對醫院電子檔案管理工作的幾點認識

謝麗紅

(寧安市中醫院 黑龍江 寧安 157000)

一、醫院實行電子檔案管理的優勢

隨著信息化的發展，特別是隨著辦公自動化的進一步擴展和深化，電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業，過去用紙墨、照相形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、影像、文獻資料等，都可用電子計算機進行管理，而記錄檔案信息的載體也日趨多樣化，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖像文件、視頻文件等，在管理方式、載體形式、信息互動等方面對紙質檔案形成巨大的沖擊。電子檔案的優勢是:

(一)直接減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了工作時效。傳統的醫院檔案管理工作存在立卷難和提供利用效率低下，查準率不高的難題。現代化信息管理手段的利用，免除了立卷歸檔、檢索查找的繁難，提高了檢索速度，準確率高。將工作人員從人工直接建檔的工作中解脫出來，極大地提高了各類文書檔案和病案管理與利用的質量、精度和效率，實現醫院檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。

(二)有利于文件和病案的補漏、增缺。傳統的醫院檔案立卷方法遇到信息收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷內文件又得重新排列，編檔頁號、編抄卷內目錄、裝訂、修改填寫案卷封面，不但費時費力，還使管理人員增添了許多麻煩。實行電子環境下信息管理后，醫院檔案按“件”整理，文件插入就十分方便了。省時省力，工作人員可有充分的時間提高業務水平。

(三)有利于提高醫院檔案管理的質量。檔案的根本目的在于利用，需要提供可利用的檔案，就必須有高質量、高水平的文檔卷宗。傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的制度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準。以現代化手段進行檔案管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上，從而提高醫院檔案管理工作的質量和利用效率。

二、醫院電子檔案存在的問題

(一)電子文件不能取代紙質文件。醫院的電子文件只是紙質文件生成、運轉過程中產生的一個附屬品，沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質文件的存在。

(二)聲像檔案歸檔不及時。我院的聲像檔案多形成于辦公室，開展各項活動主要由辦公室負責拍攝，因此多數聲像檔案都還保存在辦公室，沒有統一到檔案室里保管，醫院各科室有時也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開展的新業務、新技術，護理部、醫務部等部門組織開展的一些活動等，其中不乏有保存價值的聲像資料。如果不及時了解醫院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。今后檔案室應積極與各部門聯系，及時將醫院的聲像檔案歸檔，做到每月一小歸檔，每年總歸檔。

(三)由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題。

(四)檔案管理人員的素質參差不齊。傳統紙板檔案管理人員，專業人員較少，熟練操作計算機的人員更是微乎其微，檔案管理人員新技術知識貧乏，所以，加強檔案管理人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。

三、醫院電子檔案管理的對策

(一)積極推進醫院檔案的數字化進程。醫院要實現檔案信息化，建成數字檔案室，是一個漫長的過程，需要醫院全體人員的共同努力。在醫院檔案信息化進程中，一是對檔案室現存的紙質檔案進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將文書、科研、設備、基建、音像、照片等轉換成電子文件;二是利用文檔處理軟件對數據庫進行規范整理，便于檢索利用;三是對醫院職能科室和業務科室提供網上利用平臺，搞好遠程服務;四是采取數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，防止網絡黑客攻擊，防止信息失密，確保檔案信息安全;五是要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。六是雙管齊下，實行紙質檔案與電子文檔"雙軌"并存。

(二)加大投入，實現檔案的現代化管理。用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應加大投入，充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

(三)健全制度，明確責任。由于電子文件具有分散性，醫院每個科室都有可能成為電子文件的形成者，因此必須建立醫院檔案管理員的制度，明確責任，防止重要資料的遺漏，在醫院各科室設立一名資料管理員，及時上報各科的電子文件資料。

(四)檔案工作者必須更新思想觀念，確立新的管理理念。傳統的紙質檔案都是在文件辦結后在第二年的上半年收集資料歸檔。電子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計算機管理系統和國家對電子文件管理的標準規范不依托，對各種類型的電子文件從其產生開始就實行檔案化管理，將電子文件從產生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實性、完整性和有效性，保證電子文件長久保存和有效利用。

總之，醫院檔案管理信息化迫在眉睫，只有在完善軟硬件設備的基礎上，提升檔案管理人員的綜合素質，用創新開放的意識進行檔案管理，實現信息技術與檔案管理的結合，才能使醫療衛生系統的檔案管理工作更上一層樓，從而為社會與群眾提供更加高效的服務。