關于新時期企業檔案管理的幾點探討

楊麗斌

摘 要：隨著當前經濟的不斷發展，信息方面的需求量也愈來愈多。在企業的檔案管理過程中，企業在檔案管理方面的制度也在進行著不斷的改革，在新時期的新技術的引入過程之中，檔案在管理方面也產生了較多的問題和挑戰。本文主要分析了檔案管理在企業當中的現狀及所面臨的問題，并且在這個基礎之上提出一系列的解決方案。

關鍵詞：企業；檔案管理；現狀分析

在新的背景條件之下，企業在檔案方面的管理工作如何適應時代的要求，如何較好去完善檔案方面的體系建設，更好記錄企業當中的發展歷史情況、服務企業中的建設事業，根本出路就需要進行思維的創新以及管理的創新。故而，需要進行做好檔案方面的管理工作，促進企業日后更好的發展。

一、增強檔案管理工作的意識

（一）歷史文化給檔案方面的管理工作帶來的啟示

檔案資料是一項寶貴的資源，起初是源于史家的筆錄，他們客觀的記錄了那個時期所發生的政治方面、軍事方面、科學方面、經濟方面、自然方面、學說理論等相關事實的真相和一些理論方面的體系。一直到現在，仍舊是延續著這方面的理念。也就是說，作為一種文字方面的資料，它必須是真實的，具有權威性的特點，這些方面的特點也就決定了它是其他資源無法替代的。在實際的操作過程當中，需要保證相關檔案資料的完整及資源體系方面的全面性。

（二）在實際工作之中加強檔案方面的管理

在查閱利用檔案的過程當中，它的每一個對象都是獨立的個體，因而，需要滿足每位檔案查閱者的要求，在這個過程當中，信心是最重要的。同樣，責任心是其基礎。因為就檔案方面的管理工作而言，它屬于服務性的工作。隨著當前的業務工作的發展以及擴展，檔案的利用率愈來愈高，沒有強烈的責任心就無法做好檔案方面的管理工作。

二、加強多渠道到對于檔案來源的開發以及利用

隨著時代進步的步伐的加快，檔案方面的工作要從多渠道進行檔案來源的開發工作，從一種新視角、新思維去認識檔案資源方面的涵蓋面，進而開發一種更有價值的資源方面的渠道。

（一）開放性的渠道

在實際的工作當中，應當對于企業的榮譽方面的情況做好記錄，將檔案方面的工作人員的視角做一些拓寬，比如，建立照片方面的檔案、電子方面的檔案。檔案記載的主要是企業的生產方面的活動以及經營管理方面的活動，在檔案的管理方面，它的主要內容是記錄企業具有較高價值的知識以及經驗，同時還需要去挖掘企業檔案隱含的隱性方面的知識以及顯性方面的知識，發揮它的最大價值，進而改進企業在創新方面的能力，進一步提高企業方面的運行效率以及職員在技能方面的素質。因而，這就需要相關的工作人員提高在檔案方面的管理能力，在這個過程當中，需要利用好數據的挖掘技術以及商業智能的方式，進而對檔案的資源庫做一個深度的挖掘，比如，安放在關系數據庫之中、文件服務器之中等。通過這些方式的采用使得知識能夠在外部以及內部都能進行共享以及發布。也就是說，在網絡的背景條件之下實現檔案方面的管理。網絡的環境背景之下進行檔案方面的管理主要就是一種知識方面的管理。這種方式的轉變與傳統的檔案方面的管理是有明顯的差別的，檔案方面的信息資源大多是以數據庫以及信息庫等形式出現的，除了一些紙質方面的檔案之外，網上的檔案方面的信息還包括圖形信息、圖像信息、聲音信息、視頻信息等。因而，在這一背景條件之下，檔案方面的管理對象趨于多樣化，其方法也愈加智能化。管理的范圍也進一步的擴大，將它與知識方面的管理以及信息方面的管理密切融合起來。傳統的檔案方面的管理主要強調的是檔案在文獻特征方面的描述，而網上的信息資源主要是深入到了檔案所涵蓋的知識的單元以及信息單元之中。這些方式的轉變對于檔案方面的管理人員而言是一項全新的課題。

（二）研究性的渠道

歷史的過程是不會再次顯現的，同樣，歷史的資料也是不能再次獲得的，因而，這就需要相關的工作人員再去進行資源渠道的開辟，也就是科學的研究成果這個渠道。通過這種方式的采用能夠彌補一定的資源上的斷流，也能夠形成另外一種較為獨特的資源的源頭。所以，在實際的工作中，就需要利用好現存的檔案方面的資源，使得更好的服務于相關的使用人員，進而為領導在制定戰略方面提供高效的查閱方面的資料。

三、選擇有效的檔案方面的管理方式

（一）做好檔案以及各種資料的搜集工作

在實際的工作過程當中，應當做好檔案以及各種資料的搜集工作，對于在歸檔范圍內的檔案，不管它的載體形式，特別是聲像方面的檔案包括了各式各樣的照片資料、錄音資料、錄像資料等，或者是計算機為依托形成的各式各樣的電子方面的文件資料，都應當做好搜集的工作。

（二）運用科學管理室做好檔案方面的工作

檔案方面的管理工作也可以算是一種知識性的勞動，同樣，對于它的保管而言，是一項十分講求科學性的作業。對于檔案方面的整理工作、編目工作、編研工作都將作為一種知識勞動進而引起了高度的重視。在這樣的背景條件之下，就需要相關的工作人員對檔案的保管做到完好無損，盡最大力量延長檔案的使用壽命。在這個保管的階段中，要避免人為方面的破壞或者說是任意的丟棄，一定要做好檔案的安全方面的的工作。同時，需要對相應地的保管條件做一個改善，對于庫房方面的建設應當要做到布局合理，同樣，也需要具有適應以及經濟等方面的特點，就檔案設施來說，需要有助于檔案方面的保管以及查閱。

（三）對于各種檔案應當開放利用

檔案方面的管理人員應當樹立一種新的檔案觀念，在這個階段當中，要抓住好機遇。依據客觀存在著的來自多方面的需求，尋找一種較為適用的檔案，最大化地去滿足相關人員在這方面的需求。并且要將其指導方面的功能、監督方面的功能做到充分的發揮。通過這種方式的采用，才能夠使得知識經濟與檔案方面的管理工作做到相輔相成。

（四）加強檔案方面的信息化建設

在當今的信息化的社會，需要加強企業的信息建設的進程，進而建立一種較為科學完備的信息方面的系統以及便捷的信息交流方式使得企業在經濟方面的發展、科技方面的進步以及事業方面的戰略舉措的更為科學的制定。隨著當前企業當中的辦公自動化系統以及企業管理的信息系統的進一步應用，檔案方面的管理系統作為整個系統當中的子模塊，它也邁上了一個嶄新的臺階。數字化的這一方式的轉變向傳統的檔案方面的管理模式以及理論提出了一系列的挑戰，檔案方面的信息服務所呈現的作用也日益突顯。檔案管理作為企業的基礎管理工作中的組成部分，也應當跟上時代發展進步的步伐，做到與時俱進，并且進一步加強以及不斷完善企業的檔案方面的管理工作，建立信息化形式的檔案方面的意識，通過這種方式的采用，促進企業經濟不斷發展，制定出更為高效合理的戰略規劃。

四、結束語

從當前的趨勢來看，企業在檔案方面的管理工作是一項基礎性的工作，雖然它和企業在生產方面、管理方面以及經濟建設方面沒有直接的關聯，但是，它卻是每項工作的全部。借助檔案能夠掌握企業的歷史情況，總過經驗教訓的總結工作，對未來企業的發展規劃也有一個預見的作用。因而，需要根據時代的發展條件，對檔案方面的管理工作應當做到創新，進而提高這方面的效益，使得檔案方面的管理工作更為高效科學的開展。

參考文獻：

[1] 丁曉紅.關于新時期企業檔案管理的幾點探討[J].檔案學研究，2013（S1）：113-114.

[2] 李瑩.如何加強新時期企業檔案管理工作[J].華章，2013（16）：290-291.

[3] 李文英.關于新時期企業檔案管理工作若干問題探究[J].今日財富（金融發展與監管），2011（11）：91-92.