利用云存儲技術構建淮安市高校檔案網絡資源平臺初探*

劉 瑛

（淮陰師范學院，江蘇淮安，223001）

在檔案電子數據幾何級別的爆炸式激增基礎上，檔案信息資源正朝著內容的多元化、形式的多樣化、結構的復雜化等方向發展，面對浩瀚無邊的海量信息資源，有效的提高服務質量，發揮資源的最大效能，是對檔案信息資源深層次開發和利用的更高層次要求。

云計算是一種通過網絡將計算資源作為基礎設施對外提供的全新資源提供方式。云計算作為一種新興的資源使用和交付模式逐漸為學界和產業界所認知，同時，云計算平臺是云計算產業發展的基礎性資源，目前已經在我國一些諸如985、211高校得到了一定的推廣和應用，基于云計算平臺的云存儲技術也相應在校園信息中心、圖書館等電子信息資源較為龐大的部門得以部署和應用。

稍顯遺憾的是雖然上述高校內的云存儲平臺相繼搭建，但基本大都屬于高校內各自為戰的建設現狀，沒有充分發揮“云存儲”本身共享資源的最大優越性和安全性，在檔案網絡管理方面更是由于檔案本身的私密性、特殊性而沒有利用云存儲平臺的先例。如此也導致了現如今各高校內部基本都還是各自配備齊全的檔案網絡服務器、管理軟件，基于B/S架構的傳統管理模式，造成了硬件資源的重復浪費投資和相應技術維護人員成本的軟環境負擔。

本項目創新性地依托淮安市高校教學聯合體這個5所高校的絕佳網絡平臺得以開展研究和應用，力圖基于虛擬化技術整合各高校現有檔案網絡硬件資源構建云存儲平臺，在此基礎上搭建聯合體內高校檔案資源共享網絡。在減少硬件投資的同時降低了各高校的維護量，利用私有云備份的各自私有檔案數據的同時還實現了電子檔案數據的異校冗余安全備份工作。在經濟方面則減少高校檔案網絡建設在軟硬件方面的重復性投資，充分利用和發揮“云計算”、“云存儲”平臺本身的共享優越性。初步測算，本項目研究成果得以在淮安5所高校聯合體檔案管理網絡內成功實現的話，將減少相關高校的軟硬件重復投資約數十萬元。

本項目致力于在淮安市高校教學聯合體（成立于2005年的蘇北地區第一個高校教學聯合體，匯集了淮安地區5 所高等學校，在校師生約7 萬人）內研究基于云存儲技術構建檔案網絡資源共享平臺，推動淮安高校教學聯合體檔案網絡資源以剛剛風靡全球的云計算平臺為基礎進行架構，依托聯合體內5 所高校網絡平臺，將檔案信息資源進行整合進而實現共享，彌補現聯合體內教學資源共建共享方面檔案網絡資源的空白。主要技術指標：首先利用虛擬化技術搭建云平臺，然后在此基礎上創建云存儲環境，利用公有云、私有云相結合技術構建淮安高校聯合體的檔案網絡資源平臺。

1 淮安市高校檔案信息資源建設現狀

江蘇省高校檔案工作的現代化水平在全國屬于前列，高校檔案工作更重視檔案資源的有效配置和深層次檔案信息的有效利用。為了讓高等教育擴張跟地區經濟文化發展更好地結合起來，提高資源配置效益，以地區型為基點建立的高校教學聯合體紛紛成立運行，淮安市高校聯合體就是在此背景下建立的，“教育資源共享”也成為各教學聯合體共同的口號，作為共享體系內的檔案資源之一理應成為該共享體系率先推出的一個前鋒。

淮安市高校檔案信息資源共享的依托平臺——高校教學聯合體成立于2005年9月8日，由淮陰師范學院、淮陰工學院、江蘇省食品職業技術學院、江蘇省財經職業技術學院、江蘇省信息職業技術學院等5所院校組成。5所院校的檔案資源庫非常豐富，檔案總量大約在10萬卷左右，就目前可供數字化利用的教學檔案大約在6 萬卷左右。以5所學校為例，各校可供數字化資源利用的門類檔案情況如圖1和圖2。

1.1 5 所學校目前可供數字信息量以及現有數字化情況對比圖

選取這四個門類檔案的原因說明：在高校里，教學檔案是利用的主體，主要體現在學歷、學籍這兩類，這兩個門類數字化程度達到100%；其次是科研檔案，主要是教師科研成果檔案；再次是黨政檔案，這一類中主要是學校在黨政管理工作中形成的檔案；最后是聲像檔案，這個門類的目前利用率僅次于教學和黨政檔案，是利用率較高的一個門類，因為現在學校各類活動過程中，普遍采用的是數碼照相技術，取代了以前的沖印技術，因此紙質照片檔案產生的數量越來越少，數碼照片和數碼音像也越來越多，這一門類相比于紙質檔案利用率也很高。（這里的聲像檔案分紙質和電子的，只按目前電子數據統計，數據截止至2013年12月）

1.2 從利用角度來看，教學類的檔案利用程度最高，而5 所學校也主要在教學檔案數字化做得最多。

教學工作是高校的中心工作，教學檔案又是高校檔案的核心組成部分，也是利用率最高的一個門類，以教學檔案為數字化資源的主要基礎資源力量，是共享平臺建成的必要條件。

2 高校聯合體內檔案信息資源共享的現實意義

2.1 構建教學聯合體內檔案資源整合的新平臺

目前，隨著信息技術的高速發展，人們對信息的需求日益增長，已不滿足于表層次上的信息內容，而共享的信息資源平臺，是人們尋找信息的新渠道，而高校教學聯合體內檔案資源共享可以提供這一平臺，將具有共性信息特點的高校檔案通過一定的整合，供人們利用。

2.2 檔案信息資源有效利用的最佳途徑

傳統的信息開放渠道，就是通過館（室）以及少量的信息服務中心來實現查閱，通過手工檢索的方式，效率低，速度慢，檔案資源的深層次信息得不到充分的挖掘與利用，而利用整合過的二次、三次檔案資源通過專業對口的開放平臺將信息對外公布，使檔案資源得到最便捷最有效的利用。

2.3 校際圖書檔案資源共享的平臺

信息社會下，圖書檔案一體化的趨勢在逐漸加強，這是科技、經濟、社會發展的共同需要。檔案資源共享平臺的建立也是圖書檔案一體化系統創建的先決條件。

圖1 各校可供數字化資源利用的檔案

圖2 各校現有數字化情況

3 高校教學聯合體內檔案信息資源共享的現實可行性

淮安市高校教學聯合體內檔案信息資源共享的構建可以使得檔案信息資源更好地得以整合、更加科學地開發利用，以便從根本上改變管理檔案信息資源的部門化、利益化傾向，從而將聯合體內高校所保管的檔案資源結構、數量得到進一步的優化和豐富。

3.1 共享平臺的建立——淮安市高校教學聯合體

地區性的教學聯合體網站的建立，為實現區域性高校檔案信息資源的網絡平臺提供了條件。由此看來，檔案信息共享所依托的設備與網絡技術的快速發展，客觀上，為檔案信息資源共享提供了條件。［1］

3.2 數字化信息量的極劇增長為高校聯合體內檔案資源共享提供了巨大資源儲備

隨著高校合并潮的推進，招生規模的擴大，為適應不斷擴大的利用范圍，迫切要求高校對現有的存量檔案進行有效的信息處理，進而提高利用率。于是一些檔案館（室）通過掃描、拍照、錄影等各種技術形式將存量的紙質檔案進行數字化處理，將文字、圖像、聲音、視頻等各種載體形式轉換成數字信息，從而建成龐大的數字信息庫。［1］

3.3 檔案專業人才隊伍的配置

目前淮安市高校教學聯合體內檔案從業人員的專業水平比以前大幅度提高，從業人員隊伍年輕化，計算機操作使用能力較強，從技術力量上講，具備了現實可行性。這些高校還定期通過聯合體電子辦公平臺將各自學校檔案歸檔流程和業務指導意見分發給各兼職檔案員，及時解決其歸檔過程中存在的問題，并隨時接受電話和QQ在線咨詢，必要時還專程上門指導。

4 淮安市高校教學聯合體云存儲是檔案社會服務功能延伸的思索與實踐過程之一

隨著信息被利用向縱深發展，高校檔案為社會服務功能的拓展，成為高校檔案部門開發檔案信息資源的一個重要職責。在數量巨大的實體檔案里，蘊含著極其豐富的信息能量，從“十一五”規劃開始，學校在加強高校檔案基礎建設的同時，也在積極地探索高校檔案為社會服務功能的新途徑，不斷變換視角，開拓創新，積極實踐，貼近社會實際為社會各界服務，并取得良好的社會效益。例如，開通學校檔案網站、開放專題目錄查詢、校園櫥窗展覽、開放校史展館等多種手段強化對外宣傳的力度。隨著社會文明的整體進步、人們對檔案認識水平的加深和檔案工作者的不斷探索和實踐，各種不同形式的信息開放利用應運而生，而建立開放檔案的云存儲就是這個實踐過程之一［2］。

4.1 加快檔案信息化建設的步伐

淮陰師范學院重視數字檔案信息的發展，較早地使用檔案管理軟件管理學校檔案，從最初的單機版到現在的網絡版，隨著數字數據容量的增加，學校不斷提高服務器等管理硬件的配置。已實現全校48個兼職檔案部門網絡系統歸檔、網絡查閱、遠程電子數據接收、查借閱等新方式。學校現存各類數據128943 條，各類數據庫38 個，并授權開放聲像檔案、專題索引、基建等多個數據庫，在教職員工足不出戶的情況下，就能查閱到所需要的檔案，并進行瀏覽、下載、打印等功能，真正實現資源共享。

對庫藏永久保存的紙質檔案進行全文數字化，學校預算2-5萬元專項經費用于數字化掃描，并通過勤工助學學生和數字化外包公司輔助共同完成當年度的掃描任務。目前永久、長期保存的學歷、學籍檔案、校內發文檔案、畢業生合影等檔案資料已全部掃描入系統管理，學校規劃在“十二五”期間完成存量檔案（除短期外）95%的計算機管理。

聯合體內5所高校目前都在集中精力完善檔案基礎工作，為批量檔案數字化做鋪墊，其中淮陰師范學院還建立了文件級和案卷級目錄數據庫，現有數據庫38 個，文件級目錄共計128943條，全文索引共計70376 條，數字化文件數72053 條，建立照片、音頻、視頻檔案多媒體數據庫。經過學校IP地址或是檔案管理網站登錄系統，可以進行輸入、編輯、打印、下載、上傳等在線歸檔查閱功能，經過授權的部門和用戶還可以查閱特定數據庫和下載全文信息。

4.2 適時加大開放檔案力度

檔案的開放，是檔案信息資源為社會利用的必要措施，也是《檔案法》的要求之一，已過保管期限，失去保密價值的檔案，必須也必要向公眾開放，從而使庫藏檔案的有效信息資源得到最大化的利用。而聯合體內各高校要根據《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等檔案法律法規對于開放檔案的要求，制訂詳細的開放檔案目錄，在公共平臺上予以公布，并及時對公開的信息進行更新和補充。就開放范圍來說，各高校檔案信息可選擇側重于學校發展軌跡、招生和就業情況、國際合作與交流、校友專題等幾個方面進行開放查閱，挖掘隱含在檔案內容里面的深層次信息，編纂加工成二次、三次文獻，從而使公布在共享平臺內的高校檔案信息更加豐富。

5 建立云存儲平臺的措施

信息市場化狀態下，淮安市高校教學聯合體檔案結構隨著教育改革發展也在逐漸變化，理應致力于深層次的信息資源集合，隨著工程建設，外事活動等事件的增多，基建、外事檔案類等信息的大量產生，社會各界對此方面的需求也明顯加大，這些固態的信息需要經過加工轉換成可再生的信息資源。

淮安市高校教學聯合體服務思路要跳開條條框框，不能滿足于現有的庫藏信息和利用現狀。目前高校的校園網絡發展非常迅速，尤其是辦公自動化（OA）系統的廣泛使用，日常的工作安排、文件在線瀏覽、在線批閱、在線歸檔等已成為當前辦公自動化的最主要方式，同時在這個系統里產生的信息也非常集中，通過辦公自動化、校園網頁產生的檔案信息成為高校檔案信息來源的重要渠道之一，但校園網的信息更新非常快，必須及時下載保存當日重要的信息，以免遺漏或錯失重要信息的留存，充分利用這一信息平臺，從中捕獲有保存價值的信息資源［3］。

當前，淮安市高校教學聯合體利用信息技術、計算機技術、網絡通訊技術等現代化服務手段已逐漸普及，已逐步建立起信息高速公路，實現“檔案—計算機—電訊”三位一體的檔案工作程序，讓利用者以最快速的方式查找到需要的檔案信息。同時對于涉及資金、管理、運行、維護等方面的問題，要成立專門管理的機構和整體管理人員體系，以保證整個規劃系統的完整安全有效運行［4］。

淮陰師范學院綜合檔案室日常使用的云存儲平臺，可實現在線歸檔、在線查詢和借閱功能，系統完全符合全省統一的數據結構標準和國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規定》的要求。

5.1 資金的來源：可以申請上級主管部門撥款和聯合共享體內5所高校按資源容量大小比例進行籌措資金。

5.2 托管學校：由技術、資金和資源強大的學校作為托管單位，承擔日常維護與管理，由5 所學校共同派出技術人員進行共同管理。先整合聯合體內網絡平臺硬件資源，然后在硬件資源上利用VMware虛擬化技術搭建云存儲平臺，最后在此平臺上構建淮安高校聯合體檔案管理網絡，利用公有云存儲技術實現公開檔案資源的共享、私有云存儲技術實現各自的檔案電子數據冗余備份，已在實踐中成功搭建了基于虛擬化技術的云平臺。淮安高校聯合體擁有蘇北領先的嵌入式系統實驗室、網絡實驗室等專業實驗室，學校能提供完善的設備設施，配置充足的實驗儀器，創造寬松的項目硬件研究環境。淮安高校聯合體內本著本地區各校內資源共享的原則具有長期的協作關系，在科研、生產實踐等領域長期合作，做過許多科技合作開發項目，產生了良好的社會和經濟效益。

5.3 成立共享資源平臺小組臨時機構：由5 所學校共同派遣相關技術人員組成臨時機構，負責監管整體規劃、系統的運行、日常的維護。建立了學校檔案網站，網站內容豐富，有檔案規章制度、業務指導、工作動態、下載中心等專欄，并能及時更新網站信息內容。學校有辦公自動化平臺，通過辦公自動化傳輸的文件能實現日常在線邏輯歸檔。目前學校能實現在線歸檔和日常查借閱工作，一些統計數據和全文數據均能實現打印和下載，還能實現遠程傳輸，檔案管理系統的各項功能得到充分的應用。

云存儲技術下，高校檔案資源共享體系是一個可行性的規劃，這一平臺的建立，可以大大提高高校檔案利用的效率，可以從深層次挖掘檔案內部的信息能量，讓檔案信息資源得到有效的利用。

［1］劉瑛.區域內高校教學聯合體檔案網絡信息資源共享—淮安市高校教學聯合體檔案資源共享可行性探討［J］.產業與科技論壇，2008（9）：182-183.

［2］劉瑛.高校檔案館社會服務功能延伸的思索與實踐［J］.黑龍江史志，2010（10）：53-54.

［3］蔡學美.檔案云技術應用于檔案信息化建設［J］.辦公自動化雜志，2012（6）：15-17.

［4］姚偉.綜合管理高校檔案優化共享信息資源［J］.合肥教育學院黨報，2003（11）：83-85.