談如何保證電子檔案的可用性

王長偉

(黑龍江省云山農場社會保險事業管理局 黑龍江 虎林 158420)

一、電子檔案載體的保存環境要求

電子檔案的保存，首先應要求具備一個適合電子檔案載體保存的環境。電子檔案載體的保管環境，一般是指脫機存儲而言，其載體種類有磁帶、光盤等。對存放載體的柜、架要達到有關標準的要求，防止意外的碰傷、劃傷存儲載體;庫房溫度應控制在17℃－20℃之間，相對濕度應控制在30%－45%之間;遠離強磁場和有害氣體;載體應直立排放，嚴防變形，并滿足避光、防塵等保存條件。良好的保存環境、不僅可以延緩載體的自身老化，而且還可以減慢載體上所存信息的自然衰減。

二、電子檔案載體的檢查與維護

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。即便是在良好的保存環境之下，也難免不發生信息丟失或讀取錯誤的現象，這是由于載體在長期保存的過程中，材質老化及磁記錄的自然衰減所致。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期有效的檢查與維護，以確保電子檔案信息的可靠性、完整性。

定期檢測應一年進行一次。可采用等距抽樣或隨機抽樣的方法，其抽樣量以不少于l0%為宜，以一個邏輯卷為一個單位。檢測內容，首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，是否清潔，是否有霉斑出現。然后進行邏輯檢測，邏輯檢測應在相應的電子計算機設備控制下進行，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀取校驗，并判定被檢測的載體是否需要進行重寫或更新。對所有檢測出錯的載體，必須進行有效的修正或更新，方法可隨機修正，也可用其對應的封存拷貝件進行修復。

定期拷貝，是保證磁性載體可靠性的一種行之有效的方法。存儲在磁性載體上的電子檔案，應每4年進行拷貝一次，且原載體繼續保留，時間不少于4年。對電子檔案載體進行保存、檢查、維護和拷貝時，應注意下列幾點:

1.電子檔案入庫時，應進行有效的檢驗，保證無物理損傷，表面清潔，無電子計算機病毒感染。

2.在對電子檔案進行檢測、拷貝等操作時，應先用有效的手段，對其驅動設備進行測試，使所有同電子檔案相關的操作，都在驅動設備可靠、完好的狀態下進行。

3.對電子檔案載體進行電子計算機讀取檢驗和拷貝時，應先對所用設備進行電子計算機病毒檢查和消毒處理，以避免在上述操作中感染病毒。

4.對所保存的電子檔案，應有一個或一個以上的拷貝，并存放在不同地方，以防止自然災害或保存環境變化帶來的損毀。

5.對電子檔案進行檢謝與維護的操作人員，必須進行專門培訓與考核。

6.所有對電子檔案檢測與維護的操作，必須在責任人的授權和監督下方能進行。

三、建立電子檔案維護管理的信息文檔

對于電子檔案的檢查與維護，必須進行嚴格的控制與管理，因為任何一次誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。即使可利用相應的封存拷貝進行修復，但在人力、物力、財力上造成浪費。因此，除了需要從各方面提高操作人員素質和嚴格工作調度及各項操作規程外，還必須建立相應的電子檔案維護管理信息文檔，并由工作人員認真填寫。建立這個文檔的目的是對電子檔案的檢調、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。此外，還可以通過對這些信息的統計、分析，總結經驗，找出規律，對今后的電子檔案維護管理起參考作用。

(一)維護管理信息文檔的內容

維護管理信息文檔的記錄是以一個邏輯卷為單位，應包含以下內容:(1)卷號:歸檔后經過邏輯組卷的標識。(2)起始盤號:該卷存儲載體的編號，當該卷存儲于多個載體時，應注明第一個和最后一個的編號即:從× × × × ×號至× × ×× ×號。(3)歸檔日期:歸檔時的日期，應標明年、月、日。(4)歸檔前檢驗情況:注明歸檔前做過哪些檢驗以及對錯誤的處理情況。(5)驗收人:即歸檔驗收責任人。(6)卷內文件數:卷內電子文件的份數。(7)邏輯記錄數:卷內每份電子文件內邏輯記錄數的總合。(8)載體類型:指該卷所存載體的類別、規格及型號。(9)硬件環境:適合用于卷內電子文件讀取的電子計算機設備及驅動器規格型號。(10)軟件平臺:指適用于卷內電子文件讀取的操作系統及數據庫管理系統平臺，一般應包括名稱及版本號。(11)應用軟件;指電子文件形成時而由形成單位開發的對應于卷內電子文件的應用軟件名稱及存放位置。(12)歸檔后檢調與維護登記表:是在對該卷所存載體及信息進行檢測和維護的過程中或結束后應填寫的內容，其中包括:

1.日期:進行檢閱與維護的年、月、日。2.次數;當前所進行的檢測與維護是第幾次。3.設備:檢閱與維護所使用的設備規格、型號及編號。4.軟件:檢調與維護所使用的系統軟件、應用軟件及工具軟件等。5.檢測內容:進行哪些檢測操作，具體應包括外觀檢測、有效性檢測、完整性檢測等。6.檢測結果;對各項檢測結果進行的記錄。7.差錯處理;對在檢測中校出的錯誤進行處理和維護情況的記錄。8.載體轉存:對載體轉存操作情況記錄，并注明是第幾次轉存。9.設備更新兼容性檢驗:由于設備至新所進行的兼容性檢驗結果登記。10.操作人:進行檢驗與維護的操作人員姓名。

(二)在填寫維護管理信息文檔時應注意的事項

1.文檔中(1)－(11)項是在電子文件歸檔時就需填寫的內容。而第(12)項則是在每次檢團與維護操作過程中進行的記錄。2.在進行轉存操作時，若新載體的規格、型號發生了變化，則應在維護管理信息文檔中第(8)項原填寫的內容中注明。3.當設備更新時，所進行的兼容性檢驗合格后，則應在維護管理信息文檔中的第(9)項原填寫的內容中注明。

［1］張健.電子文件長期保存中的可用性保障研究［J］.上海檔案，2014(08).

［2］崔屏.電子文件憑證性溯源及內涵研究［J］.檔案與建設，2013(09).