淺析電子檔案風險管理應遵循的原則

朱佰雙

實施電子檔案風險管理的目的在于：當風險沒有出現時，通過各種風險識別技術，降低風險發生的概率或轉移風險；當風險出現時，通過各種有效措施或解決方法快速做出反應，緩解或減小風險造成的損失；在風險過后，總結經驗教訓，改進管理。檔案部門必須加強電子檔案風險管理，否則為社會有效保留數字記憶的重要職能將難以實現。下面，筆者就電子檔案風險管理的幾條原則談談自己的看法。

一、前端控制原則

前端控制是以文件生命周期理論為基礎，它把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程，從電子文件形成之時甚至形成之前就對文件從形成一直到歸檔整個過程給予通盤規劃，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，并對文件形成和維護進行監督。前端控制是對整個電子文件管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現，在已經建立了電子檔案管理系統的地區和機構，電子檔案是在系統中生成和運轉的，電子檔案管理過程的前端就延伸到了系統設計階段，前端控制的形式也部分轉移到系統功能的設計之中，盡可能把文件生命周期各個階段的管理要求設計在系統之中，以功能合理的文件管理系統作為管好電子檔案的先決條件，其實質就是在電子文件形成時就采取保障措施，對風險提前防范。前端控制是實現電子檔案全程控制的重要保障，是全面、系統和優化思想的集中體現。在文件生成之前就采取控制措施，能夠有效地預防影響電子檔案安全的因素，以確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性，并有效地減少重復作業和滯后作業，起到優化管理功能、提高管理效率的作用。

前端控制原則是實現電子檔案風險管理的重要保障，其必要性主要體現在以下兩個方面：第一，前端控制是確保電子檔案真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。由于電子檔案和電子文件的同源性，對于電子檔案風險的防范應在電子文件產生時就進行，防止電子檔案出現錯誤，控制差錯的最佳時機應放在所有可能出現差錯的環節之間。第二，前端控制是優化管理功能、提高管理效率的科學理念。電子檔案管理系統不應是對手工管理流程的簡單模擬，而應本著更科學、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進行業務流程重構，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個管理環節的重復、疏漏，從而達到功能合理，效率最高。

二、控制費用與風險平衡的原則

電子檔案風險管理中涉及的因素很多，無論怎樣控制風險，風險也總是存在的，完全排除風險是不現實的，也是不經濟的。電子檔案風險管理所堅持的控制費用與風險平衡原則表現在：一方面，電子檔案信息的絕對安全（即零風險）是不可能的，在實施所選擇的風險控制后，總有殘余的風險存在，只要殘余風險在我們可接受的水平便可；另一方面，實施和維持這些控制是需要費用支出的，如果這樣的風險控制成本比電子檔案信息遭受威脅所造成的損失預期值（即機會損失成本）還要高，那么，這樣的控制就是不合適的。我們接受與不接受風險的界限就是考慮風險控制成本與機會損失成本的平衡，如果風險控制成本大于機會損失成本，便接受風險，反之，則不接受風險。

三、靜態保護與動態管理結合的原則

電子檔案的風險管理也是一種系統的管理方法，注重電子檔案生命周期每個階段、每項活動、每個要素的無縫鏈接，強調系統整合和總體效應，追求效益的最大化。在電子檔案風險管理中，對其載體的管理，如控制溫濕度、防塵、防外來磁場、防機械震動、防光和有害氣體、日常管理維護等方面，也就是對傳統檔案的保護，主要是在檔案庫房內進行的，屬于靜態的風險管理工作。但對于電子檔案所記錄的信息來說，對其維護必須依賴計算機系統，對電子檔案信息的風險管理必須延伸到檔案庫房之外，隨時吸收信息安全保護技術的最新成果，并隨著信息技術的發展而發展。因此，電子檔案風險管理有具有動態性。此原則強調靜態保護與動態管理之間相互銜接的系統性，兩者相輔相成、缺一不可；只有兩者緊密結合起來，才能有效地開展電子檔案的風險管理。

四、全程管理原則

全程管理就是指整個電子文件的形成、積累和管理機制檔案化，并且在管理的前端即從文件生成開始就對電子檔案的整個生命周期進行控制，實施全程檔案化管理。全程管理是一種全面的管理，涉及文件的流程、管理規則、管理方法以及質量要求，從而建立一個涵蓋文件全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。全程管理是一種過程管理，是通過過程控制實現結果控制。由于過程的可控性強，過程控制的反饋周期短，因此，對文件生成、流轉、利用、保管等每一項具體管理內容的實施過程進行監控，便于及時發現和糾正失誤，不斷調整管理策略。把保證文件屬性的需求嵌入到各個工作環節中，使文件管理流程與工作業務流程有機地融合在一起。在工作業務流程完成后，及時將需要保存的電子文件移交到文件中心等中間保管機構，最后將需要永久保存的電子文件移交到數字檔案館。

電子檔案從文件形成到最后銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，整個過程不允許隨意割斷。為確保形成的電子檔案能有效地推動社會實踐活動的開展以及電子檔案成為電子檔案后能發揮應有的證據價值，在電子檔案正式形成后的整個生命運動過程的任何一個階段和環節中，必須確保電子檔案信息內容未有任何改變，保證電子檔案正式形成后在其整個生命運動過程中始終擁有相同的信息內容，即必須對電子檔案及歸檔進行全程管理。全程管理對電子檔案生命周期內各個階段所有的管理活動和管理要素統籌兼顧，能在一定程序上避開風險或發現風險隱患。全程管理原則體現在電子檔案保管模式和方法的確定，保存系統的設計和運行、保管制度的制定和執行等方面，以保證電子檔案在其整個生命周期受到嚴格的控制。