檔案在重大工程項目安全管理中的作用——以蘇州港太倉港區協鑫碼頭項目為例

王玉龍

（中交第三航務工程勘察設計院有限公司，上海，200032）

隨著我國現代化建設不斷向前推進，各地區正在如火如荼地開展各項工程項目建設，一批批“作用大、地位重、綜合性強、涉及面廣”［1］、關乎一個地區乃至整個國家經濟社會建設的重大項目也紛紛上馬。百年大計，安全第一。安全，始終是工程項目建設中永恒的理念，安全管理，也一直是牽系工程項目建設全局的核心環節。然而由于各種原因，一些工程項目建設的安全隱患始終難以根除，安全事故時有發生。特別是在一些重大工程項目建設中，因其建設工期長、參建單位多、施工戰線長、施工人員素質參差不齊等原因，安全問題更突出。因此，如何加強重大工程項目安全管理是擺在人們面前的重要課題。檔案資料作為工程項目從立項、審批、勘探設計、施工、生產準備到竣工投產（使用）全過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，既是重大項目建設面貌真實的反映，也是影響項目管理的重要因子，對加強重大工程項目安全管理起著至關重要的作用。從這個角度來說，做好重大工程項目檔案管理工作，對于加快推進重大工程項目建設，規范重大工程項目管理，促進安全管理具有重要意義。

蘇州港太倉港區協鑫碼頭項目是江蘇省重點工程項目，屬于水運建設的重大工程。該項目計劃建設以裝卸煤炭為主的1 個5萬噸級散雜貨接卸泊位和4 個500噸裝船泊位以及相應配套設施。項目設計年通過能力850 萬噸，計劃工期18 個月，總投資7.8 億元。碼頭建成后，將為長江中、下游以及國內外客戶提供煤炭及鐵礦石等散貨和集裝箱業務儲運、中轉快捷服務。項目部在管理中堅持“安全第一，生命至上”的原則，重視安全管理工作，敢于創新安全管理的工作方式，大膽嘗試利用檔案資料為安全管理服務。項目部檔案管理部門作為項目管理的信息服務部門，在工作上自覺轉變管理理念和工作方式，由原來的“坐等服務”轉變為“上門服務”，積極主動為項目的安全管理提供檔案資料。作為該項目的一名檔案管理人員，筆者將結合具體的實踐工作，試對檔案資料在重大工程項目安全管理中的作用進行探討。

一、控制項目質量的“安全門”，提升項目安全系數

在重大工程項目建設中，質量和在安全是最主要的兩個目標，同時又是相互影響相互制約的一對關系。毋庸置疑，重大工程項目建設中質量管理的水平在很大程度上影響著項目建設的安全性。從大量的安全事故本身原因來看，我們發現這樣一個事實：安全事故多發生在生產過程中，而且許多安全問題的根源就是質量問題。因此，要確保工程項目的安全，加強安全管理，必須從控制工程項目建設的質量管理入手?！鞍踩€需要管理質量來保證。”［2］在重大工程項目質量管理中形成的檔案資料，既是質量管理的產物，又是控制質量管理的重要手段之一，也是確保工程項目安全性的一扇“安全門”。因此，做好檔案資料的收集整理和提供利用，相當于為工程項目的質量管理提供了一扇“安全門”，有利于規避因質量管理問題引發的各種安全問題，促進工程項目安全系數的提高。設計施工圖紙檔案為施工建設提供了依據，嚴格按照設計施工圖紙相關規范和要求進行施工，有助于保證工程項目施工質量；材料、設備、構配件報驗單是按照規范要對進場機械、設備、構配件從可靠性、安全性、安全防護性及安全保護性能方面進行認真檢查測試的檔案資料，對工程建設材料、設備、構配件的質量是否合格具有把控作用；隱蔽、檢驗批、分項工程報驗表是施工單位按照合同文件和規范要求，對已完成的單項工程進行檢測并提請監理單位查驗的檔案資料，有助于控制分項工程完成的質量。

蘇州港太倉港區協鑫碼頭項目部實行嚴格的材料報驗和分項工程完成報驗等管理制度，對材料的檢測、分項工程的完成質量情況由總承包單位和施工單位共同執行，報請監理單位審驗，這一管理活動形成了報驗單、報驗表等，由三方共同簽字蓋章，各留存若干份歸檔保存。中交三航院作為該項目的總承包單位，負責該項目的設計及其設計施工圖紙的出版發送任務，每期出版發送的單體施工圖紙共17 套，其中業主單位7 套、施工單位3 套、監理單位1 套、總承包自留4 套歸檔使用。經統計，設計圖紙和材料、設備、構配件報驗單以及隱蔽、檢驗批、分項工程報驗表等檔案資料是項目部檔案資料的主體，占總量的70%以上。這些資料既是項目質量管理活動的體現，同時也是項目質量控制的手段，在質量管理過程中發揮著“安全門”的作用，在很大程度上規避建設活動中的安全風險。

二、開展安全教育的“教科書”，強化安全防范意識

預防工作做得越好越細，安全事故發生的幾率及其造成的損失越小，從業人員必須高度重視安全施工，牢固樹立“安全第一，以防為主”的意識。而這種意識的培養需要通過安全培訓教育來實現。“當前我國工程建設的一線人員主要是農民工群體，本身素質不高，缺乏安全意識，在勞動中合理的自我保護意識淡薄，因此，施工安全需要依靠對民工的安全交底、安全教育來實現?！保?］檔案作為工程項目管理實踐的記錄和工程經驗的總結，蘊藏了安全管理的知識技能和安全施工的經驗成果，是開展安全培訓教育的重要載體和素材。其中，安全交底書和安全手冊等檔案資料，是針對工程項目特點而提出的本項目應特別強調的安全隱患及應對措施，安全措施的交底和教育，使得工程人員對工程施工中的安全要求和安全措施心中有數。政府主管安全生產的部門下達的關于安全管理的文件等檔案資料，也是進行安全培訓教育的重要素材，學習相關文件精神，有助于工程人員把握相關安全規章制度。另外，相關部門以往收藏的包含安全事故案例的檔案資料，能夠使工程人員直觀地看到重大安全事故帶給人們的慘痛教訓，從而促使他們主動提高安全防范意識。

在重大工程項目安全管理中，安全培訓教育一直是蘇州港太倉港區協鑫碼頭項目部安全管理的重要內容。按照國家、地方法律法規，結合項目特點和現場安全的要求，項目部建立了由項目經理任組長，各職能部門主管任組員的安全管理領導小組。安全管理領導小組自成立以來，共召開大大小小30 多次安全工作會議，并組織人員精心編制了危險源管理方案、應急救援預案，制定了安全生產管理制度。我們將這些管理活動中產生的文件進行歸檔留存，形成了可供安全培訓教育使用參考的“教科書”。此外，項目部專門成立了民工學校，對項目工程人員專門集中進行安全生產知識和安全技能的培訓教育。在安全培訓教育過程中，編制的危險源管理方案、應急救援預案、安全生產管理制度文件，以及政府相關部門下達的安全文件起到了“教科書”的作用，為安全培訓教育提供了素材和載體。另外，為了增強安全培訓教育的說服力和警示性，項目部的檔案管理部門積極配合安全教育工作，主動向相關單位的檔案室借調包含安全事故的紙質檔案和照片、錄像檔案。通過對檔案中的安全事故案例的解讀、照片檔案的展示、錄像檔案的觀看，工程人員吸取了安全事故的慘痛教訓，強化了安全防范意識。

三、應對安全事故的“急救員”，化解工程安全風險

“事故發生后憑什么來分析事故原因，認定事故責任，來還原建設過程，還原建設施工管理的全過程？答案是唯一的——工程檔案。”［4］項目建設過程中形成的檔案資料，記錄了項目從立項、勘察設計到竣工全過程的建設活動，反映了項目建設活動原始面貌；建設單位向施工單位提供的檔案館所保存的關于施工現場及其周邊的檔案資料，記載了該區域的地質、水域、地下管線等全方位立體的情況。按照《建設工程安全管理條例》第六條規定，建設單位應當向施工單位提供施工現場及毗鄰區域內供水、排水、供電、供氣、供熱、通信、廣播電視等地下管線資料，氣象和水文觀測資料，相鄰建筑物和構筑物、地下工程的有關資料，并保證資料的真實、準確、完整。無論是項目建設過程中形成的檔案資料，還是建設單位向施工單位提供的檔案館所保存的關于施工現場及其周邊情況的檔案資料，都是工程人員了解項目最基本最有效的素材，是工程人員了解該區域的情況的重要途徑。一旦項目發生安全事故，這些檔案資料可以起到兩方面的作用。其一，有助于工程人員查找事故發生的原因。由于一些事故本身所帶的巨大破壞力，原有的施工環境和工程結構可能會發生重大變化，如果不借助檔案資料，我們就很難判斷事故發生是什么原因造成的，通過對各種檔案資料的查找分析，有助于判明事故造成的原因，并追究相關責任者的責任。其二，有助于及時應對安全事故，化解安全風險。在突發事故面前，檔案資料可以發揮“急救員”的作用，幫助人們確定該工程、該區域的基本情況，有助于人們迅速逃離事故現場。例如，我們通過設計施工圖紙檔案可以及時了解工程的布局和結構，為迅速疏散人員尋找合適的渠道和路線，從而盡可能快速地化解安全風險。

蘇州港太倉港區協鑫碼頭項目在建設中曾經發生一起塔吊設備鋼繩墜斷事故。當時塔吊的鋼絲繩在吊鉤物資時發生墜斷，所幸事故并未造成人員傷亡。事故發生后，項目部立即派專員進行事故原因調查。為了配合調查，項目部的檔案部門及時提供相關資料，同時還復印了當地城建檔案館提供的施工地域的檔案資料，主動提供給安全管理的負責人。安全管理部門查找分析了材料設備報驗單、分項工程報驗表、設計施工圖紙、工程勘察資料等檔案材料。最終，他們通過塔吊檔案，掌握了發生事故的塔吊的詳細情況。通過檔案查知，該塔吊使用年限已經超期，造成了塔吊鋼繩老化。查明原因后，項目部立即更換塔吊機器，杜絕了類似事件再次發生。

四、創建文明工程的“助推器”，推動安全文明建設

重大工程項目安全文明建設是適應現代化建設的需要，它不僅是參建單位的素質及整體實力的體現，更是一個工程項目文明形象的體現。“安全管理的好壞，既關系到工程能否順利實施，又從一個側面反映了一個公司的管理水平和文明程度?！保?］加強重大工程項目施工的安全管理，參與安全文明方面的獎項和榮譽的申評，不僅能為參建單位帶來切實的利益，也能夠促進項目安全文明建設。然而，成功申請各項獎項與榮譽稱號需要具備較高的條件，有完整齊全、真實可靠的檔案資料就是必備條件之一。如“平安工地”、“安全文明工地”、“全國3A級安全文明工地”、“質量安全生產文明施工先進單位”的評定中就明確要求“安全管理資料完整齊全、真實，能反映施工現場安全生產的實際情況。”因此，做好檔案管理工作，確保檔案資料的真實完整，有助于促進“平安工地”等評比活動的順利進行，推動重大工程項目的安全文明建設。

蘇州港太倉港區協鑫碼頭項目部的檔案管理部門十分重視安全管理類的專項檔案資料接收整理工作。為了有效管理在項目安全管理中形成的檔案資料，特將安全類檔案資料作為專項檔案進行管理，并將其分為安全方案與制度文件、安全培訓教育與交底文件、安全會議記錄文件、安全檢查記錄報告文件等五大類，其中每類下設諸多子項。如安全方案與制度等文件大類下設三類人員和特種工種審查方案文件、應急救援預案文件、安全崗位責任管理文件、危險源管理方案文件、“一機一檔”資料等子項。尤其“一機一檔”資料是項目部為每一個特種機器設備建立起來的檔案，主要有汽車吊檔案、打樁船檔案、塔吊檔案、攪拌船檔案、起重船檔案。目前，項目部收集整理的安全類檔案資料共5 類110件2046頁。本項目工程開工之后便確立了爭創“太倉市平安工地”、“江蘇省安全文明工地”的安全管理目標，并向相關部門提交了申請。在這些榮譽的評定中，檔案部門及時整理相關檔案，先后提供了安全類檔案共100 多件1000 多頁，為榮譽的成功申報奠定了基礎，有效助推了工程安全文明建設的開展。

“安全第一，生命至上”，做好項目安全管理，是重大工程項目建設的重要內容和迫切任務。一份份看似不起眼的檔案資料，完全可以在提高安全系數、培養員工安全意識、處理安全事故和加強安全文明建設等重大工程項目安全管理中發揮重要作用，因此，推動重大工程項目檔案管理水平和安全管理水平的不斷提升，既是本文探討研究的宗旨所在，也是工程檔案戰線廣大同仁們未來努力的主要方向。

［1］國家檔案局經科司.重點建設項目檔案工作的歷史與現狀［J］.中國檔案，2001(4):36-37.

［2］陳平祥、黃煌斌.建筑施工質量管理與安全管理的關系分析［J］.山西建筑，2010（6）：209-210.

［3］于成林，王保健.談建設工程施工階段安全管理［J］.山西建筑，2011（11）：252-253.

［4］陳玉蘭.工程檔案管理對促進建設工程質量作用的研究［J］.城建檔案，2014（6）：57-58.

［5］李正淼.淺論工程管理之安全管理［J］.科技資訊，2007（22）：204-205.