高職院校檔案信息管理的水平。因此，在信息化的檔案管理背景下，高職院校需要在該方面投入大量的資金，通過引入先進的信息管理設備和必要的而技術來確保院校檔案信息化管理工作的順利實施。另外，為了進一步提高高職院校檔案管理的效率，可以將學校的檔案與校園網站進行信息共享。

3.2 提高檔案管理人員的信息素質

通常而言，高職單干管理人員的信息化能力和素質直接影響著檔案管理的實際效果。當前大部分高職院校的檔案管理人員大都并非出自檔案管理專業，一般都是由別的專業經過簡單的培訓后就進行上崗的，所以他們可能對于檔案管理方面的知識理解的不是非常徹底，所以檔案實際的管理效果可能不是非常理想。一名合格的檔案管理人員除了要具備良好的職業素養和政治素質外，還應具備積極的服務觀念和嚴謹的工作作風，所以為了確保高職院校檔案信息化管理的質量，就必須要提高相應檔案管理人員的整體素質和業務能力，同時還需要具備一定的信息技術方面的能力，可以勝任信息處理工作。可以說，檔案管理人員的管理技能和專業素質直接決定著高職院校檔案信息化建設的整體質量。因此，高職院校必須要加強對檔案管理人員在信息技術方面的培訓力度，增強他們的信息化檔案管理意識，提高其計算機技術和網絡技術應用的數量度，從而為信息化檔案管理奠定良好的基礎。

3.3 促進高職檔案信息資源的開發利用

正如上述所述，傳統的檔案管理過程中由于只重視檔案的歸納和保存，而忽略了檔案的開發和利用，這樣嚴重影響了檔案管理的效率。因此，在信息化背景下，高職院校必須要提高檔案管理的效率，加大對檔案的開發和利用，從而使人事管理、高職教學以及科研等方面的檔案運用更加便捷、高效。為了提高檔案的呂勇率，高職院校可以建設本校的檔案資源管理網站，借助網站來合理地管理學校的各種檔案，同時也有利于對檔案信息進行修改、增加和刪除，方便用戶更好地獲取檔案，大大提高了檔案管理的效率。或者高職院校可以建立一個完善的OA系統來提高檔案信息化管理的效率。另外，高職院校和可以與其他院校之間進行有效的合作，共享雙方的檔案信息，比如高職院校間可以建立一個聯合交流協作的網絡系統，從而在共享平臺上共享各自院校的檔案信息，并有各自的檔案管理員做好其中細部的管理工作，從而使檔案管理由封閉模式向開放模式轉變。

3.4 加強檔案信息化管理的安全性

正如硬幣有兩面一樣，高職檔案信息化管理除了具有上述的種種有點外，也具有一定的缺點和不足，其中最為顯著的就是其安全性。同紙質檔案不同，信息化檔案將檔案信息以數字形式儲存于計算機和網絡中。如果檔案管理人員沒有充分意識到檔案資源管理過程中安全性的重要作用，則很可能會泄露或者弄丟部分檔案信息，從而會給學校的管理工作帶來不利的影響。另外，由于檔案管理人員的操作不當，而使電子文件的檔案信息的格式產生變化，所以相應的文件無法被有效識別，損害了相應的檔案信息；部分計算機在受到網絡病毒的侵襲后可能會損壞計算機內部存儲的一些檔案信息，從而也會對信息化檔案資料產生影響，所以上述的這些安全性問題都需要檔案管理者給予足夠的重視，以及時回避這些安全性隱患。基于此，高職院校必須要增強檔案管理人員的網絡安全意識，提高其在檔案管理的過程中的安全防范意識，做好電子檔案信息的保密工作，盡量不用儲存有檔案信息的電腦上網，或者不讓非管理人員隨意使用和瀏覽檔案信息，同時還要做好檔案資料的備份工作以及檔案管理環境的防潮工作等，全面地提高檔案信息保管的安全性。

總之，信息化為高職院校檔案管理工作提供了新的發展契機，同時也帶來了一些挑戰。高職院校必須要結合自身的檔案管理情況，迎合信息化發展的趨勢，抓住發展的機遇，勇于迎接挑戰，在實踐中不斷完善和創新管理手段和方法，從而最終提高高職院校檔案管理的質量和效率。

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