談如何做好辦公室的協調工作

辦公室作為辦公室的中樞部門、綜合部門和領導的辦事機構，起著協上傳下達，協調左右的作用。協調工作很多，是辦公室的一項重要職能。協調就是根據辦公室的地位、作用和領導的授權，加強與上級、同級和下級各部門、各單位的密切聯系，緊緊圍繞單位的中心工作和重點工作，協調各方面的關系，解決問題，為經濟建設服務。

協調就是溝通情況，統一認識，化解矛盾，從而達到步調一致，提高效率，解決問題的目的。在新時期，強化辦公室的協調職能是顯得非常重要的。辦公室人員要掌握協調工作的方法和藝術，在實踐中，深入研究，努力探索，協調好左右關系，為經濟建設服好務。

一、辦公室協調工作的主要任務

辦公室協調工作的內容很廣泛，涉及到前后左右，方方面面。具體內容有：

（一）協助領導安排好一個時期的工作布局

包括：主要工作、次要工作、工作步驟、先抓什么、后抓什么、工作措施、工作方法、及應該取得的效果。特別是整個布局的指導思想，需要辦公室加以具體化。這就需要辦公室人員要深入調查研究，才能為領導的科學決策、安排工作提供有用、可靠的信息。

（二）做好計劃、總結、起草領導講話、搜集整理信息等工作

做好半年總結，全年總結、起草領導講話、整理信息和單位組織大型活動的籌備等是辦公室工作的一部分。必須按照領導的意圖和安排，認真搜集材料，開展調研，精心做好每個環節的協調工作，保證順利完成任務。

（三）協調本單位和各部門文件的制發和會議的安排

辦公室處理公文和安排會議是同各部門發生聯系較為密切的兩個方面。都需要歸口辦公室統一安排，涉及的部門多、范圍廣、紛繁復雜，這就需要辦公室人員按照輕重緩急的程度去積極協調，減少矛盾，提高效率。

（四）加強催辦和檢查工作

這是保證領導指示和工作任務落到實處的一個重要環節，催辦可以掌握工作落實的進度，發現問題及時解決。檢查可以隨時掌握領導文字批示和口頭指示落實情況，避免耽誤工作的完成。

二、做好協調工作的主要方法

辦公室作為綜合性辦事機構，起著承上啟下，協調左右、聯系內外的樞紐和橋梁作用。具體應做好以下幾方面的溝通：

（一）任務溝通

辦公室做好一項工作，需要溝通上下、協調左右和內外各方面的思想關系，使各方面都能理解完成任務的重要性、必要性，達到大家心情愉快地接受任務，從而積極行動，協同作戰，使思想和行動協調一致。

（二）政策溝通

辦公室人員首先要對上級的新政策和本單位制定的政策吃準、吃透，徹底領會政策精神和文件要求，提出擬辦意見，結合實際情況及時向有各方面傳達貫徹，幫助基層理解文件精神，加強政策溝通，統一認識，增強凝聚力。

（三）領導意識溝通

辦公室工作人員經常在領導身邊，要善于領會和掌握領導意圖，并用領導意圖去溝通疏導工作，最終使各部門都能按領導意圖去行動，實現政通人和。

（四）信息溝通

辦公室處于樞紐和橋梁的位置，各種信息比較集中，要利用這個有利條件，加強與各部門和人員溝通聯系，溝通順暢了，工作就容易協調了。

（五）感情溝通

辦公室是領導的參謀和助手，常常是代表領導處理問題，在協調中離不開與人打交道，所以，辦公室人員必須要具備高素質和良好的形象，以飽滿的精神狀態投入工作，與人溝通言談舉止要高雅、大方，對上協調要認真負責，實事求是；對下協調，要熱情周到，不簡單粗暴，和藹可親。溝通中，要體現全心全意為人民服務的宗旨，接近群眾，牢固樹立群眾觀點，為群眾排憂解難，及時向領導反映群眾的呼聲，在干群之間和上下左右之間加深感情，充分起到樞紐作用，協調好各方面的關系。

1.處理好原則性和靈活性的關系。協調關系必須以大局為重，事業第一，按黨的政策、方針、領導意圖和規章制度辦事。但也有一定的靈活性，在堅持原則的同時，具體情況具體分析。

2.正確處理全局與局部的關系。協調的目的就是使局部服從全局，維護整體利益。在工作中，要充分理解局部利益和個人利益的合理性，盡量兼顧局部利益和個人的直接利益。

3.正確處理民主與集中的關系。協調是為了達到統一，一般在不緊急的情況下，不應輕易使用行政命令的辦法，應該采取民主的、協商的辦法，通過溝通思想，達到統一，解決問題。

4.正確處理平等與權威的關系。辦公室在協調工作中，既要堅持平等民主的原則，又要充分運用權威的影響和作用，辦公室做協調工作的權威來自于自身的樞紐地位，來自于領導的信任與授權，來自于科學的理論，來自于貫徹執行黨的各項方針政策和各項規章制度。

三、應注意的幾個問題

在社會主義市場經濟的新形勢下，協調工作也面臨許多新情況、新問題，增加了不少新內容，任務更加繁重，使協調難度增大。為適應這一新的情況，對辦公室工作人員要求的就更高了。要讓對方認同和接受協調工作，就必須樹立發揚全心全意為人民服務的好傳統，對新形勢的特點，要用民主平等、耐心細致的工作態度，協調各方面問題，地避免對方產生反感。一是要準確領會領導意圖，明確協調的對象和內容。協調必須執行領導意圖，不能添枝加葉，不能摻雜自己個人的意見，克服情感用事，處理問題不能帶有偏見，要善于聽、勤于看、敏于思，把辦公室的工作變被動為主動，共同協商，解決問題。二是必須樹立全局觀念。正確處理全局與局部的關系，堅持原則，實事求是，該辦的事不推，一切從大局出發，注意維護全局的利益。三是講究工作方法。工作中，要培養多種能力（變通能力、處理人際關系的能力、獨立工作的能力、調查研究的能力、協調能力）。

協調要避免四種傾向：一是盛氣凌人；二是主觀武斷；三是簡單粗暴；四是工作沒主見。辦公室人員要把握好自己，擺正位置，知識要全，素質要搞，服務要和藹，按領導要求和工作權限，找準協調工作的結合點，不越權，不越位，認真履行工作職責。不論是對上對下，對內對外都要提供優質服務，避免不良傾向的出現。讓群眾滿意，讓領導放心。

參考文獻：

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[2]杜亮.新形勢下如何做好辦公室工作[J].科技信息.2011（18）.

作者簡介：杜旺林（1956–），男，天津工程職業技術學院黨辦工作。