淺談新形勢下克孜爾水庫管理局檔案工作存在的問題及對策

陳立萍

摘 要：克孜爾水庫檔案工作經過幾年的努力取得了較大的成績，但面對檔案工作新形勢、新要求，還存在一些問題， 本文就存在的問題及如何解決這些問題談一點個人見解。

關鍵詞：新形勢；做好；基層檔案工作

新疆克孜爾水庫位于阿克蘇地區拜城縣境內，是塔里木河水系渭干河流域上的一座以灌溉、防洪為主，兼有水力發電等綜合效益的大型控制性水利樞紐工程，總庫容6.4億立方米。水庫工程等級為1等大（1）型，主要水工建筑物級別為一級。水庫工程地質條件復雜，處于強震地區，地震基本烈度為8度，克孜爾水庫的建成，成功解決了國內首次、國外亦不多見的強震區活動斷層上筑壩的技術難題，為相似地質條件建壩提供了經驗。

1 綜合檔案基本情況

目前，克孜爾水庫管理局綜合檔案室現存檔案主要有：文書檔案181卷、2555件；科技檔案2630卷；專門檔案（會計檔案1043卷、照片檔案1990張）；電子檔案61張；實物檔案77件、圖書資料232件。單位檔案的特點是文書檔案、專門檔案所占比例偏小，科技檔案所占比例偏大，水利工程檔案及水庫運行觀測檔案是科技檔案的重要內容。克孜爾水庫綜合檔案室經兩年精心準備，于2009年達到自治區檔案工作二級標準。2011年庫車調度中心建成后，單位機關下移，綜合檔案室整體搬遷至庫車。現克孜爾水庫管理局在水庫、庫車分別設有檔案庫房，為重要檔案實現異質異地備份提供了便利條件。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 領導對檔案工作的支持力度不夠

克孜爾水庫管理局局領導曾從人、財、物上大力支持克孜爾水庫自治區檔案工作二級標準工作，為檔案室配備了配置較高的電腦、檔案管理系統，掃描儀、專用打印機、防磁柜、密集架等檔案專用設施設備，保障了自治區檔案工作二級標準的順利通過。面對新形勢新要求，克孜爾水庫管理局領導對檔案工作的支持力度還有不適應的地方。主要表現在：一是對檔案工作的深層次意義認識不到位，沒有將檔案工作和其他工作一樣納入發展規劃和工作計劃中，制約和影響了檔案工作的深入開展。在檔案室提出做自治區檔案工作一級標準工作時，因維穩工作及其它工作的需要，沒有將此項工作列入重要工作之中，檔案人員只能一點一點推進此項工作。二是對檔案工作的培訓工作認識不足，認為檔案沒有什么內容可學，不支持檔案人員過多參加繼續教育及水利檔案工作培訓，這樣導致檔案人員不能及時了解國家及水利行業關于檔案工作的新指示、新動態、新規定。

2.2 一些特殊檔案的收集力度不夠

根據國家檔案局8號令要求，2009年綜合檔案室制定了克孜爾水庫管理局《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，并按屬地管理原則報拜城縣檔案局批準，從2010年開始克孜爾水庫管理局文件收集工作嚴格按照批準的歸檔范圍執行。科技檔案由綜合檔案室根據工程項目特點，分別制定檔案歸檔范圍及保管期限表（規模小的項目工程除外），由綜合檔案室督促檢查；觀測類資料每年4月由監測中心移交，檔案室整理歸檔。因此本局檔案歸檔基本齊全。

但收集工作中還存在對一些重要工作、重大活動產生的文件材料收集力度不夠，收集方式需要改進等問題。主要是單位一些重要工作沒有將專職檔案人員列入工作人員之中，比如創建國家一級水利管理單位、創建精神文明單位等工作，專職檔案人員沒有參與其具體工作，只是為這些工作提供檔案利用服務。創建過程中產生的資料情況檔案人員并不十分清楚，文件收集只能是別人交什么，檔案室就接收什么。

克孜爾水庫管理局檔案分類分為文書檔案、科技檔案、專門檔案三個部分，專門檔案指會計檔案及聲像檔案。而這些重要工作、重大活動產生的檔案有其特殊性及成套性，不屬于檔案分類中的任何一類，要解決這些檔案的歸屬問題就要改進檔案分類大綱，在大綱中增加一類專題檔案，使這部分檔案能合理歸檔。

2.3 科技檔案數字化是檔案數字化建設中的薄弱環節

克孜爾水庫綜合檔案室于2007年配備檔案管理系統軟件后，積極開展檔案數字化工作。目前，文書檔案目錄、科技檔案目錄（包括案卷級及文件級）全部完成數字化錄入工作。通過這幾年的努力，文書檔案已全部掃描成電子文件，建立了文書檔案數據庫，實施了紙質文件與電子文件雙軌制，實現了利用網絡平臺查閱文書檔案，有效保護了原始檔案。但科技檔案數量大，進行數字化建設成本高，費時費力，在人、財、物上難以全部到位，因此科技檔案數字化建設基本是空白。

2.4 缺乏統一管理民生檔案的途徑

長期形成的管理模式是克孜爾水庫民生檔案主要集中在人事部門，由人事部門自行保管；職工的健康檔案又由工會辦公室管理；文書檔案只涉及領導干部職務任免、職工獲獎及職稱聘任的相關文件，科技檔案中存有克孜爾水庫庫區移民檔案。也就是說克孜爾水庫管理局與民生有關的檔案分散在多個部門，缺乏統一管理民生檔案的途徑。而人事部門、工會的保管條件離綜合檔案室的保管條件有一定差距，利用效果也不明顯。這也是水利系統的普遍現象，基層檔案室無力改變這種現象，需要上級檔案部門協調解決。

2.5 檔案深層次開發利用工作力度不夠

檔案工作的最終目的是有效地開發檔案信息資源，最大限度地服務大局、服務社會、服務人民，實現資源共享。這些年來，克孜爾水庫管理局檔案利用服務在歷次除險加固工程前期準備階段、驗收階段；水庫淹沒區土地糾紛；精神文明建設；固定資產清查；撰寫科技文獻；拍攝克孜爾水庫宣傳片等水庫建設發展方方面面發揮了重要作用，取得了明顯的社會效益和經濟效益。但檔案深層次開發利用方面力度不夠、層次較低，開發利用基本局限在檔案一次、二次編研工作，主要有全宗介紹、組織沿革、專題匯編、工程簡介及每年的大事記等內容，離提供深層次、高質量檔案信息產品的要求還有很大差距。克孜爾水庫建壩的復雜地質條件在國家水利工程建設史中具有特殊意義，水庫建設檔案有較高的科學學術價值和工程建設參考價值。根據水利廳領導指示，克孜爾水庫管理局投入大量人力、財力，充分挖掘檔案信息資料，由大量水利專業人員共同撰寫出版了科技文獻《克孜爾水庫～一座建設在活斷層上的大壩》，但因各種原因只局限在內部發行，利用效果不明顯。

3 對策及建議

3.1一是通過上級檔案部門加大檔案工作的保障制度、加大檔案宣傳工作，不斷擴大檔案工作的社會影響力。二是綜合檔案室及時做好單位的檔案宣傳工作，并努力做好檔案管理工作，充分發揮檔案工作的價值及作用。這樣上通過檔案部門的制度保障及宣傳工作，下通過基層檔案工作自身努力，形成合力，讓社會充分認識到檔案和檔案工作的價值所在，進一步提高各級領導對本單位檔案工作的認識，進而加大對檔案工作的支持力度。

3.2綜合檔案室應從實際出發，在有限的條件下不等不靠，可將科技檔案的重中之重，比如水庫工程建設立項、勘測、設計、移民、階段驗收及竣工驗收、竣工圖等內容逐步掃描成電子文件。通過這種方式建立重要科技檔案數據庫，既能保護部分原始檔案，又可方便提供利用，同時為實現資源共享打下良好基礎。

3.3在民生檔案還沒有形成共識，沒有具體的歸檔范圍及管理規范下，克孜爾水庫檔案人員要在力所能及的情況下有所作為。可利用檔案室現有的民生檔案信息，按類別匯編成冊，建立民生檔案信息庫，并做好檔案利用工作。

3.4要提高克孜爾水庫管理局檔案深層次開發利用的力度，一方面要提高檔案人員的綜合素質。不斷加強檔案專業知識、水利專業知識的學習，不斷提高文學修養，使檔案人員能勝任深層次的檔案編研工作。另一方面專業性強的科技檔案信息開發不能由單位檔案人員唱獨角戲，而應得到上級有關部門及水利工程高級專業人才的大力支持和幫助，才能保證科技檔案信息開發利用的科學性、準確性、實用性，并在可以開放的范圍內實現資源共享。

檔案工作是不斷發展和變化的，每個環節又是互相聯系、互相促進的，因此要改變克孜爾水庫檔案工作中的不足，必定要有一個長期的、艱苦的努力過程。克孜爾水庫檔案工作要在國家宏觀要求的基礎上，結合本單位實際，不貪大求全，腳踏實地，逐步改進工作中的問題，不斷促進單位檔案工作的健康發展。