如何利用財務共享信息系統提升大型企業的管理

郎倩

摘要：大型企業經歷了快速發展之后，如何提高財務內控水平就變得非常重要，過去企業管理者往往通過選拔財務管理人員的辦法解決，但是隨著企業的不斷發展，地域的不斷擴張，標準化的財務共享信息系統的需求變得非常迫切，本文通過研究如何在財務共享信息系統中通過植入標準化的審批流、財務授權和統一的主數據管理等方法，加強企業的財務內控，從而提升企業的管理水平。實踐證明，通過財務共享信息系統的建設和應用，不僅可以有效地解決財務共享的問題，對企業的管理提升，特別是企業管理中流程和財務授權的標準化，主數據的統一應用和管控，具有極大的現實意義。

關鍵詞：財務共享 信息系統 大型企業

一、財務共享信息系統建設的背景和意義

隨著集團多項目、多基地、多業務、跨國界發展格局的基本形成，給集團財務管理工作帶來巨大的挑戰。一是集團的快速發展，特別是多業務、跨國界、跨區域的分子公司的增加，導致財務管理難度加大，處在不同地域的公司財務基礎工作的規范通過行政管理的方式顯然已經不再適用；二是每家公司均設立財務部并配置完整的財務人員，導致公司成本的上升；三是大部分財務人員既做會計核算，又做財務管理，缺乏專業化分工所帶來的高附加值，難以在戰略財務和業務財務上有所作為。財務共享中心的建設從根本上解決了這個問題。

財務共享中心的建設，不僅僅是實現了人員上的集中，最重要的是建設了一套全電子化的信息化系統。當前國內外的財務共享服務已開始應用，其中以下幾個較為典型的實施案例。摩托羅拉公司于1999年在天津成立“亞洲財務結算中心”，隨著業務的擴大，更名為摩托羅拉全球會計服務中心，它承擔了公司90%的全球應付賬款業務。輝瑞公司作為全球最大的制藥公司之一，在大連成立了全球財務共享服務中心亞太部分，將會計處理業務集中在此，如此各個國家的機構就能夠專注于其核心業務。2008在西安，中興通訊全球服務共享中心正式掛牌成立。將財務的基礎業務向西安集中，將進一步促進集團管理降低成本、優化資源配置，提高效率，增強企業的核心競爭力。

寶鋼集團是中央企業中最先實現財務共享的企業集團，中興通訊在實現了財務共享之后，首先是實現了財務信息系統的統一，其次是財務人員減少了三分之一，有效地降低了成本，財務共享的實施，對寶鋼集團規模化經營和提高上市公司的財務報告的質量，也起到了積極的作用。

高度集成各類財務應用軟件，區分不同崗位對系統的使用，建立全集團統一的財務共享服務平臺是很有必要性的。應用統一的財務共享軟件，使財務信息與業務流程融為一體，可以有效地提高企業內部控制的水平。企業通過引進或自行開發的手段，使用財務與業務一體化的財務共享軟件，實現對整個集團的經營管理全過程的信息流、財務授權、資金流、支付流的集成和數據共享，保障企業預算、結算、監控等財務管理工作規范化、高效化。財務管理信息系統是整個企業管理信息系統的核心子系統，加快財務管理信息化建設，不僅要對建立財務管理信息系統實行規劃，而且，必須對整個管理信息系統進行整體規劃。加強和提升會計信息化技術，創新財務管理，加強預算管理，完善成本核算制度，在財務管理方面摸索到了一條發展的有效途徑，信息技術將為財務管理騰飛的翅膀。

財務共享信息系統對企業提高內控的管理作用：財務共享信息系統對提高企業內控的作用應該說是明顯的，特別是對統一工作流、財務授權管理、主數據統一管理、費用標準控制、會計憑證規范、資金支付安全等方面，具有明顯的管理提升的作用。

二、財務共享信息系統提升企業管理的主要途徑

（一）統一支付審批模式，為大型企業集團快速發展奠定基礎

對于大型企業來講，快速的擴張，首先帶來的問題如何將現有企業的管理文化和程序，快速的復制到新設立的公司或區域中去，并覆蓋到全集團，信息化為此帶來了可能。在現有的成熟和管理典范企業的管理經驗的基礎上，總結出一套成熟的審批流系統，并將它迅速復制到新設立公司中去，這樣可以將現有的企業文化和管理迅速滲透到集團的企業中去，加強集團對這些企業的影響。財務共享信息系統通過在全集團實現財務共享，推廣財務共享信息系統，可以以低成本的方式快速的實現財務支付流程在全集團的規范和統一，因此，財務共享信息系統不僅僅是一個財務的信息系統，更是一個管理的信息系統。

大型企業的快速發展，信息化和財務共享是內控的重要手段，特別是面向境外和偏遠地區的快速擴張，企業的管理者往往更加倚重財務共享的信息化系統，因為這套信息系統中的審批流系統將使各公司的審批流趨于一致，也使新設立的公司能夠迅速到融入企業的管理文化中來，同時也減少了新設立公司的管理成本

（二）統一管控的財務授權，是財務內控的重要手段

財務共享信息系統上線之前，各公司的財務授權主要是依靠人工控制，這樣對于運行財務授權相對簡單的公司來說，財務共享一般還可以清楚的記得每個部門經理和公司領導的財務授權，但是對于一些財務授權比較復雜的公司，財務人員往往很難記得清楚，例如有一些大型的公司，往往存在一個人有多項兼職的情況，一位領導在職能部門和在項目公司或分公司的財務授權會有所不同，有時在不同的業務領域財務授權也有所不同。在使用財務共享系統之前，往往將財務授權的審核責任賦予了財務核算人員，這樣對財務審核人員的要求就非常高，在使用財務共享系統之后，財務核算人員不再需要審核每筆支付的財務授權，回歸財務核算人員核算的初始職責。

一般企業的財務授權管理，是財務內控的核心內容之一，大部分企業均有財務授權管理制度，并且按級設置了財務授權體系，財務授權制度一般要經過公司董事會審批，事實上一般公司領導和董事會很難判斷本公司財務部門制訂的財務授權管理制度是否合理，是否在集團的框架之內，那么財務共享信息系統通過將集團統一的財務授權管理系統植入財務共享信息系統，各公司只需要在現有的框架內調整各崗位或人員的財務授權金額即可，這樣做將有效將集團層的財務授權的管理的精神落實到各下屬公司，有效地加強了企業財務的內部控制。

（三）統一主數據和財務核算信息管理，是財務信息系統標準化和快速復制的基礎

統一的主數據管理是企業加強內部控制、統一管理標準，以及后續加強數據分析的基礎，企業多個信息系統，必須要實現主數據的同步管理，從而使各個信息系統的主數據來源一致。

財務共享信息系統一般需要從公司的ERP系統中調用采購類的供應商主數據、客戶主數據、銀行主數據；財務類的預算主數據、會計憑證相關主數據等，筆者試圖將財務共享信息系統變成財務核算系統的輔助系統，即將前端業務與財務核算業務通過一定的邏輯有機的結合在一起，這樣可以有效地提高財務核算和支付的準確性和效率，也有效地降低財務作假可能性。經過研究表明，對于采購類、預算類、成本類等大部分的主數據的調用，一般在員工發起申請的時候就應該實現，這樣就可以保證在整個流程中數據的一致性，但是對會計憑證和支付相關的主數據同步，也可以在財務核算環節實現。總之，對于主數據的調用，筆者主張在業務發生的第一步就實現。

財務共享信息系統的起點和終點應該都是公司ERP系統，中廣核財務共享系統的主數據全部來自于公司ERP系統，包括ERP系統人資系統的組織機構、人員歸屬、人員級別，商務系統的供應商信息，銷售系統的客戶信息，財務系統的會計科目、銀行信息等，主數據的一致是財務安全性和規范性的基礎。

財務共享信息系統與公司ERP系統預算數據的同步，包括預算凍結和釋放的功能，是實現財務共享工作的基礎。眾所周知，財務共享一般共享公司都分布地域較廣，人員之間大部分并不熟悉，如果支付申請到了財務共享中心的會計核算環節，才發現記賬的成本對象沒有預算，再與業務財務或者發起人協調預算的調整，是非常困難的，因此在財務共享信息系統中，必須要設置發起環節預算凍結和會計環節預算釋放的功能。

供應商支付信息的自動傳輸，企業財務共享中心，實際上是一個小型的銀行結算中心，供應商支付信息從財務共享信息系統在銀行的網銀系統的自動傳輸，可以有效地保證支付信息的準確性，也徹底改變了公司出納工作的流程，公司出納將由操作人員，轉變為資金審核人員，同時系統自動生成的支付信息，較手工錄入支付信息，信息質量也有了質的飛躍。

在大型企業中，統一的主數據和財務核算信息管理，是企業財務核算管理的基礎，也使財務信息系統的快速復制成為了可能，因為企業的信息化的實施過程中，將不再需要向一些業務和系統均不太熟悉的人調研所謂的系統需求，從而開發出來一套半成熟的系統，業務財務信息系統的實施已經有了標準版，信息系統實施容易只需要按照標準進行實施，后臺審核人員也根據標準對實施的成果進行檢查即可，財務信息系統的快速復制，也將極大地降低企業信息化的成本。

參考文獻：

朱慧.提升管理水平 財務共享顯初效[J].廣東核電，2012（12-13），第5版.

（作者單位：中國廣核電力股份有限公司）