探究高職院校秘書工作存在的問題以及解決對策

張盛宣

探究高職院校秘書工作存在的問題以及解決對策

張盛宣

高職院校的秘書工作是高職院校教學管理中必不可缺的重要環節，同時也屬于教學管理團隊中較為重要的一個成員，在整個教學隊伍中發揮著不可取代的意義和作用。所以，秘書工作效率及質量程度的差異也將直接關系著整個教學管理工作能否高效、順利開展。本文主要從高職業院校秘書工作方面來探討目前教育工作中所面臨的問題，并結合自身經驗淺談提出幾點優化建議。希望通過這樣的方式可以為我國高職院校秘書工作順利的開展貢獻自己的一份力量。

秘書工作；高職院校；教學管理；措施

秘書在高職院校整個教學管理過程中，是作為教學工作上下溝通的一個重要的橋梁和信息傳遞紐帶的作用存在。秘書的工作效率會直接影響到教學管理工作的質量。

一、簡要分析教學秘書工作中存在的問題

（一）工作時間較長，內容瑣碎繁雜

高職院校的秘書工作涉及的內容廣泛、瑣碎、事情繁雜、它在教學管理工作中起著上傳下達的主要作用[1]。秘書的日常教學工作內容復雜，多樣，教師方面：教學教材的征訂、安排教學任務、打印發放教師校歷、課表；學生方面：組織重修、補考、期中期末各項考試、為學生安排選課、試卷整理、技能考試、國家級認證考試的報名工作等。此外，還要妥善處理臨時突發工作。稍有不慎，極有可能會造成教學事故的發生，責任重大。安排工作時要進行再三考慮分析，在一定的程度上也給秘書的精神造成了沉重的負擔。針對這樣的情況，嘗試對所在周圍的幾所高職院校的秘書工作進行了調查，統計結果如下圖表1，調查的學校秘書高達61.5%反映平均工作量超過8小時是家常便飯的事情。

表1：秘書日均工作量情況調查

（二）缺乏專業技術支撐。工作效率低

當下的很多高職院校教務處都會配置相應的管理軟件來對教務管理工作量進行簡化。這種方法省時省力。但是在系部就相對缺少這樣的管理軟件做支撐。并且學院也沒有組織秘書對辦工作自動化軟件進行培訓學習。對于日常的office軟件等，秘書往往只會一些簡單的基本操作，沒有利用好這些軟件來簡化自身的工作量。這必然造成人工進行的復雜化。耗費了時間，容易出現問題，造成工作效率低下的嚴重問題。

（三）秘書建設工作不合理，兼職情況較為常見

目前，各大高職院校的秘書往往是系部上的青年老師兼職進行。這使得秘書承擔繁重的教學管理工作的同時還要完成系部下達的教學工作量。兩者之間相互影響，必然會增加秘書工作內容完成效率不足。其秘書的主要工作內傷是協助完成院內各項管理，而作為一名人民教師提升自身專業知識是非常有必要的。可是大量的教學管理工作占據了太多的時間，作為項目申報、課題申請的時間被嚴重壓縮，這肯定會導致缺少科研成果，對后續的各類評獎評優、晉升職務都相對不利。

（四）缺乏激勵方式和合理評定標準，學習、進修機會少

秘書工作繁瑣、平凡，缺少個人業務的進修和培訓、參加學術討論大會、外出訪問的機會，現有的制度也沒有制定相應的績效獎勵方案和激勵策略，大多數人很難真正的體驗到這份工作其中的復雜、瑣碎。秘書工作付出得不到支持和認可，付出的汗水也得不到理解和尊重[2]。

以上都是造成秘書精神緊張、工作壓力大，工作的主動性、積極性越發降低的主要原因，最后往往都會選擇轉崗或者是離職的情況較多，秘書隊伍流動性太大，穩定程度不高，這些都會對整個學校的教學工作教學秩序在成嚴重的負面影響，需要引起重視。

二、優化高職院校系部秘書工作相關建議

（一）引進先進的教學管理軟件，減輕秘書工作繁雜、瑣碎

隨著現代化科技水平的不斷提高，針對各個行業的技術優化軟件越來越多，層出不窮。作為人才培養的高職院校，應把與時俱進的先進思想引進到教學管理工作中，簡化大量費時、重復的工作，通過計算機軟件來完成，節省了人工成本也節約了不必要的時間消耗。聘請專業人士對相關秘書人員進行辦公軟件相關培訓學習，使其熟練掌握操作方法和技巧。提高了秘書工作效率，促進了學校教學管理的科學化和現代化。

（二）秘書隊伍建設的穩定性和專業性

教學管理是一項銜接性和連續性很強的工作，作為教學管理的基層秘書職位人員流動性太大會直接影響教學管理的效率和質量。可以設立秘書專職崗，建立科學合理的獎勵、考核機制，對秘書工作的業績充分的肯定，提高秘書工作待遇和地位。對表現優秀的相關工作人員給予一定的表彰和獎勵，在年底的職稱評選中可以優先考慮提供一定的晉升空間。

（三）增加秘書進修學習機會

加強高職院校秘書進修培訓可有效促進院內教育管理能力的增長，高職教育所需要的不僅是片面的改善院內基礎硬件設施條件或僅僅重視教育工作者的教學水平的提高，同時也需要關注院內基礎教學秘書的工作能力。高職院校中秘書作為教學管理中主要的重要組成之一，只有有通過拓展新型的途徑和方式對高職院校的秘書崗位相關人員進行培訓、進修等[3]，提高秘書的管理水平和管理理念。

三、結論

高職院校中秘書工作崗位”平凡”但不簡單，只有正確的認識到秘書崗位在高職院校教學管理團隊中的存在的問題和其重要性，才能結合學校情況采取合理的對策和措施，提供給秘書崗位工作人員發展的平臺和機會，發揮其在提高教學質量，深化教學改革、服務全體師生、促進高職院校發展中積極有效的作用。

[1]周愛華.高職院校教學秘書工作存在的問題與解決對策[J].柳州職業技術學院學報，2013，02：23-25.

[2]程紅，龔偉申.論高職院校教學秘書工作存在的問題和對策[J].學理論，2013，26：342-343.

[3]楊芳.淺析高職院校教學秘書工作現狀及提效方案[J].科學大眾（科學教育），2014，01：138.

（作者單位：廣東機電職業技術學院）

張盛宣（1971-），女，漢族，四川宣漢人，南京大學信息工程碩士，主要從事教育管理研究。