現(xiàn)代管理理論在檔案管理工作中的應(yīng)用

石慶華

摘 要：隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作作為企業(yè)的一項基礎(chǔ)工作，越來越受到人們的重視。檔案管理工作中，工作的主體是人，對象是各種形式的檔案材料。由于人具有主觀能動性和創(chuàng)造性的特點，以及一些檔案材料的保密性、特殊性要求，使得檔案管 理工作不再是單一的管理工作。近年來，隨著管理理論的發(fā)展和人們認識的深入，越來越多的管理知識開始應(yīng)用于實踐當中。該文主要分析了知識管理、公共管理、物理管理和邏輯管理、人本管理在檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：知識管理 公共管理 物理管理 邏輯管理 人本管理

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）04（c）-0155-01

隨著研究的深入和知識的發(fā)展，當今學(xué)者們越來越多的開始將新的管理知識融合在檔案管理工作中來，使得檔案管理工作更加效率化、科學(xué)化、標準化和系統(tǒng)化。隨著實踐的深入和管理理論的逐漸豐富，檔案管理工作也變得日漸豐滿起來。該文主要分析了當前的熱點管理理論——知識管理、物理管理、邏輯管理、公共管理、人本管理和人力資源管理在檔案管理工作中的應(yīng)用。這些理論對于改善企業(yè)檔案管理環(huán)境、提高管理效率、體現(xiàn)檔案價值有很大的作用。

1 現(xiàn)代管理理論在檔案管理工作中的應(yīng)用

1.1 知識管理在檔案管理工作中的應(yīng)用

知識管理包括知識和管理兩個層面。知識是人們在實踐中積累起來的經(jīng)驗。企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件和材料。它是企業(yè)取之不盡用之不竭的戰(zhàn)略資源。它見證了企業(yè)的發(fā)展歷程，記錄了企業(yè)在生產(chǎn)銷售、經(jīng)營決策、財政支出以及人事運作方面的歷史情況和現(xiàn)實情況[1]。企業(yè)檔案作為一種重要的知識資源，等同于企業(yè)的無形資產(chǎn)，它是企業(yè)各項決策的依據(jù)以及贏得信譽的基礎(chǔ)。由于它的內(nèi)部顯性和外隱性的特點，只有通過知識管理才能使企業(yè)充分發(fā)揮自有的資源優(yōu)勢，使企業(yè)提高競爭力，增加產(chǎn)品價值，贏得客戶滿意。

知識管理是管理領(lǐng)域在知識環(huán)境下的新生事物，是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代的管理思潮和方法。知識管理應(yīng)用于檔案管理中要求拓展和完善企業(yè)檔案管理的職能；要求檔案管理組織發(fā)生變革；檔案管理模式由被動工作變?yōu)橹鲃臃?wù)。

1.2 公共管理在檔案管理中的應(yīng)用

公共管理是將管理學(xué)理論應(yīng)用于公共領(lǐng)域的一種對于公共行政、公共事務(wù)和社會公益事業(yè)的管理。其目的是推進社會整體協(xié)調(diào)發(fā)展和增進社會公共利益的實現(xiàn)。公共利益主要表現(xiàn)在為公共物品的提供與服務(wù)。因此公共管理應(yīng)用于檔案管理的核心是提供公共服務(wù)。在新形勢下，檔案學(xué)思想的發(fā)展方向為公共事業(yè)，趨向一種公共管理性，可以說，在檔案管理新思潮中，已有明顯的公共管理的滲透與影響。

進入21世紀，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍發(fā)展和檔案電子化、信息化建設(shè)的逐步實現(xiàn)，人民對諸多信息的渴望，檔案資料作為一種信息資源，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下，開放性也逐漸增強。檔案事業(yè)不再是國家層面的秘密，在服務(wù)與存在領(lǐng)域也有很大的擴展。公眾可以通過各種渠道免費獲得更多的信息資源，在大眾思維中也將檔案管理視為社會管理?？梢哉f，檔案管理應(yīng)用公共管理與實踐中是社會發(fā)展的必然趨勢。

1.3 物理管理和邏輯管理在檔案管理中的應(yīng)用

物理管理就是按照形象思維和手工管理的方式進行的管理方式。邏輯管理是按照抽象思維的方式進行的管理。檔案是由介質(zhì)（物資載體）與信息（精神內(nèi)涵）兩部分組成。物理管理的對象是檔案的物質(zhì)介質(zhì)，邏輯管理的對象是檔案的信息內(nèi)容[2]。對檔案管理工作的這兩種分法的分界點是電子檔案的產(chǎn)生。在電子檔案產(chǎn)生以前，檔案管理以物理管理為主，之后以邏輯管理為主。之所以研究物理管理與邏輯管理，是因為管理的對象不同其方式方法和側(cè)重點也不同，所需要的技術(shù)也不同。

傳統(tǒng)的檔案管理時代，雖然已經(jīng)有了如密集架、提檔機等工具，但仍以手工管理為特征，基本模式為人→檔案。電子檔案產(chǎn)生以后，管理的基本模式為人→計算機→檔案。其工作方法也不同。在物理管理過程中，人們更注重的是庫房、框架、卷宗、紙張等有形的東西。而邏輯管理時代，人們更多的用到的是抽象的東西。總之物理管理和邏輯管理是繼承與超越的關(guān)系，二者不可偏廢。

1.4 人本管理在檔案管理中的應(yīng)用

人本管理就是以人為中心的管理，它是創(chuàng)新管理的核心。人本管理的任務(wù)之一就是充分的調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性，以達到個人的自我價值和企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。我們說，尊重人是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心價值觀，開發(fā)人的潛能是核心內(nèi)容打造高素質(zhì)的團隊是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，凝聚人的活力是企業(yè)的核心競爭力[3]。要想使得檔案管理工作更有效的為人民服務(wù)，必須堅持以人為本的管理思想，更好的發(fā)揮人的主觀能動性和創(chuàng)造性。

然而，在現(xiàn)實的工作中，我們發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作中，根本無法滿足從業(yè)人員需要。表現(xiàn)在，從業(yè)人員薪資待遇低、晉升機會少、工作地位低、工作內(nèi)容得不到組織的認可、幾乎沒有繼續(xù)教育的機會；檔案管理工作的配套設(shè)備跟不上。加上檔案管理工作的繁雜性和枯燥性，使得很多從業(yè)者深感乏味和疲憊。正是由于組織內(nèi)部缺乏有效的激勵機制，才使得組織內(nèi)的檔案管理工作效率低下，質(zhì)量不達標。只有引入人本管理的思想，尊重人、把人的全面發(fā)展作為組織的目標，制定有效的激勵機制，才能更好的促進人的全面發(fā)展，調(diào)動員工的積極性，從而提高從業(yè)者的責任意識、規(guī)范意識、服務(wù)意識和反饋意識[4]。進而提高檔案管理工作質(zhì)量。

2 結(jié)語

總之，隨著人們認識的深入、理論的豐富，將來會有越來越多全新的管理理論應(yīng)用在檔案管理工作中去。該文只是簡單的分析了這幾種理論在檔案管理工作中的應(yīng)用，其中每一個應(yīng)用都需要大量的實踐工作去豐富和完善。

參考文獻

[1] 韓霞.檔案管理若干問題與對策分析[J].管理科學(xué)與經(jīng)濟學(xué)，2014（7）.

[2] 徜灌林.論檔案的物理管理與邏輯管理[J].檔案學(xué)研究，2001（2）.

[3] 王天珍.檔案管理中人文精神的滲透[J].城建檔案，2014（10）.

[4] 楊冉媛，楊環(huán)宇.檔案管理人員應(yīng)強化的幾種意識[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（1）.