我國檔案業務外包前景展望

丁兆華

對于非專業從事檔案管理的組織機構而言，檔案管理與利用是一項非核心的業務職能，為了實現節約管理成本和提高管理效率的目標，外包已成為許多企業和社會組織處理檔案業務的理性選擇，呈現出日漸旺盛的市場需求，檔案業務外包的市場前景樂觀，檔案中介機構也因此有了更為廣闊的發展空間。

一、檔案中介機構呈現規模化發展態勢

檔案中介機構經濟成分多元化，檔案業務外包市場化，以及檔案服務內容多功能化的現狀對促進檔案中介機構的規?；l展趨勢產生了強有力的推動。檔案中介機構的源起是檔案行政管理部門一部分微觀職能的解構，最初大多為行政編制或國有性質，經過十多年的發展和探索，現階段出現了國家所有、集體所有、個體私營和混合所有制并存的多元化局面。檔案中介機構也因此展開了一定的行業競爭，檔案業務外包市場由此形成。檔案中介服務機構在設立方面采用企業建制，以開展各類檔案業務創收，以提高業務質量和水平提高效益和利潤，受市場供需要求影響明顯。檔案中介機構本質上是市場經濟發展的產物，隨著政府機構改革和社會主義市場經濟體制的日益完善，檔案業務外包市場化進程不斷加快。檔案中介機構要在市場中立于不敗之地，必須與時俱進地拓展業務職能范圍，提高服務效率和質量，以贏取更大的市場份額。就檔案業務外包的范圍來看，已從最初的檔案咨詢、檔案管理方案策劃，擴展延伸至更深層次的多媒體檔案信息采集，電子化檔案編研、檔案信息數字化、網絡化遠程存儲利用等各個業務環節，而與之相配套的設備與技術手段也日益先進且多樣化。檔案中介服務機構從起初的單一經營，提供單一服務，逐漸開始規模化經營。目前檔案業務外包市場上已有一些有實力、有品牌、有特色，在體制、競爭、業績、誠信等綜合優勢較強的檔案中介機構嶄露頭角，這些機構實行現代企業制度，經濟實力強，擁有良好的信譽和品牌。能在社會效益和經濟效益上獲得雙贏，是這些大型檔案中介機構的共同特點?？梢姡跈n案業務外包市場不斷擴大的現實背景下，檔案中介機構的規?；l展趨勢已然形成，并顯示出強大的發展后勁。

二、檔案中介機構呈現規范化發展態勢

規范化是檔案中介行業得以持續發展的必然要求，檔案業務外包市場自由、有序、良性的競爭依賴于檔案中介機構依法經營，這與檔案中介機構的規?；瘮U張是并行不悖的，且能獲得“相得益彰”的最佳效果。在檔案業務外包需求較為旺盛的經濟發達地區，地方政府對檔案中介機構表現出了較大的關注，相關的法規和標準制度建設已經出臺或正醞釀出臺，規范檔案中介機構成立及其運作的外在監督機制已提上日程。而檔案中介機構及其行業協會自身也有了建章立制的實踐：制定和公布合理的服務收費標準、賠償制度，不斷完善的售后服務細則，以及嚴密的檔案安防體系標準。在人力資源問題上，檔案中介機構力求從科學專業的角度選拔人才，并定期對其從業人員進行職業道德教育和業務能力和資質認定考核。如今，檔案行政管理部門宏觀監管，檔案行業協會自律協調，檔案中介機構依法自主執業的檔案中介機構全局化監督管理機制框架業已形成，必將對檔案中介機構的健康發展產生積極而深遠的影響。

三、檔案中介機構拓展檔案服務對象優勢明顯

檔案中介機構服務對象廣泛而多元，既有政府機關、國有大中型企業，也涵蓋各類私營企業、外資企業以及個人。檔案作為內向性表現最為明顯的一類信息資源，知密范圍最為嚴格且局限。既然這些組織或個人愿意選擇由檔案中介機構承接本部門或本人檔案業務，極有把握贏得客戶心理認同的，便是能提供高效優質的檔案專業服務的檔案中介機構。如今很多檔案中介機構已具備較強的科研實力和物質條件，能夠勝任高附加值信息服務的任務，因此，對于在檔案業務外包過程中積累的人脈和已形成的客戶群，檔案中介機構完全可以適時地加以培育和開發，將其成為深層次業務服務方面的潛力客戶，獲得其他信息服務機構所不具備的客源優勢。

四、檔案中介機構擴展檔案服務內容潛力巨大

除卻特殊載體和表現形式的檔案，對某一歷史活動而言，檔案是其文件運動的終點，是經過價值鑒定后確定有保存價值的重要文件。作為檔案的前身，文件與檔案有著天然的聯系，在管理方式上亦存在相通之處。作為專業檔案信息服務的提供者，檔案中介機構對不同層次、不同范圍和不同內容檔案信息資源的形成規律、使用價值、處理程序、管理狀況等都比較熟悉，檔案中介機構的業務范圍完全可以向前延伸至文件階段，順應“大文件觀”所提倡的文檔一體化管理的科學潮流。事實上，文件管理外包在國外早已成為企業普遍選擇，85%的世界500強企業部分采用或全部采用文件外包服務。2009年度《外包產業黑皮書》調查報告顯示，在文件（流程）管理外包服務（Document Process Outsourcing，DPO）行業中名列榜首的富士施樂公司，在全球外包服務最佳管理供應商中亦位列世界第三，文件管理外包已成為全球最為活躍的新興市場。對于國外先進的管理理念、方法和技術，我國檔案中介機構可適當加以借鑒，將文件流程與檔案管理這兩項原本一脈相承的業務緊密結合起來，形成并鞏固文檔流程一體化管理的中國市場。

五、檔案中介機構優化檔案服務方式漸入佳境

在市場經濟的大潮中，檔案中介機構能夠取得進展并逐步走向成熟，科技創新助力服務方式的改進和完善，是極為重要的一環，而這也正是檔案中介具有廣闊市場前景的必要條件之一。檔案管理從最初的單一手工操作和檔案縮微處理，發展到用數字化設備對檔案信息進行采集、管理和利用，檔案業務的服務方式正日趨科學、高效和便捷。此外，檔案中介機構及時引入科學的管理和服務理念，逐漸由被動接收檔案業務向主動進行客戶需求咨詢和提供售后服務的服務模式轉變，秉持客戶需求和利益至上的宗旨，在管理效率及服務質量方面做到臻于至善。這一切的努力，為我國檔案中介機構打造高標準、高質量、高效的專業管理服務品牌提供了最為可靠的保障。結語為了專注于核心競爭力的塑造，優化自身業務流程，越來越多的企業理性地選擇了借助于外部力量，以低廉的成本外購檔案服務，巨大的檔案業務外包需求促成了我國檔案中介機構源起和發展。在消除生產力發展體制性障礙的改革進程中，檔案行政管理部門解構了自身部分微觀管理職能，為檔案業務外包的規?；l展提供了更為廣闊的施展空間。檔案中介機構適時地把握住了時代機遇，迎合了社會的檔案業務需求，最終得以蓬勃發展，為社會各界提供了優質、高效、便捷的檔案業務服務，使檔案事業煥發出了新的生機和活力。