淺議培訓檔案的利用與建筑企業人力資源開發的有效結合

葉青

摘 要：本文從提升檔案意識重視員工培訓檔案，利用培訓檔案完善員工培訓體系，開發利用員工檔案為建筑企業發展服務三個方面論述了培訓檔案重要性。提出了通過整合優化培訓檔案資源，可以使建筑企業對培訓質量做出準確的評估，從而完善整個培訓體系，使建筑企業擁有持續穩定的競爭優勢。

關鍵詞：培訓檔案；培訓體系；激勵機制

一、提升檔案意識 重視員工培訓檔案

（一）注重提高企業檔案意識，建立員工培訓檔案

培訓的效果如何可通過培訓檔案的記錄來體現，培訓檔案的建立是培訓過程中的基礎工作，由人事部門為員工建立培訓期間的檔案，登記基本信息，了解培訓前的基本狀況，詳細記錄已參加過的培訓信息。強化建立培訓檔案的觀念，這樣才能通過記錄員工自入職以來參加的各項培訓及考核成績，使檔案成為進入培訓、選拔人才、職位升遷、薪酬調整以及個人職業生涯規劃等有力的依據，也為進一步開發利用這些檔案資源，制定科學的培訓體系以及建筑企業整體的人力資源戰略規劃等奠定了信息資源

基礎。

（二）注重設置員工培訓檔案，完善員工培訓檔案

員工培訓檔案的主要內容應包括培訓背景、培訓記錄、培訓績效手冊三項主要內容。

1.培訓背景。應主要包括姓名、部門、職位、學歷、專業、崗位變動、入職前所受培訓、發展目標、培訓原因、對培訓的期望和要求等項目，主要對員工個人的基本情況有所了解，以便培訓前后效果的比較。

2.培訓記錄。用于記錄員工培訓過程中的情況，由人事部門負責記錄，并及時更新、存檔。應包含培訓的課程名稱、課堂表現、培訓時間、培訓考勤情況、考核成績、培訓個人總結、培訓反饋及其他相關信息。

3.培訓績效手冊。用于對培訓的總結，主要記錄員工自入職以來參加過的各種培訓、培訓成效、培訓獎懲，每次培訓結束后由授課老師配合人事部門填寫，并由人事部門定期審核。應包括公司培訓政策、晉升流程、職位能力要求、員工已參加培訓項目、培訓成績及職業發展規劃等內容。

人事部門應為參加培訓的每一位員工建立檔案，并及時更新，以紙質檔案的形式加入員工人事檔案中，并建立電子檔案以便查詢，以員工參加培訓的職位、部門、成績等進行分類排列，便于各種培訓信息的有效查詢及匯總，便于企業做出準確合理的人力資源規劃方案。

（三）注重移出員工培訓檔案，管好員工培訓檔案

員工進行系統內調動，培訓檔案要隨員工人事檔案轉入相應的人事部門。員工的培訓檔案可保存至員工辦完離職手續大約半年后銷毀。對曾是企業核心員工的培訓檔案則應延長保存時間。建筑企業應高度重視員工培訓檔案，員工培訓不僅關系企業的長期可持續發展，也是構建學習型企業的堅實基礎，更是企業人力資源戰略規劃的有力保障。

二、利用培訓檔案 完善員工培訓體系

（一）充分利用員工檔案資源，系統科學設計培訓活動

企業需制定出培訓的基本流程，可大體上劃分為以下幾個階段：培訓需求分析、確定培訓內容和培訓方法、培訓績效評估。

1.做好培訓的需求分析以利于培訓計劃的制定。制定培訓計劃之前必須做培訓需求分析，以保證培訓計劃的合理有效。企業可根據以人為本的原則，根據員工自身情況制定培訓計劃，使員工能積極參與，提高培訓效果。

2.設計科學的培訓內容和方法以使員工積極地參加。企業要調動員工的積極性，優化培訓項目。員工參加培訓的目的是為了更新知識和提高技能，使自身的職業生涯能更好地發展，要設計符合員工需求的培訓項目。

3.充分利用好檔案資源，客觀準確地對培訓效果進行評估。培訓效果評估具有理論指導、監督考核等功能，是對培訓體系進行有效反饋和完善的手段。利用培訓檔案資料，可以對員工培訓做出準確評估，使評估結果更加準確合理、客觀公正。

（二）充分利用員工檔案資源，建立員工培訓激勵機制

把員工培訓的成績與職位晉升、薪酬調整以及個人職業生涯規劃等相結合，可以激勵員工在培訓中更加積極主動地學習，從而促進員工與企業的共同發展。同時，培訓也是企業吸引員工、留住員工的主要途徑，在競爭日益激烈的環境中，員工也要不斷提高自身的發展潛能，注重所在企業提供的學習機會。

（三）充分調動員工的積極性，逐步建立員工培訓文化

在充分開發利用員工培訓檔案的基礎上，把培訓作為給員工的最有價值的“福利”，使員工逐步樹立起培訓觀念，使其成為建筑企業文化的一部分為員工廣泛接受，逐步建立員工培訓文化，使培訓更具科學系統性，完善整個培訓體系，提高培訓的效益，為建筑企業提供寶貴的人力資源財富。

三、開發利用員工檔案 為建筑企業發展服務

（一）建筑企業要維持穩定持續的發展，必須要擁有比競爭對手更大的優勢，通過培訓可以全面提高員工整體的素質水平，為建筑企業注入更強大的生命力，使建筑企業能快速適應競爭日益激烈的市場環境。而培訓檔案的開發利用真正發揮了培訓的功能和效益，為培養高素質的員工和管理人才提供保證，也為員工職業生涯規劃提供了依據，使企業全面了解員工，準確合理地配置人力資源提供了保障。

（二）合理開發利用員工培訓檔案資源，全面了解員工，也反映出建筑企業以人為本的經營理念，重視人力資源的開發是企業可持續發展的根本之路。通過分析整理員工檔案信息，可以設計更科學的培訓體系，進一步提高培訓效率，進而為形成學習型建筑企業奠定基礎，在建筑企業中形成一種培訓文化，進而與建筑企業文化相結合，實現員工與企業的共同發展。建筑企業的戰略目標與個人的職業生涯規劃相結合，使建筑企業具有更大的競爭力。