談重大活動檔案標準化建設

田 陽

(齊齊哈爾市軍隊離休退休第二休養所 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

《齊齊哈爾市重大活動檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)業經2013年2月26日市人民政府十五屆十次常務會議通過，現予發布，自2013年5月2日起實施。如何深入貫徹《辦法》，切實加強重大活動檔案工作，是我們各級檔案部門和廣大檔案工作者職責所在。

一、深刻理解《辦法》頒布實施的重要意義

(一)《辦法》有力地推動了重大活動檔案工作的法制化管理。在實際工作中，往往重大活動的主辦和承辦單位對檔案收集管理工作的重視和認識程度尚不到位。在制訂重大活動實施方案時，沒有同時制訂重大活動檔案管理辦法，沒有明確責任部門和人員，缺少相應的收集、整理、移交、保管等措施，影響了重大活動檔案的齊全完整、準確系統。

(二)《辦法》有力地加強了檔案管理部門監管職能的發揮。在實際工作中，檔案管理部門對重大活動檔案工作監督指導職能發揮的尚不到位。需要制訂與《齊齊哈爾市檔案管理條例》相配套的規章制度加以補充完善，以進一步提升檔案工作管理水平，從而實現檔案行政管理部門變被動服務為主動服務。因此，出臺《齊齊哈爾市重大活動檔案管理辦法》對重大活動檔案管理工作中存在問題加以規范，是十分必要的。

二、關于《辦法》中主要問題的理解

(一)關于重大活動檔案的概念定位。本辦法所稱重大活動檔案，是指在重大活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子、標志性實物等不同形式的歷史記錄。

本辦法對重大活動所包含的具體內容從九個方面進行了準確表述，便于同其他專業檔案工作進行區分。它不僅賦予了檔案部門新的使命和任務，更凸顯了重大活動檔案工作新的責任和價值，是完善國家檔案資源體系功能的需要。

(二)關于重大活動的范圍。本辦法規定的重大活動的范圍包括了各級黨委、人大、政府、政協和紀委召開的重要工作會議及主要負責人的出國訪問、視察工作等重要事件;包括了重大經濟、科技、文化、體育、外事、宗教等活動，包括了重大自然災害和重大責任事件搶救等活動。本辦法將這些活動明確列為調整范圍，對于主辦、承辦單位更好的貫徹落實本法，收集相關檔案具有重要意義。另一方面，上述活動產生的文件資料對黨和國家來說都很重要，應當作為政府重點監督管理的對象。

(三)關于重大活動檔案工作的職責分工。造成重大活動檔案管理混亂的一個重要原因是相關部門的職責不清、分工不明。為解決這一問題，《辦法》對各級人民政府、檔案行政管理部門、主辦、承辦單位和綜合檔案館在重大活動檔案工作中的職責進行了明確。

(四)關于重大活動檔案工作的具體業務規定。為保證重大活動檔案資料的收集齊全、集中管理、有序移交、保管安全、監督及時。《辦法》對重大活動檔案工作在時間、程序和特殊檔案的收集、移交等方面做了具體規定。比如，聲像檔案是檔案資料的重要組成部分，是能夠直接反映活動場景的主要依據。許多主辦、承辦單位和新聞媒體沒有給予足夠重視。大量原素材聲像資料散落在個人手里，許多人將之作為自己的知識產權成果而據為己有，拒不歸檔，或者按照慣例予以刪除。移交本單位的只是作為新聞宣傳而剪輯過的一小部分聲像材料，不能反映活動的主要原貌。因此，《辦法》特別規定重大活動由指定的新聞媒體進行錄像、錄音、拍攝照片的，新聞媒體應當在活動結束之日起30日內向本級國家綜合檔案館移交一套原素材聲像檔案。

重大活動結束必然涉及到檔案的歸屬和移交問題，這里分兩類情況，一類是活動由臨時機構組織開展的，那么隨著活動結束，機構的撤銷，根據檔案法律法規規定，應該移交國家綜合檔案館保管。另一類是沒有臨時機構而是由某個單位主辦或承辦的，活動結束后，該單位也不會因此撤銷，理所當然，活動檔案要移交主辦單位或承辦單位進行集中管理。

三、加強重大活動檔案工作發展對策

一要進一步搞好宣傳教育。要充分利用各種媒體，對檔案工作促進重大活動發展進行廣泛深入的宣傳，使廣大檔案工作者把思想認識統一到《辦法》的規定上來，把工作重心擺放到搶抓機遇、加快發展重大活動上來，增強建立健全重大活動檔案工作的責任意識，進一步推進重大活動檔案工作健康發展。

二要繼續規范重大活動檔案工作。重大活動檔案作為動態信息，具有連貫式管理的特點，要按照《齊齊哈爾市重大活動檔案管理辦法》的要求，切實加強業務建設，要隨著重大活動發展壯大不斷豐富和完善檔案內容。

三要進一步完善重大活動檔案信息服務手段。要樹立“服務為先、內容為主”的理念，加快現代信息技術的應用，積極開展重大活動檔案數字化建設，方便人民群眾對檔案信息的利用。

四要發揮典型引領作用。各級檔案部門要大力宣傳示范重大活動建檔工作好典型，檔案工作為重大活動服務的好事例，讓重大活動和農民群眾看到實實在在的效果，打消辦社不建檔的思想顧慮，形成積極主動辦社建檔的良好氛圍。

五要加大投入，完善服務設施。各級黨委、政府要把抓好重大活動檔案工作與開展群眾路線教育活動緊密結合起來，增強檔案工作責任意識，真正納入議事日程，加強投入，實現重大活動檔案工作與重大活動同步發展，促進全市重大活動檔案工作均衡發展。

六要切實采取有效措施，加強檔案業務培訓，建立起一支真正適應新時期重大活動轉移工作需要的檔案干部隊伍。