智慧城市背景下智慧檔案建設原則、頂層設計及推進路徑研究*

吳加琪

（南京信息工程大學檔案館，南京，210044）

1 從數字檔案到智慧檔案

檔案信息化建設是檔案事業發展的必然選擇，數字檔案以數字技術處理和存儲傳統載體檔案信息，應用網絡傳輸技術實現檔案信息網絡查詢和傳播，解決了傳統檔案固有的載體數量、壽命有限和利用范圍受限等問題，給檔案工作帶來了革命性的變革［1］，數字檔案加速了現代信息技術在檔案工作中的應用，推動檔案工作向數字化、信息化、網絡化、標準化方向發展［2］，目前數字檔案建設依然是檔案工作核心的工作內容。然而數字檔案本身具有一定的局限性，如數字檔案帶來了檔案信息管理的革命，而并非檔案管理革命，檔案信息與檔案實體沒有有機結合起來；數字檔案只是為傳統檔案資源建立了數字鏡像和利用平臺，不具備輔助檔案工作人員和用戶思維和檔案信息再造的功能；數字檔案以館藏檔案數字化、原生電子檔案為基礎，難以突破傳統檔案既有的局限性［3］。

近年來，以物聯網、云計算、第三代移動通信等為代表的現代信息網絡技術飛速發展，對檔案信息資源管理產生了深刻的影響，智慧檔案建設也引起了人們的重視，智慧檔案是在數字檔案建設的基礎之上，整合利用物聯網、云計算、互聯網等信息技術，以實現檔案信息智能感知、獲取、傳輸、處理、服務的工作模式，是檔案信息化建設發展的高級形態，也是數字檔案發展的必然結果［4］。在今后一段時期，檔案部門應在繼續重視和加強數字檔案建設工作的同時，加大云計算、物聯網等新興技術的引入，積極融入智慧城市建設的社會發展大趨勢，將檔案信息化建設水平提升到新的階段。

2 智慧檔案建設原則

2.1 政府主導，合力推進

注重政府在智慧檔案建設政策法規、規范標準、資源保障、組織推進等方面發揮基礎性作用，打破檔案工作條塊分割，實行統一規劃和分類指導，促進智慧檔案建設過程中各部門、各項目之間的協調發展，確保智慧檔案健康有序推進。堅持以需求為導向，充分發揮市場配置資源的基礎作用，形成檔案部門為主體、企業和公眾等社會各方力量廣泛參與智慧檔案建設的推進體系，不斷增強建設智慧檔案的整體合力。

2.2 創新引領，惠及民生

智慧檔案建設絕不只是云計算、物聯網等關鍵技術的應用，更應大力推進管理、應用模式、體制機制、行業標準和制度的創新發展，著眼于促進檔案工作發展模式轉變和市民生活品質提升，提高智慧檔案建設的協同創新能力和市場開發能力，不斷提升檔案工作效率和服務水平，增強市民檔案信息和知識獲取利用能力，使廣大市民切實感受到智慧檔案建設帶來的實惠和便捷，增強公眾幸福感知。

2.3 重點突破，示范帶動

圍繞經濟建設、城市運行、社會管理、公共服務等重點領域，結合各檔案部門的特色優勢、發展方向的戰略重點以及人民群眾最需要、最關心的領域為重點，率先突破，著力推進檔案工作重點內容智慧應用體系建設，在條件成熟的檔案部門先行試點，增強輻射和帶動作用，以示范和試點促進智慧檔案建設的整體工作推進，確保智慧檔案建設穩步開展。

2.4 夯實基礎，分步實施

將提升檔案工作信息基礎設施和智慧應用基礎置于突出位置，加強與信息技術公司、電信及廣電運營商等企業的合作，高度重視檔案信息安全保障體系建設，為智慧檔案建設提供安全可靠、適度超前的基礎保障。通過分階段建設，采取先易后難的辦法穩步推進智慧檔案的建設計劃，逐步實現社會各部門對檔案信息的共享互聯。

3 智慧檔案的頂層設計

從頂層設計的角度，智慧檔案建設的總體架構模型是如圖1所示的1+4 模式：即一個綜合應用體系和組織領導、政策法規、資源保障和安全保障四個保障體系組成。綜合應用體系是實現檔案部門電子政務管理、業務流程管理和社會公共服務的各類技術支撐體系和智慧化項目應用體系，是智慧檔案架構的核心，主要由基礎服務層、行業應用層和集成應用層3個層級構成，基礎服務層是智慧檔案建設的前期基礎性條件，如各類檔案數據源、檔案工作軟硬件設施及相關信息技術等，包括數據服務、網絡服務、技術服務；行業應用層功能是實現各檔案館個體自身內部日常工作運行，包括日常事務管理、業務流程管理；集成應用層目的是為了實現檔案部門與外部社會部門信息的互聯互通，協同應用和交互服務是其主要內容，從而更有效地服務政府、市民和各類社會組織。

組織領導體系是全面推進智慧檔案建設的組織領導部門，負責協調溝通和建立專家咨詢機制，是智慧檔案建設的基礎；政策法規體系是智慧檔案建設、運行、管理和服務的法規制度，是智慧檔案建設的保障；資源保障體系是智慧檔案建設中的資金、人才、技術等條件保障，是智慧檔案建設的核心；安全保障體系是保障智慧檔案網絡安全、信息安全的管理制度及保護措施，是智慧檔案建設的關鍵。

圖1 智慧檔案總體架構模型

從智慧檔案實踐工作來看，在建設智慧青島的背景下，青島市檔案局于2013年著手推進智慧檔案館建設，并成為業內智慧檔案館建設的典型，工作中以“狹義智慧檔案館為目標”，重點開展檔案業務流程智慧管理，“為將來全面建設智慧檔案打下基礎”，同時檔案局的同志意識到“缺乏政策支持、法律規范和理論研究，沒有統一規劃和相應技術標準，在資金、技術和人才等也有很多不足”［5］等缺陷，隨著智慧檔案工作的深入推進，其功能將進一步拓展，建設過程中存在的問題也必然得到相關部門的重視和解決。

4 智慧檔案建設的推進路徑

4.1 推進智慧檔案應用體系建設

以用戶需求為導向，充分發揮社會各方的力量，圍繞檔案工作重點領域創新性開展以信息感知、業務協同、綜合集成為重點的智慧性應用，通過智能應用示范帶動新技術、新模式、新業態的創新型引領，當前應重視以下相關領域的智慧檔案應用體系建設。（1）電子政務管理。圍繞檔案工作行政管理中的重點和薄弱環節，以提升檔案部門管理效率和服務社會能力為導向，推進跨部門檔案信息整合、共享和業務協同，促進檔案工作行政性事務管理的精細化、效率化、智能化，提升檔案綜合行政管理能力。（2）業務流程管理。以檔案管理業務流程為基礎，加快推進各種智慧技術在檔案收集、整理、保護、鑒定、服務、開發利用以及監督等工作中的應用，加強包括基礎數據庫、檔案信息管理服務平臺、檔案安全監管體系等各類智能系統建設，提高檔案核心業務的科學管理和服務水平，實現檔案資源的高度智能化管理和開發利用。（3）社會事業與公共服務。以社會需求為導向，在教育、衛生、經濟、社會保障、防災減災、信用體系、文化、社區生活等公眾關注度高的民生領域，加強與社會部門的協同，全面推進面向公眾的社會事業管理和服務的智慧應用，加快實現在公共服務門戶、地區政務辦公平臺、城市運行管理中心、智能門戶網站、信息資源協調平臺等系統中與檔案信息資源的接入利用，讓市民享受信息化社會帶來的檔案智慧化服務。

4.2 重視智慧檔案產業基地建設

（1）檔案數據基地。加快建立包括市民健康檔案數據中心、社會信用檔案數據中心、社會保障檔案數據中心、社會安全檔案數據中心、文化資源檔案數據中心等一批社會重點關注的檔案數據中心項目，按統一的標準與規范，加快檔案數據中心、互聯網交換中心和檔案數據容災中心的建設，加強檔案數據異地備份措施的落實，形成海量檔案數據收集、保管、處理、挖掘的檔案數據信息基地。（2）軟件產業基地。推動建設行業、地區、區域性檔案智慧管理服務軟件創新設計、研究開發、推廣服務基地，全面推進檔案智慧應用系統軟件關鍵技術體系與公共服務平臺建設，大力促進智慧檔案應用系統軟件研發與推廣應用。依托檔案軟件產業基地，加強產學研合作，重點引進和培育具備較大規模、有前期檔案工作基礎和研發推廣能力的檔案軟件企業，引導民資和技術人才的加入。（3）智慧檔案管理與服務示范基地。推動傳統檔案管理服務模式創新，向智能化轉型，通過深化信息網絡技術在信息化基礎較好的檔案部門的應用，爭取在每個重點行業培育一個智慧檔案管理和服務的示范推廣基地。同時結合我國國家綜合檔案館的工作地位、資源結構等整體條件，可考慮以綜合檔案館為主體，建設跨行業、跨系統、跨部門的智慧檔案中心基地，示范帶動地區內檔案智慧管理和服務工作的整體發展。

4.3 加快智慧檔案信息基礎設施建設

（1）加強網絡基礎設施建設。檔案工作應主動融入各地智慧城市的建設，加快“下一代互聯網”、“新一代廣播電視網”、“第四代無線通信”以及物聯網、云計算等關鍵技術在檔案工作中的應用，同步構建與智慧城市協同統一的泛在網絡，在信息基礎條件較好的檔案部門開展“三網融合”和網絡基礎設施共建共享試點建設，積極探索適應三網融合的檔案工作模式。（2）推動檔案云計算中心建設。根據檔案部門實際智慧應用需求，引入社會資源，創新運營模式，整合檔案工作網絡、軟硬件和信息資源，建立檔案云計算中心，構建檔案云計算服務平臺，形成契合檔案工作特點和需求的檔案云計算關鍵技術服務和整體解決方案，用于現代海量檔案數據的收集、整理、傳輸、存儲、備份和開展利用等，向社會提供技術先進、標準統一、安全穩定的檔案云服務。（3）檔案信息安全基礎建設。網絡與信息安全是智慧檔案建設的關鍵，應加強完善檔案信息安全保障體系、檔案信息安全測評認證休系、網絡信任體系、檔案信息安全監控體系建設［6］，建立檔案信息安全等級保護和風險評估制度，加強檔案網絡和信息安全監控預警機制，按照《國家網絡與信息安全事件應急預案》的規定，建立重點檔案信息系統突發事件的應急響應機制，提高檔案信息安全事件應急處置能力。

4.4 推進智慧檔案信息資源開發利用

（1）營造智慧檔案人文環境。智慧檔案不僅表現為檔案物質對象的智能化，更體現為人的智慧和檔案文化的穿透力，因此在智慧檔案建設過程中，應立足于檔案工作深厚的文化科教資源，通過形式多樣的培訓教育宣傳形式，提升包括檔案工作人員在內的全體市民檔案意識及開發、獲取和使用檔案信息的技能，夯實智慧檔案的人文基礎，推進智慧檔案服務均等化，使整個社會共享智慧檔案發展的成果。（2）加強智慧檔案數據建設和整合共享。以各級國家檔案館館藏檔案的數字化為主要內容，建成區域性、規范化、可共享的檔案目錄數據庫和檔案內容數據庫，開發建設包括教育科研、社會保障、醫療衛生、土地住房、氣象水利等專業檔案數據庫建設，為智慧城市建設提供基礎智慧型檔案信息資源。加強檔案信息資源目錄和交換體系建設，完善集中與分布相結合的檔案信息資源體系，推進建立跨系統、跨行業、跨部門、跨區域的檔案信息資源開發和共享機制。（3）培育智慧檔案信息市場機制。智慧城市背景下，政府部門對智慧檔案的廣度、深度、智能性提出了較高的要求，單純依靠檔案部門自身的力量顯然難以完成這項任務，應大力培育檔案信息資源市場機制，鼓勵檔案信息資源公益性市場開發利用，研究建設部分領域檔案信息資源產品產權制度，促進檔案部門以合作開發、非政務性服務外包、采購等方式獲取高質量的檔案信息服務，不斷探索智慧檔案信息資源開發利用的市場機制。

5 智慧檔案建設的保障機制

5.1 組織領導保障機制

（1）加強組織領導、統籌協調發展。各檔案部門要重視智慧檔案推進工作，建立完善的領導體制和工作機制，確定智慧檔案建設的發展戰略、規劃和政策，對智慧檔案建設工作中的重大問題進行研究和決策，加強各部門的聯系和溝通，協調處理涉及智慧檔案建設的相關事項。（2）健全規劃體系、完善配套法規政策。結合本系統、本行業、本地區檔案工作實際，研究智慧檔案建設的目標和任務，并從社會對檔案信息最突出需求入手，制定智慧檔案建設的總體規劃和實施方案。研究制定智慧檔案新技術、新應用、新業態的相關法規政策及其實施細則，積極創造智慧檔案建設的良好法規政策環境。（3）建立評估體系、強化目標考核。構建智慧檔案建設評估體系，對智慧檔案建設內容按責任分解指標進行評估，研究制定智慧檔案建設的社會評估體系，鼓勵社會公眾積極參與智慧檔案建設的監督機制，為決策和指導智慧城市建設提供科學依據。完善智慧檔案建設考核機制，對智慧檔案建設規劃方案和計劃落實情況進行檢查、督導和問責。

5.2 科技支撐保障機制

（1）提升人才素質。加大智慧檔案建設相關人才的支持力度，引進智慧檔案建設需要的專門人才和專家，依托高等教育、職業技術教育、科研院所以及檔案人才基地，培養智慧檔案建設緊缺高層次領導人才、高層次復合型人才、專業技能人才、創新創業人才，加大人才開發投入，統籌落實智慧檔案人才培養引進的專項經費，加強人才的生活保障和服務。（2）重視核心科技創新。積極推進檔案科技創新，在引進智慧城市建設共性技術基礎上，結合檔案工作特點加強云計算、物聯網、通信與網絡等新一代核心信息技術研發，重點突破信息網絡融合、高寬帶網絡、智能分析決策等領域相關技術難題，大力推廣新技術在檔案領域的應用。（3）加強標準體系建設。根據信息資源目錄體系國家標準，圍繞檔案信息收集、整理、保管、開發利用等檔案文件生命周期，推廣應用和運行管理智慧檔案建設需要的標準和規范，重點抓好檔案信息分類標準、標識符編碼規范、核心元數據標準、檔案信息管理與服務平臺、信息安全技術與應用等標準規范的制定工作，依據標準和規范開展智慧檔案信息的收集、管理、加工和共建共享活動。

5.3 財政投入和扶持機制

（1）落實財政政策，加大政府投入。加大財政資金對智慧檔案建設工作的投入力度，建立智慧檔案建設財政預算投入機制，爭取城市建設中相關專項資金向智慧檔案建設項目轉移，爭取地方政府對智慧檔案試點示范項目的資金投入。（2）引入社會資本，拓寬融資渠道。創新政府資金的支持方式，探索建立智慧檔案建設的融資機制，建立多元化的風險投資體系和高效的風險投資運行機制，通過資本金注入、服務外包、融資擔保等形式吸引社會資金，以“三網融合”、云計算及專業應用系統開展為依托，積極吸引社會資金參與智慧檔案建設。（3）創新各項扶持政策。創新智慧檔案政策扶持機制，制定優惠政策，鼓勵企業參與智慧檔案建設，對智慧產業基地建設、人才引進與培養、智慧檔案技術和產品研發、智慧檔案應用系統試點示范工程等重大智慧檔案信息基礎設施和重點項目建設進行政策扶持。

5.4 合作交流保障機制

（1）決策咨詢機制。研究建立智慧檔案建設相應的決策咨詢機制，學習其他行業、地區、部門在智慧檔案建設中的先進經驗，成立包括檔案行政管理機構、社會職能部門、信息技術專家、智慧城市管理機構及其他相關各方組織智慧檔案建設咨詢委員會，對智慧檔案建設中的相關問題進行咨詢指導，為各檔案部門智慧檔案建設工作提供智力支持，確保智慧檔案建設科學推進。（2）開放合作機制。加強以智慧檔案建設為主題的合作交流，構建跨行業、系統、部門、區域間智慧檔案建設的交流合作平臺，分享智慧檔案建設工作的經驗與成果，實現優勢互補和共同發展。舉辦智慧檔案建設新技術、新成果、新模式的專題活動，宣傳智慧檔案建設最新研究成果、產品和典型案例，更好地匯集各方智慧推進智慧檔案建設。(3)社會協同聯動。隨著智慧城市建設工作的深入，智慧政務、智慧物流、智慧文化、智慧醫療、智慧社會管理、智慧公共服務等眾多智慧工作得到了推進，這些智慧領域工作的推進與檔案信息有著密不可分的聯系，檔案部門應樹立主動接軌、主動融入、主動服務的理念加強與各職能部門間的智慧協同聯動，在推進智慧城市發展中實現智慧檔案建設的同步發展。

［1］［3］［5］楊來青，徐明君，鄒杰．檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館［J］.中國檔案．2013（2）68－70.

［2］金波.論數字檔案信息資源建設［J］.檔案學通訊.2013（5）45-49.

［4］魯冰瑩.聚集“智慧檔案”建設的前瞻構想［J］.浙江檔案.2014（3）14-17.

［5］［6］南京市“十二五”智慧城市發展規劃.［EB/OL］.［2013-05-02］.http://www.nanjing.gov.cn