學習“會計電算化”中采購、銷售、庫存、核算子系統的一點思考

郎紅燕

（太原市第五職業中學校）

結合計算機知識，會計有了會計電算化這一新興事物，并且，會計電算化在會計工作中的地位也越來越重要。會計電算化中的財務業務一體化就是會計電算化的魅力之一。

財務業務一體化的基本思想是，將企業經營中的三大主要流程，即業務流程、財務會計流程、管理流程有機融合，將計算機的“事件驅動”概念引入流程設計，建立基于業務事件驅動的財務一體化信息處理流程，使財務數據和業務融為一體。具體來說，主要就是購銷存管理系統的應用。

購銷存管理系統包括采購、銷售、庫存與核算四個子系統。下面，我們就從這幾個子系統來探討一下財務業務一體化。

一、采購系統

采購管理系統具有兩大功能：一是采購管理；二是采購結算。該系統主要提供對企業采購業務全流程的管理，它支持以采購訂單為核心的業務模式，其主要任務是在采購管理系統中處理采購入庫單和采購發票，并根據采購發票確定入庫成本及對采購付款的全過程管理。

采購管理系統的日常業務處理主要包括填制并審核采購訂單、填制入庫單、填制采購發票、進行采購結算和進行采購業務付款等業務內容。

要想學好采購業務，首先得明確采購業務的流程。

采購業務的流程為：填制并審核采購訂單，接下來就是隨著商品入庫，由采購訂單生成采購入庫單。然后可以根據采購訂單或采購入庫單流轉生成采購發票，進行采購結算。

二、銷售系統

銷售管理系統提供了對企業銷售業務全流程的管理，主要通過對銷售訂單、發貨單、銷售發票的處理，動態反映各種銷售業務數據，便于企業及時了解銷售相關信息。該系統支持以銷售訂單為核心的業務模式，主要任務是處理銷售發貨單和銷售發票，并根據銷售發貨單等發貨成本信息確認銷售成本以及根據銷售發票進行銷售收款的全過程管理。

銷售日常業務是指對企業銷售業務的全流程進行業務處理、核算和管理，主要包括填制銷售訂單、填制銷售發貨單及填制銷售發票等。

對于銷售業務，同樣首先得明確銷售業務的流程。

銷售業務流程為：根據實際業務錄入銷售訂單，隨后保存和審核，然后再根據銷售訂單生成銷售發貨單，并流轉生成銷售發票。進行銷售結算，與客戶進行收款結算，包括直接收款或暫欠貨款等。

三、庫存系統

庫存業務系統主要用于管理企業的存貨、通過對存貨的收、發、存業務的處理，能夠及時動態地掌握庫存存貨的各種信息。該系統提供對企業庫存業務全流程的管理，對存貨進行入庫及出庫管理，并有效地進行庫存控制，實時地進行庫存帳表查詢及統計分析，能夠滿足采購入庫、銷售出庫、產成品入庫、材料出庫以及其他出入庫等業務的需要，并且提供了倉庫貨位管理、批次管理、保質期管理、不合格產品管理、現存量管理和條形碼管理等業務的功能應用。在購銷存集成應用時，庫存系統可以對采購系統生成的采購入庫單、銷售系統生成的銷售出庫單進行審核確認，為核算系統提供各種出入庫單，在核算系統生成憑證后自動傳遞到總賬系統。

庫存系統日常業務是對企業存在倉庫中的存貨進行業務處理和管理。主要包括審核采購系統和銷售系統所填制的采購入庫單和銷售出庫單；填制產成品入庫單、材料出庫單、其他出庫、入庫單及盤點單等。

對于庫存業務，同樣首先得明確庫存業務的流程。

庫存業務流程為：審核采購入庫單；審核產成品入庫單；審核銷售出庫單等。

四、核算系統

核算系統是購銷存系統中的一部分，與庫存管理系統相比，庫存管理系統側重于從數量上對存貨進行管理，而核算管理系統側重于從金額上對存貨進行管理，它主要用于核算企業存貨的入庫成本、出庫成本和結余成本，反映和監督存貨資金的占用情況。核算系統對采購入庫單、銷售出庫單和庫存系統生成的各種單據進行單據記賬，對采購暫估入庫進行暫估報銷處理。

上述幾個子系統既可以單獨使用，也可以集成使用。但是，這幾個子系統的業務流程均為：系統初始化、日常業務處理、期末處理。并且，從物流上看，購銷存管理系統主要有入庫業務和出庫業務兩部分。從資金流上看，在采購系統中錄入采購發票，對采購入庫單進行結算，形成應付賬款，到應付賬款中對結算后的采購發票制單，生成應付款憑證；在應付賬款中錄入付款單并付款，核銷應付款，對付款后的付款單制單，生成付款憑證。在銷售系統中錄入銷售發票，審核后形成應收賬款，到應收賬款中對審核后的銷售發票制單，生成應收款憑證；在應收賬款中錄入收款單收款，核銷應收款，對收款后的收款單制單，生成收款憑證。存貨核算對各種入庫單和出庫單進行記賬，登錄存貨明細賬，確定存貨發的入庫成本、出庫成本及庫存成本；并對記帳后的出、入庫單進行記賬，生成出、入庫憑證，登錄到總賬。從信息流程來看，總賬系統是會計信息系統的核心，可以處理各子系統傳遞過來的憑證，其他子系統是在完成各自業務的基礎上，對總賬中的數據實行專項管理。在購銷存的幾個模塊中，只有核算模塊與總賬產生聯系，其他的模塊只是把單據傳遞到核算模塊，由核算模塊生成憑證后直接傳遞到總賬系統中。所以，在會計電算化采購、銷售、庫存與核算業務的財務業務一體化中，在后臺，會計處理依然是核心，我們應該把握這些特點，明確財務業務一體化的內容以及財務在其中的作用，就能真正領略采購、銷售、庫存、核算業務財務業務一體化的魅力。

應松.對企業會計電算化發展的一些思考［J］.企業導報，2011（18）.