高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新與應用

彭孟艷

（廣西科技大學土建系）

高校基建檔案管理工作是一項十分復雜的工作，有其特殊的專業(yè)性和多樣性等特點，對基建檔案管理人員也有著較高的要求。近年來隨著科技的進步，高校基建檔案管理工作也在逐漸地進行改革，傳統(tǒng)的管理模式顯然已經無法滿足當下的需要。下面將對高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新與應用進行分析和討論。

一、高校檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理有所忽視

要想實現(xiàn)高校檔案管理的科學性，首先應保證檔案的完整。就目前的情況來看，管理人員對基礎建設有了一定的認識，卻在建設的過程中常常忽視積累的文字材料。主要表現(xiàn)為：在認識程度上明顯不足，雖然形成了相關的文件資料，卻很難進行使用；在管理中只重視建筑工程質量上的管理，而忽視了文檔管理；此外，檔案的管理部門與基建部門之間溝通甚少，對竣工文件等不能完善地進行管理。

2.缺少完善的基建檔案管理制度

高校基建檔案管理工作有著較強的專業(yè)性，在日常的管理工作中很難建立起一套適用于檔案管理的標準規(guī)范用來規(guī)范基建檔案。當前的高校基建檔案管理中由于檔案的時間跨度比較長，而在這個過程中又有可能出現(xiàn)管理人員的調整，而每個人對檔案的分類理解都會出現(xiàn)不同的看法，因此高校檔案管理工作也就很難達到統(tǒng)一。

3.缺少綜合性強的管理人員

當前的高校基建檔案管理人員大多是基建技術人員兼職，或者是其他的檔案管理人員兼職，缺少既懂得基建專業(yè)知識，又有檔案管理能力的綜合性管理人員。基建技術人員雖然在基建業(yè)務上比較熟練，但沒有接受過專業(yè)的檔案管理知識培訓，對材料很難進行科學的整理、歸檔。檔案管理人員雖然懂得怎樣整理檔案，也有著較強的檔案管理知識，但他們普遍對基建業(yè)務不熟悉，對檔案材料的范圍也不是十分明確，再加上工程建設單位對檔案管理的重視等，使得檔案材料出現(xiàn)了不完整的情況，這些都嚴重地影響著高校基建檔案管理的建設。

二、高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新與應用

1.強化基建檔案管理人員專業(yè)知識

在高校基建檔案管理工作中，最重要的就是管理人員的專業(yè)素質。基建檔案管理工作與其他的資料管理工作不同，基建檔案管理需要較強的專業(yè)知識，要求基建檔案管理人員不僅掌握一定的基建知識，同時也需要具備足夠的檔案管理知識，這樣才能對基建檔案進行正確的分類整理，從而將基建檔案管理工作做到最好，并在日后的生產建設過程中發(fā)揮出自身的作用。

2.建立信息化管理系統(tǒng)

隨著社會和科技的不斷發(fā)展，信息技術被廣泛地應用于社會各界中，計算機網絡的發(fā)展可以說為基建檔案管理提供了一個強大的技術支持。通過信息化技術建立起基建檔案管理系統(tǒng)，將原有的檔案整理備份到信息化管理中，不僅方便了日后的查找，更重要的是即使檔案遺失，也能在信息化管理系統(tǒng)中找到備份的檔案，而不會因此耽誤日后的工作。

3.強化硬件設施

要想切實地保障高校基建檔案管理工作，應盡量地將檔案管理做好，保證每一個檔案管理庫房都能夠達到應有的安全標準。如果條件允許的情況下，應及時地建立起檔案管理大樓，在硬件設施上保證基建檔案管理的安全。此外，應在日常的管理工作中強化檔案管理責任制，積極地落實好檔案管理“八防”工作。對檔案室門口及周邊的一些危險物品應及時清理，以便保護檔案安全。

4.完善基建檔案管理制度

高校基建檔案制度需要覆蓋全面的檔案工作，在基建項目建立的初期就應將檔案管理深入到每一個工作的環(huán)節(jié)中。高校基建檔案管理一定要建立起完善的管理制度，制定出科學合理的管理制度，讓每一個管理人員都能積極地按照管理制度工作，形成良好的風氣，同時高校應定時監(jiān)督檢查，保證基建檔案的管理工作能夠順利進行。

高校基建檔案管理工作十分復雜，對檔案的管理人員要求也比較高，要求基建檔案的管理人員不僅有一定的基建專業(yè)知識，同時還要有較強的檔案管理知識。雖然當前我國高校的基建檔案管理工作仍然不夠完善，但只要我們不懈努力，不斷地對基建檔案管理工作進行創(chuàng)新，就一定能實現(xiàn)科學的檔案管理。在當代信息化發(fā)展迅猛的時代，做好高校基建檔案管理工作，就一定要將基建檔案管理工作盡量數(shù)字信息化，這樣才能幫助高校基建檔案管理不斷發(fā)展。

［1］劉曉玲.我國高校基建檔案管理對策初探［J］.硅谷，2010（04）：24.

［2］李純.加強高校基建檔案管理的幾點思考［J］.山東電力高等專科學校學報，2010（04）02.

［3］秦馨.新形勢下對高校基建檔案管理的思考［J］.河南水利與南水北調，2012（01）：8.