提升房產檔案管理水平的探究

張 乙

(哈爾濱市住房保障和房產管理局檔案信息中心 黑龍江 哈爾濱 150000)

一、房產檔案的基本內容

房產檔案是房產交易過程中最為重要的法律文件和交易憑據。一份完整的房產檔案是由多種文書材料組成，是人類生產社會活動和房產交易結合的產物。房產作為高價值的不動產之一，在管理、交易、市場流動時必然產生許多文書材料、有關證明等文件，這些文件在完成相關工作后，需要在有關部門備案并保存，為日后的工作、生產提供依據，當發生與房產相關的財產糾紛和法律糾紛時，房產檔案就是具有最為重要和準確的參考價值。

二、房產檔案管理的特點和重要作用

所有設計財產安全的工作都會得到社會高度的重視，作為涉及房產財產的第一手資料，房產檔案的管理是一項非常復雜且重要的工作。房產檔案的管理具有相當高的法律性。房產檔案的價值和可信度是由國家有關法律作為其保障。在在司法執法的過程中，房產產權檔案便是作為執法的重要依據。而涉及到房產的交易時，也必須在房產檔案的允許范圍內進行。否則，便是有違國家有關法律條文。其次，房產檔案管理具有社會性。房產檔案是在房產經濟的活動中逐漸形成的，它是房產市場的真實反映，能夠體現出經濟的運行趨勢，通過對房產市場進行詳細記錄，能夠為城市建設和城市經濟發展服務，促進社會經濟的快速發展。最后，房產檔案管理具有很強的動態性。一份房產檔案并不是一成不變的，隨著房屋的修建、交易、轉讓、損壞等多種活動，房產檔案的內容也是在不斷變化的。這就要求房產檔案必須實施動態管理，對房產檔案資料進行及時更新。房產檔案在社會中的作用是多方面的。從社會經濟層面來看，檔案為房產的交易提供了最為公正的信息;而從歷史的角度來看，檔案起到了信息傳承的作用，是為后人做下的準備，當人們為了維護自身房產安全時，所能使用的具有最高法律效益的文件，便是房產部門所保管的房產檔案。

三、現代房產檔案管理中存在的主要問題

(一)管理制度不完善

現如今，房產檔案管理的發展已經有了一定的歷史，但還是存在著多種問題。其中管理制度不完善是制約房產檔案管理水平的最主要因素。因為檔案管理本身的復雜性和房產資料的瑣碎性，檔案管理較為分散、數據狀態容易變動、失真，注銷的房屋產權不能夠及時清理，缺乏高效率的操作技術手段和規范的工作流程等等，都會影響到房產檔案管理工作的順利開展。想要解決這些問題，就必須建立起完善的管理制度。只有意識到這一點，才能夠有效的提高檔案管理的整體水平。

(二)管理方式落后

房屋財產同其他財產不同，它使用年限長、價值高，其所有權、結構、功能隨時都會發生變化。另外，受到我國的傳統文化影響，房產交易往往同家庭關系、夫妻關系、子女繼承相結合，其變化更為復雜。再加上近年來房產交易市場的不斷變化，房產的市場價值也處在一個不斷變化的過程中，這些因素造成了房產檔案文件的形式、規格各有不同，管理工作非常復雜、繁瑣。現在房產形式和數量不斷增多，落后的管理方式已經難以滿足現代管理工作的需要。傳統借助人力操作的管理方法不僅工作效率低下、出錯率高，而且成本也高，不利于房產檔案管理工作的繼續發展。因此，采用新的管理方式至關重要。

(三)缺乏專業人才

房屋檔案管理關系到千萬人的財產安全和家庭穩定，是一項非常重要的工作。而且，檔案管理的專業性較強，需要有高水平的專業人員參與。但是，現在的情況往往是檔案管理人員并不具備相應的專業知識，或者是沒有掌握現代化的管理技術。這是造成檔案管理事業發展緩慢的重要原因之一。

四、提升房產檔案管理水平的有效方法

(一)加強對管理制度的建設

科學有效的管理制度是房產檔案管理工作順利開展的重要保障。建立有效的管理機制、對管理制度進行創新改革，是當下加強檔案管理水平的有效途經。從目前檔案管理部門的工作狀態和運行方式來看，檔案管理制度的效率低下，很大程度上是因為缺乏有效的競爭機制。從事管理工作的人員積極性低下，人浮于事，缺乏創造性和工作熱情，管理工作的效率自然得不到提升。所以說，房產檔案管理部門應當建立起有效的競爭機制，提升工作人員的危機意識和競爭意識，將工作績效同獎懲制度結合，從而激發工作人員的熱情和創造力，進而提升房產檔案管理水平。

(二)改善管理方式

老舊的通過人力管理檔案的方式已經無法滿足現代社會的要求，發展電子檔案、利用數字化技術進行檔案管理是歷史的必然趨勢。現在的檔案管理部門應當發展雙檔案制，即在原有的紙質檔案管理的基礎上，增加電子檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整、真實、可靠。數字化檔案是檔案管理工作的新內容，它具備可以長期的保存信息，方便修改，占據空間小等優點，能夠起到同紙質檔案優勢互補的作用。

(三)培養高素質人才隊伍

現在的檔案管理工作是一項多學科、高專業性、高技術水平的工作，需要具有全面的知識結構以及敏銳的信息意識的專業性人才。所以，房產檔案管理部門應當建立崗位培訓機制，對員工進行適當的培訓，從而提高全體員工的業務水平和知識，增強其工作能力，要求他們掌握現代化的知識技能，從而提高檔案管理部門。

五、結語

房產檔案管理是一項非常重要的工作，分析管理工作中存在的問題，利用現代化的科技手段，多方面學習，使檔案管理向著科學化、現代化和高效化方向發展，具有非常重要的現實意義。

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