對學生資助工作檔案整理標準的探討

胡志強

【摘要】從2006年以來，國家對農村義務教育實施了教育經費保障運行機制，加大了義務教育的投入，近幾年尤其是營養改善計劃啟動以后，國家對學生資助的資金越來越多，管理要求要越來越細，但從現狀來看，高校資助檔案管理相對好些，制度辦法較多。但學前教育、義務教育、高中教育、職業教育的資助項目多，資助檔案管理無標準和管理制度，為了我們的學生資助管理工作更完善和科學，我對學生資助工作檔案整理進行了多方查閱，從教育部、省市及外省收查多年的學生資助文件，但都沒有對學生資助方面的檔案整理作系統的闡述和規范性的標準，同樣也沒有規范的整理標準要求，各地做起來就很零亂，我通過認真的探討收整，總結出了一些學生資助檔案整理的標準，范圍包括從學前教育到高等教育。

【關鍵詞】學生資助；檔案整理標準；探討

【目錄】一、學生資助資料檔案封面 二、學生資助材料檔案目錄 三、學生資助資料檔案整理正文排列順序 四、學生資助資料檔案裝訂要求

【正文】從學前教育到高等教育，國家投入的資助資金逐年增加，項目不斷拓展。學生資助工作成為學生工作的重要內容之一。隨著資助工作的深入，我們越來越清晰的認識到學生資助工作的重要性，同樣學生資助檔案材料管理和整理也很重要，為了更好的對資助資金進行管理，對學生資助檔案進行統一標準急在眼前，滿足困難學生成長、成才的需要。以玉溪師院的調查為據，探討如何通過資助體系與管理創新，突出資助的檔案管理功能，做到資助資金落到每個學生的手中，并通過資助檔案管理達到資金安全、人員安全目標。

學生資助資料檔案的整理可從以下四個大的方面入手：

一、學生資助資料檔案封面

1、各類資料檔案的封面要美觀、大方。紙張、顏色、字體、字號、版式、橫豎字樣、單位名稱、裝訂日期等要符合檔案整理規定。

2、裝訂沿左側進行。

3、封面格式：**年（*季學期）******檔案

二、學生資助資料檔案目錄

1、目錄要醒目明了，最好能有頁碼顯示（自編）。

2、統一字體和字號：宋體加粗四號。

三、學生資助資料檔案整理正文排列順序

（一）學前困難兒童資助

1、裝訂封面、目錄、資助資金匯總表；2、省、市、縣文件（包括函件、通知）；3、玉溪市學前教育家庭經濟困難兒童資助申請表；4、擬受助兒童審批單；5、學前困難兒童擬受資助公示名單；6、擬受資助公示圖片；7、資金撥款憑證復印件；8、學前困難兒童資助資金發放名冊；9、學前困難兒童資助情況統計表。

（二）義務教育免費教科書

1、裝訂封面、目錄、資助資金匯總表；2、省、市、縣文件（包括函件、通知）；3、 年 季義務教育免費教科書征訂表（訂單）；4、 年 季義務教育費教科書配送表（驗收單）；5、 年 季義務教育免費教科書發放表（領用簽名表）（按班級、年級順序簽名）；6、 年 季義務教育費教科書驗收報告。

（三）義教貧困寄宿生生活補助資金（生活費）

1、裝訂封面、目錄、資助資金匯總表；2、省、市、縣文件（包括函件、通知）；3、縣級指標、金額分配表；4、新學期（9、3月）受助名單統計表；5、新學期（10、4月）受助公示影像資料；6、資金撥付憑證復印件；7、發放簽領名冊；8、生活費學期總結。

（四）農村義務教育營養改善計劃

1、裝訂封面、目錄、資助資金匯總表；2、省、市、縣文件（包括函件、通知）；3、縣級指標、金額分配表；4、新學期（9、3月）受助名單統計表；5、學生變動動態管理表；6、發放簽領名冊；7、營養改善計劃學期總結。

（五）中職國家助學金

1、裝訂封面、目錄、資助資金匯總表；2、省、市、縣文件（包括函件、通知）；3、助學金評審過程；（含班級評選、年級評審、資助領導小組審批）；4、學校學生困難因素及程度統計表；5、擬受助學生公示審批單；6、資助卡統計表、資助卡領用名冊；7、發放簽領名冊；8、銀行發放憑證；8、申請表；9、家庭經濟情況調查表；10、資助工作總結或督查報告。

（六）中職國家免學費

1、裝訂封面、目錄、資助資金匯總表；2、省、市、縣文件（包括函件、通知）；3、縣級指標、金額分配表；4、受助名冊；5、資金撥付憑證復印件；6、免學費資金主要支出項目統計表；7、學期免學費工作總結。

（七）普通高中國家助學金

1、裝訂封面、目錄、資助資金匯總表；2、省、市、縣文件（包括函件、通知）；3、市縣級指標、金額分配表；4、資金撥付憑證復印件；5、本級實施方案（含班級評審、資助領導小組或學校審批）；6、普通高中學生困難因素及程度統計表；7、云南省普通高中國家助學金統計表（受助學生花名冊）；8、紙質公示照片；9、新學年資助卡領用名冊；10、發放簽領名冊；11、銀行發放成功清單11、申請表；12、學期工作總結。

（八）大學新生入學資助項目

1、裝訂封面、目錄、資助資金匯總表；2、國家、省、市、縣文件（包括函件、通知）；3、市縣指標、金額分配表；

4、學生名單表；5、紙質的公示材料、照片；6、學生簽領表；7、申請表；8、錄取通知書復印件；9、身份證復印件；

10、銀行卡號復印件；11、銀行發放成功清單。

（九）大學生生源地信用助學貸款

1、裝訂封面、目錄、資助資金匯總表；2、國家、省、市、縣文件（包括函件、通知）；3、**年生源地信用助學貸款統計表；4、**年生源地信用助學貸款統計表（分續貸、新貸）；5、**年生源地信用助學貸款申請表；6、**年生源地信用助學貸款預申請表（高中）；7、高等學校家庭經濟困難學生情況調查表。

四、學生資助資料檔案裝訂要求

1、義教貧困寄宿生生活補助資金、營養改善計劃是以學期、學年為單位裝訂N本，數量多的可以裝幾本，但要在封面上注明第*/n本序號；

2、普高國家助學金、中職國家助學金、中職國家免學費是一學年度一評審，分兩學期發放，但資料要分學期裝訂。春季學期的申請表用上年秋季學期的申請表的復印件，但要注意去掉退學流失的申請表，新增轉插的申請表；數量多的也可以裝幾本，但要在封面上注明第*本序號；

3、義教免費教科書分學期裝訂；

4、嚴格按順序整理檔案，做到各類表冊、數據信息一一對應。所有涉及資金的受助名冊、發放簽領名冊、申請表等排列順序是一致的；

5、所有電子表格統一按宋體10-12號、行高18制定。填報時，一定要注意學校名稱、學生家庭住址的格式，千萬不要簡化；

6、若遇檢查，自查報告一定裝訂在冊子的最后。

【結論】學生資助資料檔案的整理標準從九個資助項目，系統地闡述和規范了標準，為學生資助管理提出了重點和方法，在全市內得到了各縣的認可，并給大家制定了學生資助管理的要求，在省級發表后將在省級起到省級規范性作用，如果能在全國性刊物上發表，所起到的規范性作用將會更大。

參考文獻：

1、2005年12月，國務院印發了《國務院關于深化農村義務教育經費保障機制改革的通知》（國發〔2005〕43號）

2、《云南省農村中小學公用經費管理暫行辦法》（云財教〔2006〕7號）

3、《中小學財務制度》

4、《中小學會計制度》

5、《云南省教育廳關于進一步加強財務基建管理工作的通知》（云教財〔2014〕57號）